Как мы научились экономить на программистах: четыре часа разработки сократили до 30 минут

CRM «Клиентская База» — это конструктор, на базе которого можно создавать персональные CRM-системы без привлечения программистов. Всего за 30 минут бизнесмен может разработать таблицу с нужными вычислениями и подготовить отчет по отделу продаж. Но так было не всегда.

Еще год назад на эти же задачи мы сами тратили минимум 4 часа. Рассказываем, как нам удалось оптимизировать время клиентов, сэкономить ресурсы и сделать CRM выгоднее для партнеров.

К идее — конструктор CRM без программистов — мы пришли не сразу. Еще в 2003 году мы разрабатывали сайты под задачу, пока один из клиентов не попросил создать для него что-то вроде CRM для учета товаров на складе и прибыли в отделе продаж. С этого все началось.

Идея конструктора постепенно обрела форму, а затем выросла до полноценной программы. Мы автоматизировали большую часть функций, но у нас не было конструктора по созданию отчетов и вычислений. Это серьезно тормозило работу.

Если клиенту нужно разработать какую-то таблицу по аналогии с его таблицей в Excel с какими-нибудь специфическими вычислениями — мы писали их сами на языке PhP. С одной стороны, прописать вычисление в систему удобно — можно создать что-угодно, с другой — это отнимает много времени, а оно у программистов стоит дорого.

Ни один программист не заинтересован в понимании бизнес-процессов. У него есть список задач и конкретное техническое задание, которого он строго придерживается. Программист разрабатывает механику вычисления или структуру отчета, прописывает их в CRM и приступает к другой задаче.

В идеале клиент сразу заходит в CRM и проверяет работу программиста. В реальности — он доберется до нее только через месяц, а то и два. Пока посмотрит, пока поймет, что упустил какие-то детали и вычисление нужно дополнить — программист уже занят.

Отвлекать программиста себе дороже. Если он будет бросаться на каждую задачу, которая ему поступает за день — он все сделает плохо. Поэтому мы в «Клиентской Базе» всегда даем человеку доделать его прошлую задачу и только потом приступить к новой. На одну задачу мы закладываем от 4 до 16 часов.

В таком темпе доработка вычислений тянется бесконечно долго. Клиент не доволен, мы в минусе. Поэтому мы решили что-то менять и разработали типовой конструктор вычислений и отчетов.

У нас уже было за плечами пять лет разработки вычислений. Мы разработали более сотни персональных конфигураций, и у каждой из них были специфические задачи, которые мы заложили в конструктор.

По сути, мы решили сделать новую Excel, которая умеет подстраиваться под нужды клиента. В нашем представлении она должна была, помимо создания полей, строк и подсчета показателей, выполнять действия по конкретным типовым условиям.

Например, если менеджер хочет отправить клиенту смс с уведомлением, что его заказ обрабатывается — он прямо в таблице нажимает на специальную кнопку и смс отправляется.

Чтобы воплотить такую задумку, мы разделили работу на несколько этапов — изучили все вычисления, которые делали для клиентов; выбрали все типовые и повторяющиеся чаще остальных — получилось 15 шаблонов; написали клиентское ТЗ. Руководитель отдела разработки переделал его в техническое ТЗ и создал на его основе архитектуру. Когда архитектура была готова, к работе подключились программисты.

Конструктор вычислений позволяет настроить таблицы так, чтобы все показатели устанавливались автоматически — от подсчета суммы до определения дня и времени, когда менеджер должен позвонить клиенту.

Например, если в таблице «Заказов» менеджер ставит статус заявки «закрыта» — система блокирует поле «редактировать сумму», выставляет имя менеджера, закрывшего сделку, и отправляет уведомление руководителю отдела.

На разработку конструктора вычислений у нас ушло четыре месяца, а на конструктор отчетов — три. Над задачами работала команда из пяти человек: руководитель и четыре программиста. В 2018 году появился конструктор вычислений, а в 2019 — отчетов. Кстати, посмотреть как все работает можно кликнув по ссылкам.

Клиенты создавали абсолютно разные отчеты. У некоторых в отчетах выводились показатели, у других подсчитывались дни до обработки заказа. Мы также выяснили, что менеджерам нужны сводные отчеты — когда есть шесть показателей и еще две таблицы. Все это всплывало по ходу сбора информации.

Помимо разработки конструкторов, мы также разработали кнопки. Вычисление выполняется самостоятельно при заданных условиях, а кнопки позволяют совместить несколько действий в один клик — проставить статус, дату, сменить менеджера, отправить рассылку или сохранить файл.

Тестировали конструкторы на себе — мы пользуемся своей CRM и все новинки обкатываем на себе. Затем новые функции перевели в формат демо-версии, а сегодня их уже во всю используют все пользователи.

Таким образом, конструктор вычислений и отчетов перерос Excel, который так любят многие бизнесмены и бухгалтеры. Они превратили простую CRM в платформу, которая позволяет создавать, систематизировать, хранить, обрабатывать и использовать данные.

Почти за год нам удалось оптимизировать время на рутинные задачи. Теперь клиент может создать типовые таблицы самостоятельно, а если у него есть какие-то необычные вычисления — обратиться к нашему менеджеру.

Если раньше на задачу уходило почти 4 часа работы программиста, теперь ее может выполнить менеджер за 30 минут. Причем, он видит всю бизнес-логику процесса — чтобы что-то поменять или исправить, ему уже не нужно лезть в код.

В CRM «Клиентская База» есть свой обучающий курс «Конфигуратор» — с его помощью бизнесмены учатся создавать свою CRM с помощью конструктора. Если возникли сложности с таблицей, всегда можно посмотреть урок и освежить знания.

На 100% все вычисления реализовать на конструкторе сложно. Конструктор упрощает конфигурирование, делает его выгодным и удобным для предпринимателя. Ему не нужны программисты, чтобы создать что-то типовое или простое. Но чем сложнее бизнес, тем сложнее и бизнес-процессы. В этом случае на помощь приходит наш Отдел персональных проектов.

Но мы нашли выход, как сделать работу быстрее — с помощью тех же конструкторов. Нам уже не нужно писать все с нуля, достаточно просто доработать уже существующую таблицу. Тем самым мы научились экономить время и деньги.

Теперь экономим не только мы, но и наши партнеры. Теперь они быстрее обрабатывают задачи своих клиентов при разработке каких-нибудь оригинальных конфигураторов, не снижая ценник на услуги. Все в плюсе.