Prodexy — российская система управления задачами, проектами и бизнес-процессами любой сложности

Здравствуйте, дорогие друзья!

В этом посте я хочу рассказать вам о российской разработке, системе управления проектами, задачами и процессами, которая называется Prodexy. Расскажу немного об истории её создания, основных фичах. Эта система имеет широкий функционал, а также очень конкурентные цены по сравнению с аналогами.

Итак, начнём :)

В далёком 2014 году мы решили по какой-то причине создать велосипед, ведь на рынке уже была Asana, Jira, Wrike и другие подобные системы. А причина была простая. В нашей компании было огромное количество разноплановых проектов, такие как: заказная разработка ПО, внедрение прикладного ПО, IT-аутсорсинг (поддержка ПО, железа, сервисов, рабочих мест и т. п.), внедрение ПО и сервисов, реинжиниринг и внедрение бизнес-процессов, заказные работы по аналитике и тестированию софта, техническая организация выставок и мероприятий.

Команда у нас была небольшая, а заказчики очень крупные, которые требовали зачастую молниеносных реакций на их задачи (думаю, кто работает на подряде у IT компаний из ТОП-10 неоднократно сталкивались с таким). Также были такие проектные особенности, как частое изменение сроков, просьбы усилить команды заказчиков нашими специалистами, когда они не успевали и т. п.

И кроме того, заказчики просили подробные очёты о нашей работе, какой наш специалист, на каком, проекте, сколько отработал, с каким результатом.

При таком формате работы нам необходимо было в какой-то системе вести пул большого количества проектов, а также иметь возможность быстро выполнять кросс проектное планирование, перераспределение сотрудников между проектами.

А кроме того, система должна была поддерживать проекты разного типа с возможностью настройки под их особенности, например:
1. IT-аутсорсинг — несколько линий поддержки, в том числе внешние команды, сервис каталог с SLA, не тривиальный воркфлоу, завязанный на типы заявок и сервисы, клиентский портал и т. п.
2. Разработка ПО — возможность настройки воркфлоу под выбранную методологию управления проектом (msft, scrum и прочее), утверждение задач, подзадачи, несколько исполнителей по задаче, списание времени.
3. Управление проектами — многоуровневая декомпозиция задач (задачи, подзадачи), фиксация результатов совещаний, согласование задач перед сменой статуса и т.д.

Конечно, можно бы было использовать несколько систем, заточенных под определенные типы проектов. Но нам конечно же хотелось все видеть и всем управлять в одном месте.

Именно поэтому, немного подумав, мы выделили бюджет и стали разрабатывать свою систему.

Первый релиз системы был выпущен в 2015 году. Мы её внедрили у себя и стали использовать.

И потом произошла удивительная для нас ситуация, мы показывали систему заказчикам, она им понравилась, они стали использовать ее вместе с нами на совместных проектах, а также продавать своим клиентам. Так у нас появились первые корпоративные заказчики.

За все время развития системы она обросла достаточно большим количеством функций и на текущий момент в ней можно вести проекты абсолютно разной направленности.
Например:
1. Разработка ПО;
2. Техническая поддержка ПО и железа (Service Desk / Help Desk);
3. Проекты по внедрению ПО;
4. Эксплуатация зданий и обслуживание инженерных систем зданий;
5. Управление поручениями;
6. Управление закупками;
7. Проекты по сбору данных;
8. Управление проектами.

И кроме того, в системе можно вести проекты любых других типов, направлений и сфер, так как система имеет очень гибкие механизмы по настройке воркфлоу и рабочих пространств, о которых я расскажу ниже.

На текущий момент у нас есть 2 версии системы:
1. Коробочная версия, где представлены все функции системы, в том числе функции enterprise уровня (как, например, интеграция с несколькими корпоративными каталогами AD по сложным правилам).

2. SAAS версия, которая представлена на сайте https://prodexy.im, которая подойдёт большинству пользователей.

А теперь самое интересное, я расскажу про некоторые основные функции системы.

Это наша гордость, и сейчас расскажу почему. Обычно тип задачи в подобного рода системах имеет только атомарные статусы — открыто, закрыто и т.п. Которые конечно же настраиваются. Нам этого было мало, потому что задача зачастую могла путешествовать по очередям, отделам, структурным единицам, дивизионам и на каждом этапе своего путешествия тип задачи мог иметь свой уникальный набор статусов. Поэтому мы сделали иерархическое воркфлоу, где верхний уровень - это место остановки задачи (например отдел, очередь и т. п.), а нижний уровень — это уже состояние задачи внутри, то есть, например, статус выполнения внутри конкретного отдел.

И конечно же во всей этой схеме можно гибко настроить переходы (например, из Отдела-1 статуса «Открыто» можно перевести задачу только в Отдел2 со статусом «В ожидании обработки»), причины переходов.

Учет рабочего времени - это важный атрибут любой системы управления задачами. В Prodexy эта возможность тоже есть. По любой задаче можно списать время, можно установить плановые значения для план/факт анализ. Из нашего ноухау – это возможность ограничить время в течение которого можно списать время за прошедшую дату. Это дисциплинирует сотрудников списывать вовремя. Также списания можно утверждать. К примеру, руководитель в конце дня просматривает все списания сотрудников и может отклонить то, что он считает некорректным.

Prodexy позволяет формировать отчеты и диаграммы к ним. С их помощью можно оперативно посмотреть состояние проекта, следить за сроками, работниками и их успеваемостью. Для построения графиков и таблиц используются количественные показатели по задачам (сколько создано за период, сколько закрыто за период, сколько открыто на дату) и трудозатрат в различных разрезах (по проектам, типам и т.д.). Кроме того, вы можете подключиться к системе Prodexy используя Excel и получать online доступ ко всем данным, которые есть в системе, для более глубокого анализа.

Иногда представление задач в виде списка не позволяет эффективно оценить их временные рамки. В Prodexy задачи можно просматривать на календаре, что упрощает планирование. Для удобства их можно перемещать по временной оси с помощью простого перетягивания. Визуализация прогресса, комментарии и отчеты позволяют быстро понять статус задачи прямо на календаре.

В Prodexy предусмотрена возможности настройки состава полей задач, что позволяет адаптировать систему под конкретные нужды бизнеса. Помимо основного набора полей, пользователи могут добавлять дополнительные поля любого типа, чтобы охватить все важные для проекта параметры. Если стандартных полей недостаточно, система позволяет создавать собственные справочники, которые можно связать с задачами и заполнять значениями, специфичными для вашей деятельности. Такая возможность значительно расширяет функциональность задач, обеспечивая полное соответствие бизнес-процессам и уникальным требованиям компании.

В Prodexy есть гибкая система настройки оповещений, которая позволяет получать уведомления только по действительно важным для вас событиям и задачам, требующим особого внимания. Например, вы можете настроить оповещения о появлении аварийных заявок, которые требуют немедленного реагирования. Достаточно указать условия отбора задач и выбрать список значимых событий. Кроме того, оповещения о назначении вам новых задач или необходимости согласования помогут не упустить важные моменты в работе и своевременно реагировать на возникающие ситуации.

По задачам можно указать контрольные промежуточные сроки с ожидаемым процентом выполнения. Это позволяет оперативно контролировать выполнение задач в обозначенные промежуточные отчетные даты. Работает это так. Сотрудник с определенной периодичностью (раз в неделю) вносит по задачам отчет о том, что сделано и что планируется, отмечает процент выполнения. Это удобно также делать во время совещания. Вся информация о предоставленных отчетах и прогрессе задачи отображается на календаре, обеспечивая наглядность и доступность данных.

В Prodexy есть возможность построения графика технического обслуживания и плана-предупредительных работ с удобными инструментами контроля. В проектах по эксплуатации зданий выполнение работ по заранее согласованному графику — это критически важно. Как это работает. Вы формируете список обслуживаемого оборудования, настраиваете шаблоны задач и периодичность их выполнения. После этого система при наступлении указанного в графике срока формирует задачи и назначает на исполнителей согласно шаблону.

В Prodexy предусмотрена гибкая система согласований, которая позволяет адаптировать систему под особенности организации. Согласования можно встроить непосредственно в рабочий процесс, задав фиксированный круг согласующих лиц или определяя их «на лету» при создании или выполнении задачи. Процесс согласования может быть обязательным или необязательным и при необходимости блокировать переход задачи на следующий этап до получения всех необходимых одобрений. Когда требуется согласование от конкретного сотрудника, ему автоматически приходит оповещение, что позволяет своевременно выполнить задачу и избежать задержек в работе.

В Prodexy предусмотрены широкие возможности настройки карточки задачи, чтобы обеспечить удобство работы для каждого пользователя или группы. Можно задать порядок следования полей, их цвета и ширину карточки, выделяя важную информацию для лучшей наглядности. Система позволяет настроить карточку пользователю индивидуально или задать централизовано для разных групп пользователей.

В Prodexy реализована функция ведения реестров — настраиваемых таблиц, в которых можно собирать данные по задачам в нужной структуре. Пользователь может самостоятельно определить состав полей в таблице и применять ее для систематического сбора информации по задачам, например, для записи параметров работы оборудования или учета материалов. Все данные по задачам собираются и отображаются в едином интерфейсе, где можно видеть, в рамках каких задач были внесены конкретные записи.

В Prodexy есть полезная возможность для тех, кто привык обсуждать задачи в почтовой переписке. Чтобы оставить комментарий к задаче, пользователю не обязательно заходить в систему — достаточно включить почтовый адрес системы в копию письма, и вся переписка с приложенными файлами будет автоматически сохранена в задаче в виде комментариев. Таким образом, Prodexy позволяет не только регистрировать задачи, но и отслеживать обсуждения и документы, сохраняя их в едином интерфейсе для быстрого доступа.

Prodexy предлагает удобные инструменты для организации контроля проектов через совещания и протоколы. В системе реализована возможность автоматизированного ведения протоколов, что особенно полезно для строительных и эксплуатирующих организаций, где контроль выполняется через регулярные встречи. В рамках одного протокола можно фиксировать статус задач, переносить невыполненные задачи из предыдущих протоколов, назначать ответственных, указывать новые сроки и обновлять отчеты о текущем состоянии задач. Протоколы остаются основой для обсуждения на следующем совещании, что упрощает контроль прогресса. При необходимости можно сформировать печатную версию протокола и отправить ее участникам прямо из системы. Удобный интерфейс позволяет видеть все задачи с отчетами на одном экране и быстро вносить изменения, делая Prodexy идеальным инструментом для управления задачами и фиксации договоренностей.

Это лишь часть функций, которые есть в системе. Изучить её более подробно вы можете зарегистрировавшись на сайте https://prodexy.im.

Мы предоставляем до 7 пользователей системы бесплатно.

Мы создавали эту систему в первую очередь для себя, наполняя ее функциями, которые действительно упрощали и делали нашу работу удобнее. Теперь мы надеемся, что эти возможности окажутся полезными и удобными и для вас.

Например, карточка задачи не имеет кнопки «Сохранить» — все изменения сохраняются автоматически по мере ввода данных. К тому же карточка поддерживает многопользовательский режим: если вы открыли задачу одновременно с другим сотрудником, система отобразит, кто именно просматривает её вместе с вами. В случае, если другой сотрудник вносит изменения, вы увидите их в режиме реального времени.

Спасибо за ваше внимание. Буду рад ответить на вопросы в комментариях.

Спасибо!