Как мы автоматизировали учет клиентов для тренера и репетитора

Вспоминаю, как на первых шагах работы тренером я вёл таблицу в Excel и регулярно проверял, а все ли платят вовремя и по необходимости писал клиентам напоминания об оплате. В какой-то момент из-за роста клиентской базы эта рутина стала забирать слишком много времени. К тому же сам факт постоянных просьб об оплате клиентам не доставлял мне радости. Спрашивать свои хоть и честно заработанные деньги мне никогда не нравилось.

В итоге я пришёл к идее, что такой процесс необходимо автоматизировать. Но то, что было на рынке (CRM-системы, 1С и прочие сервисы) показались мне или сложными в использовании в связи с перегруженностью ненужными функциями или требовали серьёзной доработки. Общаясь с коллегами, я пришёл к выводу, что проблема с учетом есть у каждого, а вот удобного решения как не было, так и нет. Поэтому с партнёрами мы приняли решение создать простой и универсальный сервис для тренеров и репетиторов, помогающий автоматизировать учет и упростить бизнес-процессы, отвлекающие от основной деятельности.

На стадии планирования технического задания мы расширили задачу из нашего узкого кейса до построения максимально универсальной системы, отвечающей сложившимся способам тарификации услуг тренеров и репетиторов: подписки и абонементы.

Основной путь использования состоит из четырёх шагов:

• Добавить клиентов
• Добавить список услуг (тарифов)
• Назначить услуги клиентам
• Регистрировать поступающие оплаты

В случае приближающейся оплаты/просрочки робот отправляет емайл с напоминанием и пуш сообщение, если клиент тоже установил себе приложение.

Сразу же пришлось реализовать механизм пауз, без которого в принципе не возможно работать. А для тарифов предусмотреть предоплату и постоплату, что влияет на алгоритм отправки напоминаний.

Последний штрих - вывод статистики за текущий месяц, отображающей финансовые результаты вашей работы:

Чтобы добавить клиента, вам достаточно ввести его имя, фамилию и емайл, на который будет отправлено письмо с подтверждением. Вы можете не указывать емайл сразу (это разрешено сделать позже в любой момент), но в таком случае клиент не будет получать уведомления.

Создавая услугу, вы выбираете из трёх вариантов:

• Одноразовая - простая одноразовая услуга без автоматического возобновления
• Подписка - повторяющаяся услуга через определенный период
• Абонемент - гибкая комбинация одноразовых услуг и подписок

Подписка хороша в том случае, если вам, например, платят за ежемесячный план тренировок. Если же вы - преподаватель пения и вам необходимо создать услугу, содержащую 8 уроков в месяц, то создавайте абонемент. Сначала добавьте одноразовую услугу "Урок пения", а потом абонемент, в котором указываете количество:

Назначив абонемент клиенту, вы сможете не только контролировать своевременную оплату, но и вести учёт использования занятий от месяца к месяцу. В дополнение можно управлять, а что делать с неиспользованным остатком занятий в конце месяца (сгорает или переносится на будущий период).

По аналогичной схеме работает и учёт занятий в том случае, если вы присвоите клиенту сразу несколько одноразовых услуг.

Список клиентов позволяет как видеть состояние оплаты по каждому клиенту, так и управлять связанными с этим операциями:

В настоящий момент мы лишь планируем ввести процессинг в приложении, поэтому учёт оплаты от клиентов происходит вручную путём вызова мастера добавления платежа. Вам нужно лишь выбрать за какие услуги поступила оплата:

Приложение навсегда бесплатное в том случае, если у вас не больше трёх клиентов и доступно для iOS и Android:

В ближайших планах сделать группы клиентов и календарь для планирования занятий. Мы постепенно набираем пользователей (на сегодня их 25) и полируем процессы на основании обратной связи. Будем рады, если проблема, которую решает OperCrew вам знакома и вы попробуете воспользоваться нашим продуктом или посоветуете знакомым.