Weeek — сервис для управления личными и командными проектами

Российский аналог Trello с тёмной и светлой темами.

Идея

В феврале 2017 года резко выросло количество заказов, и менеджерам приходилось вести по 15 проектов одновременно.

Выглядело это так: у каждого проекта были лист с задачами и ответственный за их выполнение. Ежедневно приходилось всё проверять и контролировать, а каждые два-три дня нужно было переписывать все задачи на новые листы, структурировать их, назначая ответственных.

Было неудобно отслеживать задачи по разным проектам у одного человека: их приходилось искать среди других листов, а в голове выстраивать приоритеты.

После двух недель неудобства мы решили прибегнуть к Excel-таблицам и вести работу там. Это немного упростило работу, но не уменьшило время работы, а также не решило проблему одновременного контроля большого количества проектов. Ещё в течение месяца мы перепробовали множество менеджеров задач и систем управления проектами. Некоторые были слишком сложными, а некоторые дорогими.

Тогда у нас была самописная CRM. Мы фиксировали там клиентов, домены и время работы хостинга, чтобы не терять важные данные. Однажды мы поняли, что если мы не сделаем такую систему управления проектами, которая бы нас устроила, то просто не сможем дальше работать.

В течение недели, собирая лучшее из других систем управления проектами, мы выстроили интерфейс, который был бы практичен для нас. У программистов ушла неделя на запуск первой версии задачника. Работа сдвинулась с мертвой точки.

Рано или поздно у любого бизнеса возникает потребность в автоматизации и CRM. Weeek стал базой нашей автоматизации. Дальше оставалось только дорабатывать и улучшать.

Продукт

Мы позиционируем Weeek как эффективный способ управления личным временем и командной работой.

В первоначальной версии продукта была доступна только постановка личных задач и чек-листы. Их мы использовали для проверки готовности проекта.

{ "items": [{"title":"\u0427\u0435\u043a-\u043b\u0438\u0441\u0442","image":{"type":"image","data":{"uuid":"a399abb2-149c-e32e-cfae-e988f57c8fab","width":680,"height":400,"size":24373,"type":"jpg","color":"","external_service":[]}}},{"title":"\u041a\u0430\u0440\u0442\u043e\u0447\u043a\u0430 \u043b\u0438\u0447\u043d\u043e\u0439 \u0437\u0430\u0434\u0430\u0447\u0438","image":{"type":"image","data":{"uuid":"a79a1462-14ed-ef06-b918-b9237c2a7bb0","width":680,"height":400,"size":21833,"type":"jpg","color":"","external_service":[]}}}] }

Что нового

С тех пор прошло довольно много времени, мы постепенно дорабатываем и добавляем вещи, улучшающие жизни пользователей.

Цветовые схемы

В первой версии была только светлая схема. Программисты, дизайнеры и многие другие обычно предпочитают тёмные интерфейсы программ, так как от них меньше устают глаза. Мы учли это.

Теперь в настройках можно переключаться на тёмную или светлую цветовые схемы.

{ "items": [{"title":"\u0421\u0432\u0435\u0442\u043b\u0430\u044f \u0446\u0432\u0435\u0442\u043e\u0432\u0430\u044f \u0441\u0445\u0435\u043c\u0430","image":{"type":"image","data":{"uuid":"73ef7154-ed2d-3d67-dfc1-ebb8f2ec6ac8","width":640,"height":472,"size":29356,"type":"jpg","color":"","external_service":[]}}},{"title":"\u0422\u0451\u043c\u043d\u0430\u044f \u0446\u0432\u0435\u0442\u043e\u0432\u0430\u044f \u0441\u0445\u0435\u043c\u0430","image":{"type":"image","data":{"uuid":"3b0722ba-c068-8f21-4e68-7fd61959f57c","width":640,"height":472,"size":32873,"type":"jpg","color":"","external_service":[]}}}] }

Личные задачи

• Добавили создание плана, расписания на день, неделю, месяц вперёд.
• Есть push-уведомления, ведение отчёта по выполненным задачам, напоминания о дальнейших планах.
• Добавили несколько рабочих областей. Например, если вам нужны отдельно личные и рабочие задачи.

Командная работа

Нашей первоначальной задачей было организовать командную работу, потому мы не могли остановиться только на постановке личных задач сотрудникам и себе. Очень удобно, если людей можно объединить по командам и проектам. Что есть сейчас.

• Возможность создавать проекты.
• Возможность добавлять людей в команды и проекты.
• Можно группировать задачи внутри по листам и задавать сроки выполнения на лист. Этот пункт удобен для работы в Scrum.
• Возможность оставлять комментарии к задачам, прикреплять вложения.
• Постановка задач сотрудникам и планирование разработки проекта в соответствии с их занятостью.
• Возможность следить за продвижением проекта: в одно нажатие уведомлять сотрудников об изменениях в ходе работы.

Общие функции

• Есть горячие клавиши. Сокращает время на постановку задач.
• Добавили авторизацию через социальные сети.
• Есть возможность выбрать тип задачи, проекта: звонок, действие, встреча. В зависимости от выбранного, Week будет по-разному отображать задачи и отправлять уведомления.

Что дальше

Автоматизация рутины не навредила ещё никому, поэтому на этом мы не останавливаемся и продолжаем работу над проектом.

Что сейчас в разработке

• Приложения для Android и iOS.
• Голосовая постановка задач с помощью Google Home, Amazon Echo и Apple Siri.
• Вложенные задачи.
• Приватные и публичные проекты.

Мы интегрировали сервис в свою CRM-систему. Теперь все эксперименты проводятся в полевых условиях: на нашей CRM и в команде нашего агентства. А все полезные и протестированные наработки переносятся в Weeek.

Если вдруг у вас проблемы с личным или командным тайм-менеджментом — наш сервис.

Оставляйте комментарии, пишите ваши идеи и предложения по доработке. А если у вас есть опыт работы с нашим сервисом, тогда нам было бы интересно узнать ваше мнение о его работе.

#стартапы