Как на заводе автопрома с 25000 сотрудников создали единую систему контроля доступа с интеграцией 2 разных СКУД и 1С

Расскажу, как работать с несколькими СКУД и 1С в едином окне, перестать делать в них двойную-тройную работу и в 2 раза ускорить сведение табелей учета рабочего времени.

Проект выполнили совместными силами компании «Programming Store», где я руководил проектом внедрения нашего продукта «PROSTO:СКУД», и группы ИТ-компаний «Ланит». Заказчик — один из крупнейших автомобильных холдингов России. На 2022 год численность работающих сотрудников составляет порядка 25000 человек.

Холдинг объединяет большое количество предприятий и относящихся к ним различных кадровых учетных систем. Каждое предприятие ведет свою базу с таблицами, куда стекаются данные об организационной структуре, сотрудниках и их кадровой истории, о графиках работы и отклонениях от них (отпуска, сверхурочная работа, больничные).

На предприятии использовали систему контроля и учета доступа «АССаД», которую в 2020 году начали постепенно заменять на «RusGuard». Также работу вели с 1С:ЗУП, АИС, прочими базами и источниками данных. Информация из всех источников консолидировалась в интеграционных таблицах на Oracle.

С обеими СКУД отсутствовала интеграция других учетных систем, что влекло за собой ряд сложностей:

Целью проекта было создание единого интерфейса для получения всей необходимой информации по контролю персонала.

Задачами было обеспечить руководителей и сотрудников подразделений по работе с персоналом и по защите ресурсов инструментом, который позволит получить доступ к информации по рабочему времени сотрудников, снизить трудоемкость при формировании отчетности.

Требовалось реализовать ведение учета по нескольким юридическим лицам в одной базе, исключить ручной ввод и корректировки информации. Кроме того внедряемая система должна была иметь понятный интерфейс, рассчитанный на неподготовленных пользователей.

1. Разработка и запуск интеграций

Первым шагом мы реализовали типовую работу нашей коробки «PROSTO:СКУД» и перенесли в неё все исторические данные о сотрудниках и кадровой истории с нужной заказчику глубиной — начиная с 1970 года.

Далее выполнили ряд интеграционных решений:

Таким образом, мы сделали систему учета рабочего времени по данным из СКУД, в том числе используя данные из исторической системы. Часть проходных еще остались на старом СКУД «АССаД», и сейчас неважно через какой СКУД проходит сотрудник — «АССаД» или «RusGuard» — в любом случае отработанное время для него считается правильно.

2. Разработка нетиповых отчетов

Поскольку одной из важных задач заказчика был контроль дисциплины сотрудников на предприятиях, мы сделали отчет, который сопоставляет плановое и фактически отработанное рабочее время и учитывает реальные данные из двух СКУД — «АССаД» или «RusGuard».

Также сделали электронный журнал отсутствий сотрудников по служебной необходимости в течение дня. Руководитель сотрудника формирует документ с описанием причины отсутствия и вносит данные в систему «PROSTO:СКУД».

3. Обучение сотрудников

Провели обучение для сотрудников заказчика по использованию системы «PROSTO:СКУД». Сделали большой пакет документации по всем интеграционным решениям: какие данные и откуда берутся, куда загружаются. Оказывали поддержку на этапе тестовой эксплуатации.

4. Развитие системы и техническая поддержка

Следующим этапом проекта запланировали распространение системы на предприятия холдинга, на которых также будут заменять СКУД «АССаД» на «RusGuard». Когда новое здание предприятия переходит на «RusGuard», мы делаем для него синхронизацию данных. Объем данных запланирован большой, но поскольку система гибко настраивается, то заказчику останется только провести контроль синхронизированной информации.

Не буду умалчивать и о сложностях, с которыми мы столкнулись на проекте. Не всегда всё шло гладко, однако мы сделали выводы, которыми хочу поделиться:

1. Основная сложность проекта была в работе с очень большим объемом данных по более чем 200 организаций холдинга. К примеру, в справочнике физических лиц около 40000 записей. Данные находились в одной общей базе, которая была не сильно структурирована. Необходимо было правильно взять оттуда данные и записать их в нашу систему «PROSTO:СКУД». Цена ошибки была высокой. Рекомендую крупным организациям начинать с внедрения проекта на одном подразделении и затем масштабировать на оставшиеся.

2. Заказчику потребовалось время на адаптацию к новой системе, так как ранее за много лет все привыкли вносить данные в несколько систем в разных форматах. Теперь же предстояло соблюдать новые правила создания и корректировки данных — вносить всё только один раз в систему «PROSTO:СКУД».

Для того чтобы помочь заказчику минимизировать вред от случайных ошибок в работе с данными, на следующем этапе проекта мы выполним обратную интеграцию СКУД и нашей системы «PROSTO:СКУД». Это поможет избежать проблем с дублированием данных, с синхронизацией изменений и других ошибок.

3. Коллектив на предприятиях заказчика не очень радостно воспринял изменения в процессах по работе с данными о сотрудниках. Ситуацию удалось сгладить за счет наглядной демонстрации работы новой системы с описанием всех преимуществ для сотрудников, которые раньше на какие-то процессы тратили недели, а теперь это выполняется за пару дней. Крупным компаниям стоит проводить перед стартом проекта общее собрание для сотрудников, которых в первую очередь коснутся изменения, продемонстрировать новинки.

Вместе с внедрением нашей системы «PROSTO:СКУД» заказчик получил следующие результаты: