Oktopad Console — рациональный органайзер для занятых

Если вам приходится заставлять себя работать, у вас низкая мотивация, нет четких целей или дела, которым вам нравится заниматься, то эта статья и это приложение вам ничем не помогут.

Если вы стремитесь к большему, хотите увеличить свою результативность - в статье вы возможно найдете несколько хороших мыслей, а приложение может стать хорошим помощником.

Когда дел много, справляться с нагрузкой можно хаотично: записывать напоминалки где придется, делать задачи когда они приходят на ум и надеяться что ваши коллеги, партнеры, сотрудники будут готовы терпеть такой подход. Альтернативой является некоторая система — набор принципов и техник, которые упорядочивают все дела и устанавливают некоторые правила. Помимо того, что система в управлении своей деятельностью делает вас более предсказуемым для окружающих, она еще увеличивает ваш личный комфорт. Мозгу намного проще действовать по заранее определенным и привычным правилам, чем лихорадочно пытаться заново думать что делать в каждом конкретном случае.

Наши дела делятся на Задачи и События. События — дела, связанные с договоренностями с другими людьми, они имеют точное время начала и оценочную длительность. Обычно это совещания, встречи, визиты куда-либо. Задачи — то, что надо сделать именно вам. Результат не пострадает, если вы немного подвинете задачу, поэтому привязка задачи ко времени относительно гибкая.

Отличие между Задачами и Событиями значительное, внимание к ним разное, поэтому удобно их разделять

Когда мы планируем дела на неделю, мы думаем что делать. В процессе выполнения задуманного, доверяя себе, мы можем не думать о том что и сосредоточиться на том как сделать. В конце недели мы оцениваем результати делаем выводы. Такой подход серьезно увеличивает результативность.

Планирование также может помочь оценить трудозатраты, достижимость, целесообразность и принести разную другую пользу.

Новые задачи падают на нас постоянно. Пожары, разумеется, приходится тушить сразу, а все не сильно срочно-горящее уместно записать, отложить и вернуться к нему позже, когда будет планироваться деятельность на следующий период. Причина та же: каждому делу свое время. Условное название места для записи новых несрочных задач — Куча. Все входящие задачи, не требующие незамедлительной реакции записываются в кучу, а потом, в процессе планирования, разбираются и планируются.

Всякие мелкие текущие дела обычно планируют на день. Это значит, что дела на завтра и все прочие дни у нас записаны в отдельном месте. Это нам помогает не отвлекаться на то, что будет актуально еще не скоро.Серьезную деятельность может быть уместно планировать по неделям. В некоторых случаях — по месяцам или вообще бессрочно. Как планировать — по дням, неделям, месяцам или бессрочно — может зависеть не только от характера направления деятельности, но и от вашего подхода. Что-то удобней планировать крупными задачами и видеть план на неделю или более, а что-то дробить до конкретики и фокусироваться на задачах на день.

Обычно, в нашей деятельности есть несколько направлений, по которым мы делим все задачи. Можно выделить два вида группировки: цели и контексты.

В самом важном месте — слева вверху — мы видим часы. Время. То, чем на самом деле управлять то мы и не можем. Дополнительная черная стрелка показывает вам день года — напоминание того, что оно летит довольно быстро.

Чтобы одним взглядом можно было оценить обстановку, все События календаря на ближайшие 12 часов отражаются на часах цветными секторами.

Рядом — календарь. Нам важно видеть не только ближайшие часы, но дни. Клик на дате меняет период отображения задач: вы увидите задачи на день, на который кликнули или на неделю, которой принадлежит кликнутый день или месяц — в зависимости от периода планирования.

Ниже — отображаются события. В течение дня поле будет автоматически прокручиваться, чтоб вы всегда видели События на ближайшее время. При необходимости недельный календарь можно "сжать" чтобы увидеть сразу несколько дней.

Справа — Задачи и их разделы — Цели и Контексты. Здесь все очевидно: клик на Цели или Контексте делает ее текущей и показывает Задачи по этой Цели или Контексту.

Цели добавляются кнопкой-плюсиком справа вверху. Задачи — кнопкой-плюсиком справа внизу.

Переключатель в левом верхнем углу позволяет выбрать что вы создаете — цель или контекст. Функционально цели и контексты одинаковы, разница лишь в смысле и в отображении.

Создавая цель, важно обратить внимание на период планирования. Как уже было сказано, он влияет на то, как вы будете видеть задачи, относящиеся к этой цели: по дням, неделям, месяцам или сразу все — бессрочно.

С помощью поля "Приоритет" вы можете задавать порядок отображения ваших целей в общем окне программы. Поставьте флаг "Архивировано" когда цель достигнута или потеряла актуальность — она исчезнет из списка.

Задача создается к той цели/контексту, которые активны на текущий момент. Однако вы можете выбрать что-то другое.

С помощью кнопок справа от содержания вы можете отправить задачу наследующий период или в Кучу.

Вы можете установить повтор для задачи — удобно для регулярных мероприятий. Повтор в задаче срабатывает при выполнении: нет смысла создавать новую задачу, если старая еще не сделана.

Календарик слева, разумеется, служит для задания даты задачи.

Для создания События нужно кликнуть на нужное свободное местов недельном календаре. Помимо возможности привязки события к Цели или Контексту есть базовый функционал создания повторяющихся событий.

Возможно вы уже используете какой-нибудь популярный облачный календарь для записи событий. Это крайне разумно, т.к. современные сервисы (Google Calendar, Microsoft Outlook, …) не только имеют продуманный интерфейс, но и дают широкий дополнительный функционал (приглашение участников, Zoom встречи и т.п.).

В Oktopad Console вы можете подключить свой Google аккаунт (нажмите колесико в правом верхнем углу) и в недельном календаре (и на часах) вы будете видеть все события из всех календарей из своего аккаунта Google.

Если вы хотите видеть события из другого сервиса, настройте их импорт в Google Calendar (с некоторыми усилиями это в большинстве случаев возможно) .

Приложение десктопное. Оффлайн, без регистрации и смс: все данные хранятся на вашем компьютере. Для отображения событий из Google календаря, разумеется, потребуется интернет.

Работает и на Mac и на PC — скачивайте по нужной ссылке:

Пользователям Windows для запуска может потребоваться Microsoft Visual C++ Redistributable

Если будет интерес и с со стороны пользователей и с моей - возможно будет сделана мобильная версия и синхронизация между экземплярами.