Как мы автоматизировали корпоративное управление для 100+ компаний «Газпром-Медиа Холдинга»

С помощью low-code-платформы manage (one) мы сделали единое рабочее пространство для юридического департамента. Протоколы теперь можно подготовить за 2 минуты вместо 4 дней.

Pravo Tech — российский разработчик IT-решений для автоматизации бизнес-процессов. С момента создания компании в 2008 году мы поработали более чем с тремя тысячами клиентов. В этой статье мы расскажем, как автоматизировали систему корпоративного управления «Газпром-Медиа Холдинга»: какие проблемы были у компании, как мы их решили и какие результаты получили.

«Газпром-Медиа Холдинг» работает в России 25 лет. Его бизнес охватывает телевидение, кино, производство и дистрибуцию контента, радио, прессу и продажу рекламы. Всего в составе холдинга — порядка 100 компаний-активов, где работает около 9000 человек, включая примерно 150 юристов. Последние занимаются юридическим сопровождением деятельности компании, судебно-претензионной работой, защитой интеллектуальной собственности, корпоративным управлением. Можно сказать, что внутри «Газпром-Медиа» есть собственная юридическая фирма.

Идея цифровой трансформации возникла у директора юридической дирекции Дмитрия Чудакова еще в 2018 году. Но именно в период пандемии появилась острая необходимость в едином информационном пространстве для юристов. Так в 2021 году была сформирована проектная команда из сотрудников юридической дирекции (руководитель проекта — Литвинова Виктория) и был запущен процесс автоматизации юридических функций для всех компаний, входящих в «Газпром-Медиа Холдинг».

В корпоративном управлении было несколько проблем, которые сильно усложняли работу юристов.

Основные цели, которые поставили перед руководителем проекта автоматизации юридических функций в «Газпром-Медиа Холдинге»:

Благодаря возможностям нашей low-code-платформы manage (one), которая работает в режиме конструктора, удалось реализовать поставленные задачи. Для создания единого рабочего пространства были проведены интеграции с базой данных Cropix, инструментами Business Intelligence для создания динамических отчетов и внешними системами, например «Картотекой арбитражных дел», ФИПС, «Почтой России».

Проект занял около года. В результате были автоматизированы такие крупные направления, как корпоративное управление, претензионно-исковая работа и работа с товарными знаками. Созданы конструкторы уставов, внутренних документов обществ (положений о совете директоров, правлении, единоличных исполнительных органах, ревизионной комиссии), протоколов для каждого органа управления и сопутствующих документов к ним (бюллетеней, требований), годовых отчетов.

Работа по подготовке к годовому собранию сейчас ведется в единой карточке, которую создает директор департамента корпоративно-правовой работы. В нее подтягивается информация обо всех компаниях холдинга. Система автоматически ставит задачи специалистам, чтобы они заполнили свою часть карточки, и указывает сроки. Например, корпоративных секретарей платформа попросит добавить дату и время проведения собрания, финансистов — дать рекомендации по распределению прибыли, а ревизора — заключение. В результате юристы, сотрудники финансовой дирекции, корпоративные секретари и ревизионная комиссия работают в единой среде.

Для каждого актива формируется структурированная карточка годового отчета. Чтобы упростить процесс согласования, мы разработали конструктор годового отчета, подходящий для всех компаний (в форме ООО) холдинга. Неизменные части годового отчета уже заложены в конструкторе. Изменяемые данные (размер чистых активов, Ф. И. О. членов органов управления и т. д.) заносятся в карточку годового отчета юристами. Карточка представляет собой поэтапное прохождение всех стадий подготовки годового отчета до итогового подписания документа. Этапы идут друг за другом, поэтому справиться с их заполнением может даже начинающий специалист. Интерфейс интуитивно понятный, он напоминает привычные всем соцсети — поэтому не нужно долго разбираться, что к чему.

Когда все нужные поля заполнены, годовой отчет формируется в один клик. Его остается только распечатать и подписать.

Сопутствующие документы, которые нужны для проведения годового собрания, тоже группируются в карточке отчета. Туда же прикрепляются все заключения ревизоров и аудиторов. В карточке также можно увидеть историю всех согласований.

С помощью модуля manage (one) «Конструктор документов» мы подготовили шесть интерактивных конструкторов протоколов и пять бюллетеней, настроили необходимые блоки и поля для ввода.

Первый шаг в подготовке протокола в системе — создать карточку требования. Юрист актива выбирает компанию, вопросы повестки дня из справочника и указывает нужную информацию в специальном блоке (номер вопроса повестки дня, его описание и другие сведения). После заявка уходит в работу корпоративному секретарю. Он получает уведомление в системе, анализирует запрос и за две минуты создает новую карточку протокола с привязанными к ней требованиями.

Большая часть данных в системе указывается автоматически: платформа выбирает подходящий шаблон и заполняет типовые формулировки, затем формирует протоколы и бюллетени. Они хранятся на специальной вкладке.

Чтобы минимизировать вероятность технических ошибок, мы добавили для клиента несколько удобных функций. Например, можно написать фамилию и имя, а система автоматически преобразует их в нужные падежи. А если указать сумму числом, она появится в скобках прописью.

Важно, что все заинтересованные лица могут в любой момент посмотреть стадию готовности протокола и других документов. Запрашивать эти данные вручную не нужно.

Мы разработали конструктор уставов для ООО на базе типовой формы, которую теперь используют все активы холдинга. Различаются только базовые параметры: название, уставный капитал, порядок образования/реорганизации, виды деятельности. Внести изменения в уставы для любого количества активов можно за минуту: нужно выбрать компанию из списка и одним кликом запустить сценарий. Новая информация фиксируется в карточке актива.

Важно, что в системе автоматически проставляются даты и номер редакции. Все версии хранятся на отдельной вкладке, чтобы редакции не потерялись.

Юристы — достаточно въедливые, привыкшие все перепроверять и живущие по установленному раз и навсегда порядку вещей люди, этой категорией работников инновации воспринимаются «со скрипом». На первом этапе, при обсуждении проекта на уровне идеи, все сотрудники были за внедрение системы. А вот когда пришлось приучать себя к мысли, что надо учиться работать по-новому, некоторые старожилы команды прошли через все стадии вхождения в «неизбежное новое»: отрицание, гнев, торг, депрессию и принятие.

Теперь нужно открыть не привычный файл на компьютере, а отдельный личный кабинет в системе, сформировать карточку дела. Вначале это вызывало недовольство: много новых действий, все сразу сложно запомнить.

Поэтому для быстрого погружения в возможности manage (one) мы подготовили очень детальные видеоинструкции по каждому действию в системе для пользователей. Сотрудники постепенно погружались в продукт и учились самостоятельно администрировать шаблоны, менять формулировки и настраивать сценарии автоматизации без IT-специалистов. Теперь техническая работа для юристов занимает не более пары минут, а это значит, что у них есть время для решения более интересных профессиональных задач.

Платформа manage (one) заменила большую часть систем, используемых сотрудниками юридической дирекции. Теперь у юристов есть единое рабочее пространство. Документы согласуются в общих карточках. На канбан-доске специалисты отслеживают свои задачи, а платформа показывает статусы по ним и сохраняет исторический след: этапы согласований, версии файлов, комментарии. Руководители видят наглядную картину того, над чем работают сотрудники, и могут оценить ситуацию в каждом активе. В этом помогают в том числе динамические дашборды.

Теперь юристы:

Кроме автоматизации корпоративного управления, «Газпром-Медиа Холдинг» развивает претензионно-исковой блок и управление интеллектуальной собственностью. Мы с клиентом также хотим сделать интеграцию с электронным документооборотом, чтобы можно было не распечатывать документы из manage (one) для согласования, а сразу отправлять их в общую систему компании.

После этого мы планируем сосредоточиться на автоматизации управления сделками M&A. Но об этом расскажем позже.