Десятки клиентов, своя конференция, большое обновление: что изменилось за полгода в TEAMLY

Привет! На связи Виталий Чесноков, сооснователь платформы для совместной работы и управления знаниями TEAMLY. Осенью я уже рассказывал про нашу, не побоюсь этого слова, инновационную базу знаний. За это короткое время многое изменилось.

У нас появилось больше 30 клиентов, среди которых известные компании, среди них ВкусВилл, Аналитический центр при Правительстве РФ, Капитал Life, Специальный Технологический Центр, Интерлизинг, а также средний и малый бизнес, например, Грузчики.ру. Наши клиенты доказали, что управлением знаниями интересуется реальный бизнес, даже небольшой. Поэтому весной мы провели Конференцию TEAMLY по управлению знаниями и эффективной совместной работе в московском ЦДП.

На конференцию мы пригласили экспертов из крупных компаний: Ozon, Skillbox, ПАО ОАК, ВкусВилл, QSOFT и Институт СКОЛКОВО. Ее посетили более 400 человек – очень даже неплохо для первого раза.
На конференцию мы бросили все наши силы, пару месяцев работали в цейтноте, что-то меняли на ходу, реализовывали внезапные идеи.

Для многих в команде эта конференция стала боевым крещением. Несмотря на это, справились мы отлично. В итоге получили от спикеров, гостей и онлайн-зрителей приятную обратную связь.

Все выступления доступны в записи на нашем YouTube-канале.

И вот на днях мы обнаружили TEAMLY на одной из первых позиций в рейтинге систем управления знаниями Ruward. Агентство исследовало российские аналоги западных Confluence и Notion, сравнивая функционал, и составило ТОП-10. Первые места там заняли, соответственно, зарубежные мастодонты. А сразу за ними мы обнаружили нашу TEAMLY. Цитирую

Рейтинг призван помочь в выборе СУЗ для повышения эффективности бизнеса и нам приятно, что нашу работу заметили и оценили эксперты Ruward. К рейтингу систем прилагается большое исследование и таблица сравнения функционала рассматриваемых сервисов.

Собственно, официальный уход из России привычных многим Notion и всего семейства Atlassian и обозначил фронт работ для нашей команды разработки и недавно мы выпустили большое весеннее обновление TEAMLY.

Расскажу, что мы изменили и зачем все это нужно.

Чтобы рассказать о частностях, напомню о сути. TEAMLY – это платформа для совместной работы и управления знаниями. При создании мы бежали от формата классического вики.

Не так давно мы, как и многие другие российские компании, одним днем теряли талантливых разработчиков, менеджеров проектов и других сотрудников. Их ценный опыт и наработки в компании уходили вместе с ними. Это была катастрофа и в моменте, и в дальнейшем. А про бытовые проблемы даже в спокойные времена, вроде хранения информации в чатах, гугл доках, почте и рассказывать не нужно – мало системных людей, у которых все по полочкам. Вот эти самые «полочки» и должна привить людям TEAMLY.

Мы всегда помним про идею единого сервиса: когда вся работа идет в одном пространстве без кучи вкладок и десятков чатиков по разным вопросам. Чтобы документ создавался, редактировался и согласовывался на одной платформе, чтобы задачу можно было поставить на исполнителя без переключения в отдельный таск-трекер, чтобы цепочка согласования не обрывалась где-то в почте и комментарии не терялись. Вот на все это мы сделали основной упор в обновлении. Расскажу по-порядку. Начнем с создания документа или статьи в базе знаний.

Создавая статью, хочется сделать ее красивой, читай – привлекательной для читателя, даже если это статья для внутреннего пользования.

Именно поэтому мы добавили в визредактор разные шрифты, размеры кеглей и эмодзи. Упростили и разнообразили работу с таблицами.
Для визуализации информации с помощью красивых диаграмм реализовали интеграцию с сервисом Diagrams.net без регистрации и смс.

Теперь в текстовую статью можно вставить программный код с сохранением синтаксиса языка программирования, для иллюстрации описания процесса самое то. Добавили опцию постановки задач прямо в тексте статьи. Через @ упоминаете пользователя, обрисовываете задачу и устанавливаете дедлайн. Уведомление придет сотруднику в личный кабинет.

Проработали и набор горячих клавиш - это и удобно, и процесс работы ускоряет. Можно, например, вызвать меню через “/” в редакторе. Все эти новые фичи в сочетании с уже существующими, вроде обтекания картинки текстом или вставок видео, помогают создавать читабельный контент в базе знаний, чередуя текст с другими средствами восприятия.

Мало создать техническое задание, шаблон договора, текст презентации, сценарий или описание проекта - важно еще и отредактировать материал, довести до ума. Тут фичи параллельного редактирования будут кстати.
Чат внутри статьи, где можно быстро устроить брейншторм, у нас уже был.

В этот раз добавили комментирование фрагментов текста. Когда один документ редактирует много людей, важно видеть, кто ответственный и каком этапе сейчас работа. Для этого добавили цветные индикаторы ответственных. История комментариев сохраняется, чтобы не выпасть из процесса и проследить ход работы.

Тут начинается интересное, точнее, неинтересное. Когда вроде все готово, но горизонт размыт из-за согласования с тимлидом, руководителем подразделения, бухгалтером, генеральным и другими важными людьми. Обычно согласуемый документ кочует по почте или в сообщениях корпортала. Напоминания отправляются в мессенджеры, процесс затягивается.
Плавали – знаем. Поэтому проработали этот момент в TEAMLY, создав полноценный worlflow согласования. Документ можно запускать по разным цепочкам согласования, возвращать на редактуру, отправлять обратно. Вся история сохраняется и просматривается. Выйдя из отпуска можно просмотреть, как шел процесс согласования без вас.

Если эффективность чего-то нельзя измерить, то зачем оно нужно бизнесу? Подумали мы и прикрутили к TEAMLY большой модуль аналитики и статистики, чтобы результат внедрения базы знаний был, так сказать, налицо. Здесь видно, как пользователи взаимодействуют с платформой: какие внутренние пространства и статьи читают чаще, а куда вообще не заглядывают.
Можно посмотреть активность сотрудников: кто и сколько статей прочитал, написал, прокомментировал. Статистику можно собирать, задавая временные периоды и наблюдать за изменениями в пространствах, статьях, среди пользователей. Это покажет, во-первых, пользуются ли базой знаний как инструментом создания и распространения знаний. Во-вторых, какие знания компании нужны, а каких не хватает. В-третьих, поможет выявить в компании экспертов, наставников, лидеров мнений. А уж что с ними делать дальше – решать вам.

Чтобы база знаний не напоминала забитую кладовку, где вроде бы все нужное, но лезть туда в поисках коробки с дедовыми марками совсем не хочется, вдруг лыжами накроет. Эта присказка к тому, что поисковый движок мы тоже хорошенько докрутили. Из нового: сквозной поиск по всем статьям и файлам, исправление опечаток при поисковом запросе, подсказки в выдаче, история запросов, поиск внутри статьи по словам, аналогично команде ctrl+F.
Для адекватной базы знаний все это не блажь, а нужные инструменты.
Не Шамбалу же мы искать собрались, а конкретную информацию, причем, как можно скорее.

Реализовали интеграцию с чат-ботом в Телеграм и закрыли проблему с «увидел прикольный пост по маркетингу, надо бы не забыть про него». Забыл. Или «коллега прислал контакты подрядчика в личку, надо сохранить».
Не сохранил.
Теперь легким движением руки Teamlybot отправит пост в статью «Инструменты маркетинга», а контакты в статью «Наши подрядчики». Еще можно настроить обратные уведомления: бот предупредит, если в статьях, к которым вы причастны, появились изменения.

Вот, наверное, самая приятная часть обновления для наших будущих клиентов – бесплатная облачная версия навсегда. Работает она, конечно, не с полным функционалом, но все необходимые инструменты в этой версии есть.
Решили, что такой вариант подойдет тем компаниям, кто только щупает тему управления знаниями, присматривается к БЗ и хочет понять – нужна она вообще или не очень. Есть и другой вариант развития событий: триальная версия, тоже в облаке. То есть попробовать функционал в полном объеме можно в течение двух недель. Коробочная версия уже была и никуда не делась.

С приходом каждого нового клиента я убеждаюсь, что бизнес начинает воспринимать управление своими внутренними знаниями и опытом всерьез. Поэтому весеннее обновление сделало TEAMLY еще функциональнее и удобнее в использовании даже для тех, кто про корпоративную базу услышал впервые или для очень маленьких команд - на перспективу роста.
Если у вас стартап – не брезгуйте собирать свой опыт (удачный или не очень). Будущий вы скажет спасибо вам сегодняшнему. Попробуйте начать в бесплатной версии TEAMLY
👉 А про главные фичи обновления без авторских возвышенных комментариев читайте здесь