Русское ПО: помогаем бизнесу сохранить экспертизу в эпоху перемен

Меня зовут Виталий Чесноков, я один из основателей платформы Teamly. На ней можно сразу работать над проектом, вести базу знаний, делиться материалами с заказчиками и подрядчиками и обучать сотрудников. В общем, одна платформа вместо 4 разных сервисов.

Мы запустились в октябре 2020 года. Расскажу, какую крутую концепцию мы придумали и как Teamly выглядит сейчас.

Мы с командой разрабатывали и внедряли интранет-порталы для НЛМК, СИБУР, ПИК и других крупных компаний. Плюс, я сам руковожу компанией QSOFT. Поэтому не понаслышке знаю, с какими трудностями сталкивается руководитель, который пытается выстроить систему управления знаниями у себя.

Понимаю, какая это головная боль. Однако по опыту могу сказать, что выстроить систему управления знаниями в итоге приносит меньше проблем, чем её полное отсутствие. При любых переменах, неважно происходят они внутри компании или это глобальный кризис, эти проблемы становятся острее.

Компания растет → долго вводим новичков в курс дела, бросаем в воду — половина тонет.

Перешли на удаленку → теперь нужная информация закопана в чатах или где-то на Google-диске.

Кризис, сократили сотрудника → информация ушла вместе с ним.

Кто-то заболел или ушел в отпуск → никто не знает, что теперь делать.

И так каждый раз.

Естественно, от этого страдает эффективность. Представьте, что через каждые 10 метров гаишник штрафует вас на 500 рублей за неправильную тонировку. Примерно так и работают компании без какого-либо управления знаниями.

И мы с Денисом Митрофановым, основателем QSOFT и главным идеологом Teamly, задумались о том, как лучше выстроить систему управления знаниями. Но тогда ещё не было четкой концепции, как это должно выглядеть.

А в 2020 грянул ковид. И рухнула прежняя система, когда все сотрудники что-то передавали друг другу устно на встречах, в переговорках, в курилках. В итоге все знания перекочевали в чаты, гугл-доки, корпоративные порталы. Стало понятно, что база знаний надежнее, чем знания, которые передаются “из уст в уста”.

Поэтому нужна платформа, которая поможет выстроить стабильную систему управления знаниями и решить эти проблемы. Тогда мы придумали концепцию и выпустили Teamly на рынок.

Изначально мы хотели сделать просто базу знаний. Ну, по сути замену Confluence в России. Но поняли, что нужна большая сила воли, чтобы внедрить ее и вести регулярно. Иначе верхи не могут, низы не хотят. А ещё, если знания сотрудников уже собраны в общей базе, то эти они не должны лежать мертвым грузом. Это очень ценные прикладные знания, которые нужны сотрудникам для их развития.

Поэтому, создавая свою платформу, мы выстроили концепцию Teamly на других принципах:

• Просто хранить знания бесполезно. Они должны быть в головах у сотрудников.
• Знания создают все сотрудники, а не только эксперты со стороны.
• Получение знаний и рост сотрудника неразрывно связаны. Каждый день сотрудники создают и получают новые знания, и за счет этого увеличивают свой профессионализм.
• Обучать сотрудников лучше всего на основе прикладных знаний.

Мы подумали, что мало кто может регулярно писать отдельно для базы знаний или все время копировать туда документы. Поэтому в Teamly мы сделали так, чтобы материалы для базы создавались прямо на платформе, чтобы ничего не переносить. Так знания накапливаются полу-автоматически.

По сути пространства — это точка входа для всей команды, клиентов, подрядчиков. Прямо там можно работать, создавать знания, хранить материалы, делиться ссылками. Дальше эти знания автоматически сортируются. Сейчас покажем наглядно.

Переходим в пространство “HR-блок”. Слева мы видим рубрикатор этого пространства, а справа — ленту и уведомления. Лента и уведомления свои у каждого пространства. Поэтому сотрудники читают только то, что имеет отношение к их работе.

Материалы пространств можно смотреть не только в десктопной, но и в мобильной версии.

У нас есть журнал событий. В нем видно, кто и что делал с документом. Это очень важная вещь с точки зрения безопасности. Есть история версий где мы можем посмотреть, как статья выглядела несколько месяцев назад. Мы можем вернуться к этой версии, удалить её или восстановить.

В Teamly универсальный визуальный редактор, который наверняка знаком вам по Word и Google-документам. Можно редактировать документ одновременно с коллегами и обсуждать его в чатике.

Можно импортировать файлы из Google-таблиц и Google-документов. Это нужно, чтобы собрать все то, что есть в разрозненном виде на одну платформу. А если боитесь, что владелец удалит файлы с диска, то вы можете просто скопировать документ на платформу, и форматирование сохранится.

В основном мы работаем с крупными проектами, на которых всегда много согласований: с подрядчиками, менеджером, самим заказчиком. Нужно, чтобы можно было показывать результаты работы и не переходить куда-то ещё. Поэтому в Teamly мы добавили возможность делиться материалами по e-mail и по ссылке.

Мы считаем, что база знаний — реально нужная вещь. Это намного удобнее для работы с десятками и сотнями материалов, чем Google-документы. Никто не спорит, у них классный функционал для редактирования. Но только для одного документа. А для работы с десятками и тысячами документов Google-доки не подходят.

Это же нужно постоянно думать, как систематизировать это все. Помнить, что в какую папку положить и пересматривать вручную, чтобы найти нужный. А постоянно сортировать тысячи документов на разных дисках — удовольствие сомнительное. Значит, для работы с большим объемом материалов нужна несложная систематизация, поиск, уведомления об изменениях. В общем, опять возвращаемся к базе знаний.

Ну, расскажем, как у нас выглядит База Знаний.

Мы старались, чтобы внутри пространства было все по полочкам и ничего не терялось.

Статьи у нас создаются внутри пространства.

Кнопка для создания статей есть на главной странице и внутри самого пространства. Внутри пространства можно сразу создавать статью и не указывать пространство и подраздел.

На главной, прежде чем создать статью, нужно обязательно указать пространство.

Это мы реально продумывали с точки зрения пользователя. Если он уже в этом пространстве и нажимает там кнопку “Создать”, то итак понятно, что он ничего не перепутал, и напоминания его будут только раздражать.

А вот если на главной, то мы просим обязательно указать пространство и раздел. Это чтобы, если человек забудет, куда именно положить статью, он не делал клонов материала по всей базе.

В системе статьи связаны с помощью тегов и ссылок. Ссылки можно давать не только на статьи в базе, но и на внешние сайты.

Файлы у нас лежат отдельно от статей, в хранилищах.

Окей, со своей стороны мы добавили те функции, чтобы вести базу знаний наполовину автоматически. Но потом-то эти знания из базы нужно как-то применять на практике. Можно конечно время от времени к ней обращаться, но это не стоит такой головной боли с ее внедрением. Значит нужно, чтобы знания из базы использовали каждый день.

Поэтому мы немного отодвинулись от функционала базы знаний, чтобы не копировать Confluence подчистую. И придумали: “О, было бы клево создавать на основе из материалов базы знаний обучающие курсы. Эти знания уже проверены на практике в компании, их просто нужно постоянно передавать, чтобы онбордить новичков и развивать остальных”.

Покажем, как это выглядит у нас на платформе теперь.

Так собрать курс в Teamly может абсолютно любой сотрудник, которому вы дадите право в системе.

А чтобы закрепить материал, мы добавили возможность прикрутить тесты к любому уроку курса или вообще вне курса.

Все попытки и результаты прохождения теста автоматически попадают в карточку сотрудника. Их может видеть только руководитель и HR.

За два года мы вошли в Реестр российского ПО и начали внедрять Teamly. Сейчас мы уже внедрили ее в РусВинил и Капитал.Лайф и ещё нескольких компаниях. В каких сейчас внедряем, сказать пока не можем — у нас обязательства.

А дальше ориентируемся на обратную связь. Если есть вопросы, замечания или предложения — пишите в комментариях, мы ответим. Если готовы попробовать нашу Teamly, приходите к нам сайт.