Как мы зарабатываем на RPA — и кому в России нужны программные роботы

Центр технологий роботизации “Некст" — это интегратор RPA: компания оказывает услуги по роботизации различных операций, таких как, например, формирование счетов и справок, занесение данных в CRM, проведение оплат и многих других. Чтобы автоматизировать бизнес-процессы, достаточно записать действия сотрудника за компьютером, определить пользовательский путь и создать на этой основе программного робота RPA, который в дальнейшем будет выполнять эту операцию или даже целый процесс, также как это делает человек.

Зачем на ММК начали заниматься RPA и как появился ЦТР “Некст”

Интерес к RPA проявляют крупные компании в самых разных сферах деятельности — их объединяет специфика бизнес-процессов, существенную долю в которых занимают часто повторяющиеся задачи. Их выгоднее передать программному роботу, чем занимать человеко-часы оформлением простых документов. Так и появилась идея создать Центр компетенций RPA и инноваций в ООО “ММК-Информсервис” — сначала мы выявили процессы, пригодные для внедрения RPA, разработали дорожную карту роботизации ММК. И приступили к реализации — это было в 2018 году. В центре тогда работало всего три человека.

Что мы успели сделать за 5 лет

Мы начали с проектов для ММК — научили программных роботов обрабатывать электронные листки нетрудоспособности, оформлять справки 2-НДФЛ, собирать данные, проверять их на корректность и направлять в хранилище, проверять поставщиков, следить за поставками, проводить оплаты в ERP и банке и многое другое.

В 2021 году ЦТР “Некст” отделился от ММК и стал оказывать услуги по программной роботизации и другим компаниям. Нам нужно было коммерциализировать направление RPA — начать активно работать с внешним рынком. Еще мы решили развивать свои компетенции в технологиях “рядом” с RPA, которые помогают улучшить результаты и эффекты от роботизации — это Process Mining и Task Mining, научиться разрабатывать «умных роботов», которые работают с ИИ и способны решать задачи более сложного порядка. На тот момент в команде было уже порядка 35 специалистов.

Поворотной точкой для нас и для всего российского рынка RPA стал конечно же уход зарубежных поставщиков: все это время мы работали с UiPath, а в прошлом году нам пришлось срочно искать отечественную платформу, которая бы отвечала базовым требованиям. Для миграции роботов ММК была выбрана отечественная платформа Primo RPA и мы мигрировали на нее порядка 250 бизнес-процессов без остановки деятельности роботов: это был масштабный проект, который нужно было реализовать в сжатые сроки, фактически за 9 месяцев, с марта по декабрь.

Сейчас в нашей команде больше 70 человек, и мы сделали проекты более чем для 50 компаний, среди них — УГМК (Уральская горно-металлургическая компания), ОМК (Объединенная металлургическая компания), ТМК (Трубная металлургическая компания), Уральская сталь, ООО "НПЦ" Внутритрубная Диагностика", то есть преимущественно это компании промышленного сектора, но мы развиваем и другие направления.

Показателен пример внедрения программных роботов RPA в процессах снабжения Уральской горно-металлургической компании.

Нестандартная идея по роботизации процесса контроля цен позволила получить моментальный эффект от снижения цен на закупаемые ресурсы, а затраты на роботизацию окупились менее чем за 2 месяца. Сейчас программные роботы осуществляют автоматический контроль входящих цен от поставщиков и подрядчиков и сигнализируют сотрудникам службы снабжения в случаях отклонения цен от рыночного уровня. Долгосрочный чистый эффект от роботизации данных процессов оценивается в десятках миллионов рублей.

Анастасия Садовникова, руководитель проекта RPA и начальник аналитического отдела службы коммерческого директора: «По нашему мнению, именно в процессах закупок сосредоточен максимальный объем потенциальных эффектов, поэтому с этих процессов мы стартовали роботизацию в первую очередь и не ошиблись с выбором. Помимо высвобождения времени сотрудников и исключения ошибок, мы кратно расширили поле данных которое мы используем для подтверждения рыночности цен. Уже в первый месяц использования роботов мы достигли эффекта, который измеряется в миллионах рублей».

Кроме того, сейчас роботы в УГМК обеспечивают эффективное перераспределение свободных запасов между предприятиями, уведомляют внутренних заказчиков о поступлении материалов, контролируют их выдачу, взаимодействуют с поставщиками в рамках мониторинга сроков поставки и своевременного представления первичных документов, контролируют обеспечение компании критичным материалами. Это только начало роботизации: в дальнейшем планируется роботизация многих других процессов.

Однако бывают и относительно нестандартные для нас заказчики – например, мы помогли коллекторскому агентству внедрить технологию RPA. Программные роботы в автоматическом режиме размещают запросы из CRM компании на сайте налоговой инспекции, а затем ищут ответы на ранее отправленные запросы и загружают их в хранилище компании для последующей обработки.

Стоимость роботизации бизнес-процессов зависит от их сложности: так, автоматизировать выгрузку или занесение данных стоит несколько сотен тысяч рублей, а полноценный цифровой офис, в котором роботы выполняют все операции вместо сотрудников — миллионы рублей. Роботам не важно количество операций — это не влияет на стоимость внедрения.

Кто работает над "Некстом"

Мы узнали у сотрудников, чем они занимались до "Некста", почему выбрали RPA в качестве основного направления — и чем эта сфера отличается от других.

Владислав Юсов, служба технической поддержки: "Мой бэкграунд составляет разработка прикладного и системного ПО для Unix-подобных операционных систем, программного обеспечения для микроконтроллеров на языках C\C++. В целом мне всегда интересны низкоуровневые вещи. Такие знания позволяют полностью контролировать процесс выполнения программ и гарантировать время их выполнения и тем самым добиваться эффективности. Однако, есть и обратная сторона. Используя такие технологии, проекты создаются дольше, шанс ошибки выше. В наше время, где повсеместно внедряются IT-решения, учитывая, что мощности оборудования стали высокими, эти недостатки являются критичными. Стало необходимо более быстрое внедрение с наименьшим количеством ошибок. Стали создаваться более высокоуровневые технологии, позволяющие добиваться этого. RPA входит в число таких. Технология позволяет быстро внедрить решение, автоматизировать бизнес-логику, вносить изменения и дополнения. Еще одной особенностью RPA является возможность связать в один проект сервисы и программное обеспечение с недостаточным или отсутствующим API, тем самым объединить сложноинтегрируемые компоненты и контролировать ход выполнения в этой среде".

Денис Романов, заместитель директора по продажам: “За мой большой опыт в продажах мне приходилось работать как с крупными заказчиками, так и с малым бизнесом. Крупные компании определенно отличаются своей сложной и разветвленной организационной структурой. Преимущество технологии RPA заключается в том, что программные роботы могут использоваться практически в любом структурном подразделении организации (бухгалтерия, экономика, закупки, продажи, логистика, HR). В связи с этим, в процессе продажи и согласования сделок участвуют сотрудники из различных структурных подразделений заказчика, с которыми на постоянной основе происходит взаимодействие. Специфика работы с такими компаниями заключается в том, что нужно быть не просто экспертом в сфере самой технологии RPA, но и максимально глубоко погружаться в конкретные процессы заказчика, чтобы понимать сценарии по которым они протекают, какое время затрачивается на их выполнение, и в итоге из большого пула процессов предложить роботизировать те, которые принесут максимальный эффект от RPA. Другими словами, чтобы завоевать доверие и доказать эффективность технологии, необходимо стать коллегой для своего клиента, знающего и понимающего предметную область , в которой предлагается внедрить RPA”.

Как находить B2B-заказчиков в промышленной сфере

Российские предприятия не так давно узнали об RPA, поэтому в самом начале продвижение компании было тесно связано с информированием потенциальных заказчиков об программных роботах: мы проводили вебинары, участвовали в конференциях.

Позже мы решили не только посещать отраслевые мероприятия и рассказывать об RPA, но и делать свои — в 2020 году (успели до вспышки пандемии в России) провели конференцию RPA Connect 4.0, собрали на ней топ-менеджмент крупных компаний и открыто поделились опытом роботизации, обсудили состояние рынка. Конференция стала уже доброй традиций — мы проводим ее каждый год, это рабочий инструмент для расширения и укрепления связей между заказчиками, поставщиками RPA-решений, вендорами. В крупных структурах долгий и сложный процесс согласований, поэтому, среди прочего, важно создавать условия для открытого общения «без галстуков» — это хорошая база для прямого общения с заказчиками, позволяет гораздо быстрее решить все оперативные и стратегические вопросы.

В этом году главной темой конференции стал вопрос — «Как правильно рассчитать эффект от внедрения роботов RPA?». Дело в том, что главный вопрос среди потенциальных заказчиков – это вопрос окупаемости инвестиций в RPA. На зарубежном рынке используется подход базирующийся в основном на подсчете FTE — насколько сокращаются трудозатраты, если внедрить программных роботов. Тот же подход используется и на российском рынке. Однако отраслевого стандарта, с помощью которого можно было бы комплексно оценить эффекты RPA для предприятий, не было. Поэтому вместе с «Деловые решения и технологии» и дирекцией по экономике ПАО «ММК» мы разработали методику расчета и учета всех эффектов роботизации в денежном эквиваленте. Прежде чем внедрять RPA, потенциальным клиентам важно прогнозировать возврат инвестиций. В конечном итоге, такая методика становится и частью продвижения — у заказчиков повышается осведомленность о технологии и им проще принимать решения.