Time Job может улучшить производительность и подружиться с дедлайнами

Успех организации зависит от людей, которые в ней работают. Причем, как мне удалось выяснить, дело не только в уровне профессионализма и опыте сотрудников, но и в рациональном расходе рабочего времени. Но что делать, если сотрудники постоянно опаздывают? Хочу поделиться личным опытом и рассказать, почему я решил разработать свое приложение автоматического учета времени и как пользоваться TimeJob.

1. Как лопнуло терпение

2. Моя борьба с опозданиями

3.Переворот в системе учета рабочего времени

4. Настройка TimeJob

5. TimeJob для сотрудников

6. Личный опыт тестирования приложения

Как лопнуло терпение

На разработку приложения я решился из-за стандартных для любого предпринимателя, директора или руководителя причин. Но я все равно расскажу о них (стандартную дисциплину обещаю не упоминать).

1. Лишние траты

История TimeJob началась именно с этой причины. Изначально я думал, что мои сотрудники не опаздывают (10-15 минут — разве это опоздание?), но потом решил посчитать: в компании 20 человек, каждый опаздывает в среднем на 10 минут и на 5 задерживается с перерыва — это 5 часов в день — 100 часов в месяц! 100 часов, которые я оплачиваю впустую.

2. Командная работа

Да, наступила эпоха фриланса, удаленных сотрудников и свободного графика. Но в нашей работе главное — это команда. Когда в цепочке не хватает одного звена, работа остальных тоже простаивает. Я заметил, как без дизайна ребята не могли приступить к работе над сайтом. Получается, что дизайнер не только свои 30 минут рабочего времени потерял, но и время разработчиков украл.

3. Упадок производительности

Снижение эффективности компании или объема продаж напрямую зависит от темпа работы сотрудников. Каждая минута простоя — это деньги, потраченные зря. Меньше рабочего времени задействовано = меньше работы сделано.

4. Срыв сроков

Неприятно, когда сотрудники выполняют задачи дольше обычного. Еще неприятнее, когда срываются вполне реальные сроки. Я знатно краснел, когда в ПЯТЫЙ раз за месяц переносил срок сдачи проекта.

5. Негативные отзывы

Главный показатель качества — отзывы. Пара нелестных отзывов в пределах нормы, а вот систематические жалобы — повод задуматься. В нашей компании претензий, связанных с качеством, не было. Но сорванными дедлайнами клиенты были недовольны.

Моя борьба с опозданиями

Первый шаг — поощрения и наказания (опоздания вносят свой отпечаток на премии сотрудников). Я пользуюсь этой методикой и сейчас. Но основу проблемы она не решает. Кто будет контролировать, кого наказывать, а кого поощрять? Я успел перепробовать 100 и 1 способ контроля. И ответственного назначал, и журнал посещений завел, и каждого контролировать начал. Интересно? Сейчас расскажу обо всем по порядку.

Назначал ответственного. Это традиционный способ, который используют во многих компаниях. Ответственной за опоздания назначил ассистентку — она сидит недалеко от входа в офис, наблюдает кто вышел/зашел и ведет журнал посещений. Но я быстро понял, что страдает объективность информации, а к ответственной за опоздания портится отношение в коллективе. От идеи ответственного пришлось отказываться.

Решил взять ситуацию под личный контроль. Контролировал лично каждого и звонил особо опаздывающим — меня хватило на 5 дней. На контроль уходило слишком много времени, но, кстати, эффект от этого метода держался еще недели две.

Пробовал различные сервисы учета времени. Это намного дешевле, чем создавать свое, но ни один сервис мне не подошел . Слишком много ненужных функций и уведомлений, на которые зря тратят время и отвлекают и меня, и сотрудников.

Переворот в системе учета рабочего времени

В процессе борьбы с опозданиями я проанализировал рынок и сделал вывод, что проблема есть, и она актуальна для многих, а достойного решения нет.

Хочу рассказать, что было не так с существующими системами. По сути системы две — СКУД (регистрация входа-выхода сотрудников через “точки прохода”) и Анализаторы действий (программы, которые по включению компьютера понимают, что сотрудник на работе), подобная технология использована в упрощенном виде в Битрикс.

СКУД не подошел — с ним все слишком сложно. Большая цена установки и обслуживания, и главное — сложность настройки и работы. По факту для работы с системой нужен отдельный человек.

Анализаторы действий не подошли по двум причинам: они практически выводили из строя старый компьютер офис-менеджера и превращали в кашу контроль сотрудников, которые работали с разных устройств.

Битрикс не подходил по понятной причине: сотрудник просто мог нажать кнопку на телефоне и отметить, что пришел на работу, находясь в другом месте.

Первый вопрос, который я пытался решить: “Как понять, что сотрудник пришел в офис?” И первый ответ — геоданные. Но выяснилось, что проверять их через мобильное приложение - не просто (некорректно работают в помещении + увеличивают расход батареи).

Так мы пришли к точке доступа Wi FI. По сути, если сотрудник поймает ее с улицы, то он будет уже близок к рабочему месту. Оставалось решить вопрос подделки точки доступа, но и тут все просто: необходимо проверять MAC-адрес, его подделать сложней.

При запуске было много проблем. Моя любимая история: как наше, уже готовое приложение убили очередные обновления Андроид, запретив проверять устройств MAC-адреса в новой версии. Было удивительно наблюдать, как из-за одного обновления работа шести месяцев улетает в трубу.

Примерно 2 месяца ушло на альфа-тестирование. Основные баги были исправлены и сейчас уже идет второй месяц как мы выкатили бету. На данный момент на все мы потратили примерно 1,6 млн. Из них около 200 000 — это разнообразные тесты по маркетингу. Про них вообще можно отдельную статью написать.

Как настроить TimeJob

Проще простого. Скачиваем, регистрируемся по номеру телефона и добавляем сотрудников из своей телефонной книги. Весь процесс занимает минут 10, кроме смартфона и интернета ничего не нужно. Приложение можно попробовать бесплатно: подключить базовый тариф, добавить до 3 сотрудников и протестировать эффективность на деле.

TimeJob для сотрудников

Меня еще волновал вопрос: не ворует ли приложение время сотрудников? Часто, в погоне за оптимизацией рабочего процесса, руководители навешивают на подчиненных еще больше лишних обязанностей. Я долгое время тестировал одну всем известную CRM: сотрудникам было неудобно, они тратили кучу времени, чтобы отметить начало/завершение задачи. Но над TimeJob работали вместе. Вместе решали каким должно быть приложение. Поэтому все элементарно. Пришел на работу — отметил, ушел — отметил, рамки перерыва обозначил. Обмануть приложение нельзя — оно координируется с рабочим Wi-Fi. TimeJob — приложение, сделанное сотрудниками для сотрудников.

Личный опыт тестирования приложения

Приложением пользуюсь сам. Тестировал на своей команде, время на обучение тратить не пришлось — все элементарно.В процессе эксплуатации столкнулись с проблемой: сотрудники забывали отметить начало рабочего дня, но мы решили этот вопрос — добавили своевременное оповещение.

Рабочий процесс теперь действительно оптимизирован: времени на контроль уходит минимум, опозданий стало меньше, приложение работает корректно, сроки не срываем, а я уверен, что плачу за рабочее время.