Не нужно искать принтер: сервис подписания договоров без распечатывания

Ситуация: вам нужно арендовать квартиру в другом городе, вы решили сделать это через агентство недвижимости. Обычно это подразумевает, что по приезду нужно встретиться с агентом по недвижимости или даже подъехать в агентство в рабочее время, подписать кучу бумаг и только потом ехать в арендованное жилье. В лучшем случае — встретиться с агентом на выбранной квартире и подписать все бумаги там, прежде чем вам дадут остаться одному и отдохнуть.

Но только если агентство не подключило безбумажный документооборот.

Темпы перехода на электронное делопроизводство в последние годы крайне ускорились. Благодаря быстрому развитию смартфонов цифровизация в быту происходила быстрее, чем в бизнесе: в повседневной жизни смартфон заменил ключи, карты и визитки. Но при заключении договоров, подписании бумаг при заказе услуг или серьёзных покупках во многих ситуациях по-прежнему сохраняется бюрократия — с распечаткой договоров, ручной подписью, печатями, а иногда и отправкой курьером или по почте. Объём бумажного документооборота при взаимодействии с организациями выглядел всё более массивным на фоне облегчения, которое в быту приносила цифровизация. Но теперь в отношениях бизнеса и клиента начинается долгожданная революция в бюрократии.

Электронный документооборот — это возможность электронно подписывать документы по защищенным каналам связи. Главным условием электронного документооборота является юридически значимая электронная подпись.

Безбумажный офис F.Doc* — это сервис для подписания документов с клиентами — физическими лицами в электронном виде. Он упрощает, облегчает и ускоряет заключение договоров, подписание документов как со стороны бизнеса, так и со стороны клиентов, освобождая от необходимости возиться с бумажками в прямом смысле — и при этом не требует от клиентов-физлиц установки никаких приложений.

F.Doc успешно работает с ретейлом, СТО, агентствами недвижимости, турфирмами и в других сферах бизнеса. Сервис интегрирован с популярными CRM-системами** 1С, Битрикс24, CRM-системами Нетикс Трицепс, Realty Ruler и другими отраслевыми учетными системами.

F.Doc запустился в 2022 году — автомобильному дилеру было нужно удаленно оформлять автокредиты. Команда сделала под эту задачу MVP-разработку*** и поняла, что продукт нужен рынку. В 2023 году появился спрос на сервис среди агентств недвижимости, автосервисов, ретейл-компаний, в том числе производителей мебели, окон, дверей и т.д., туристических фирм и других компаний. F.Doc дает возможность подписывать договоры, акты, заявления, справки, заказ-наряды, гарантийные талоны и другие документы в электронном виде с клиентами, которые при этом могут находиться где угодно. Каждый день сервис используют более 3 000 новых клиентов — физических лиц и подключается порядка 50 новых компаний.

Для подписания документов Безбумажный офис F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП). Это самый простой из существующих видов электронных подписей, который тем не менее пригоден для создания юридически значимых документов.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это подпись с использованием кодов, паролей, и иных способов подтверждений создания электронной подписи определенным лицом. Юридическая значимость ПЭП обуславливается подписанием соглашения об электронном документообороте (ЭДО) и согласия на обработку персональных данных. С ПЭП можно подписывать:

• Предварительный договор купли-продажи
• Договор найма/аренды жилого помещения
• Документы для медицинской страховки/страховки от невыезда за границу
• Документы для автостраховки
• Лист бронирования
• Гарантийный талон
• Предварительный заказ-наряд
• Заказ-наряд на работы
• Акт сдачи-приемки
• Акт оказания услуг/выполненных работ

Она может применяться как в B2C****, так и B2B*****. Легка в получении, проста в использовании. Минус ПЭП — ей можно подписывать не все виды документов: например, нельзя подписывать трудовой договор или накладные.

Неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Для ее использования требуются две уникальные последовательности символов, связанные между собой: ключ электронной подписи (закрытый код) и ключ проверки электронной подписи (открытый код). УНЭП позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Применяется в B2B и B2C, в дополнение к списку документов для подписания ПЭП ей можно подписывать ещё и трудовой договор со стороны работника.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Используется в B2B и B2C юридическими лицами, ИП и самозанятыми. Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате, и для создания и проверки которой используются соответствующие законам Российской Федерации средства — как правило, специальные токены-флэшки.

В дополнение к спискам документов выше, ей можно подписывать трудовой договор (со стороны работодателя) и накладные. Главное преимущество КЭП — это самый надёжный и безопасный метод электронной подписи. Главный минус — сложность в получении токена: его необходимо приобретать отдельно с личным посещением удостоверяющего центра или его агента, сложность настройки компьютера и необходимость в нём каждый раз для использования токена (флэшки) для подписания КЭП; а также необходимость продления сертификата.

Использование УНЭП и КЭП при работе с клиентами-физлицами — вариант взаимодействия, для которого требуется ряд дополнительных действий: клиенту необходимо ехать и получать электронную подпись (кроме того, эти виды подписей бывают платными), заботиться о ее хранении,

Поэтому Безбумажный офис F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП), также имеющую юридическую силу и соответствующую требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Безбумажный офис — замена привычному подписанию документов с клиентами с прочтением и подписанием договоров минус шелестение бумажек как таковых. Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и всегда доступны для компании и клиента.

F.Doc полностью отменяет привычную бюрократию процесса согласования и подписания документов:

• Ускоряет процесс оформления, согласования и подписания документов с физическими лицами.
• Не нужно распечатывать каждый документ, физически встречаться для их подписания, пересылать и ожидать доставки.
• Отменяет расходы на печать, доставку и физическое хранение документов.
• Минимизирует риски потери документов.
• Расширяет географию работы, позволяя заключать договоры и подписывать документы с иногородними клиентами, не открывая там офисов и не ожидая доставки бумажных документов курьером или почтой. Как, например, детский лагерь, который принимает каждый год 700 детей со всей страны.

Еще один из успешных кейсов F.Doc — безбумажный офис для СТО. Представьте ситуацию, когда в ходе ремонта клиентского автомобиля возникала необходимость в замене какой-нибудь детали, не согласованной предварительно — и купить эту деталь можно, например, только под заказ и по стопроцентной предоплате. Как в таких случаях чаще всего поступает СТО? Согласует новые вводные с клиентом в телефонном разговоре, потому что обычно владелец автомобиля не может оперативно внепланово приехать в сервис, чтобы подписать новый или скорректированный документ.

Однако во время передачи машины ситуация может повернуться иначе: клиент возмущен тем, что стоимость услуг возросла. Допустим, по телефону он не расслышал точную сумму или на слух не до конца понял условия замены. Поэтому сейчас не хочет оплачивать данные запчасти и услуги.

Еще бывают ситуации, когда клиенту неудобно разговаривать в момент звонка: он на совещании, в дороге или просто занят. СТО оказывается перед выбором: или делать замену на свой страх и риск, или ждать, когда освободится клиент, а это может обернуться простоем в работе, так как машина уже разобрана и нужно выполнять работу.

Безбумажный офис позволяет избежать подобных ситуаций. Для работы с F.Doc клиенту понадобится только смартфон, при этом скачивать дополнительные приложения ему не придётся.

Три простых шага — и документы подписаны:

• Сотрудник бизнеса готовит документ для подписания и загружает его в F.Doc.
• F.Doc отправляет клиенту бизнеса ссылку на документы по СМС.
• Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ в мобильном браузере и подписывает его нажатием одной кнопки там же.

Для того чтобы начать обмениваться с клиентом электронными документами, необходимо подписать с ним соглашение об электронном документообороте, а также получить от клиента согласие на обработку персональных данных. Подписание соглашения является обязательным условием для признания документов юридически значимыми.

Оформить и подписать соглашение об электронном документообороте и согласие на обработку персональных данных можно тоже онлайн (но можно и на бумаге).

F.Doc предусматривает разные сценарии взаимодействия с документами:

• В случае несогласия с содержанием документа клиент может отправить свои комментарии компании через сервис и указать причину несогласия или обозначить ошибки и опечатки, допущенные в тексте.
• Если сотрудник сам обнаружит неточность или потребуется внести изменения в условия, то необходимо будет аннулировать документ.
• Подписанный документ можно аннулировать только по согласованию всех сторон подписания.

Подключить F.Doc можно, оставив заявку на сайте. На сайте доступна демоверсия.

Erid Kra23wEHQ

Реклама. Правообладатель, Рекламодатель ЗАО «ЦЦС», местонахождение: 630055, г. Новосибирск, ул. Мусы Джалиля, д. 11, кабинет 309, ОГРН 1025403189602. Услуга предоставляется в соответствии с Правилами использования программы для ЭВМ «Безбумажный офис F.Doc», текст представлен на сайте fdoc.ru. 6+