Как спланировать мероприятие во время пандемии?

Новые реалии, в которых нам всем приходится жить, ввели тренд на камерные и семейные мероприятия. Но по собственному опыту могу сказать, что на самом деле количество больших проектов ничуть не сократилось. С момента начала пандемии в нашем агентстве Feerique мы не видим существенной разницы в количестве приглашенных на мероприятие. Те, кто хотел устроить большой праздник — не отказывают себе в этом. Однако появились многочисленные меры предосторожности, такие как рассылка экспресс ПЦР-тестов гостям накануне торжества — это уже никого не смущает.

С чего начать планировать мероприятие?

Первый шаг, который необходимо сделать, если вы решили что-то отпраздновать, — оценить масштаб предстоящего мероприятия. Тогда сложится понимание, нужна ли вам в этом помощь профессионалов или же вы будете делать все самостоятельно. Если вы решили обратиться к профессионалам, то здесь очень важно найти людей не только компетентных в своей сфере, но и близких вам по духу и мышлению. Частные ивенты — это всегда очень личное, и здесь необходимо полное доверие друг другу, тогда результат будет гораздо выше всех ожиданий.

Какая цель мероприятия?

Чтобы добиться максимального эффекта нужно определиться с целью мероприятия. Если задача подарить новый гостям экспириенс, то нужно вложиться в концептуальную проработку мероприятия. Если задача просто классно провести время и сблизить всех гостей, то нужно продумывать смысловое наполнение таким образом, чтобы присутствовали важные эмоциональные точки. Текущий формат наших мероприятий можно назвать гибридными, то есть это смесь ужина и вечеринки, когда мы даем гостям значительно больше свободы, чем они привыкли видеть на подобном мероприятии. Мы не ставим жестких правил, а скорее ведем всех через мероприятие, создавая контент, основанный в первую очередь на гостях и главных действующих лицах. Приглашенные артисты являются только дополнением, а не основой мероприятия. Так же работают и различные интерактивные детали, всегда нужно понимать зачем вам нужен тот или иной элемент, а не просто делать то, что делаю все. Мы за осмысленность и продуманность, только так получаются действительно классные и запоминающиеся вечеринки. Ну и конечно самое главное - это люди.

Когда начать планировать свадьбу/день рождения?

Если вы планируете свадьбу, то комфортным временем подготовки будет от 2 до 6 месяцев – этого вполне достаточно, чтобы все организовать. Если же вы планируете что-то масштабное или хотите отпраздновать в конкретной локации или у определенных подрядчиков, то лучше начинать за 6-9 месяцев. В таком случае, возможностей и выбора у вас будет гораздо больше, и уж точно не придется выбирать «из того, что осталось». Если речь о другом частном мероприятии: дне рождения, юбилее, просто вечеринке, то можно начинать подготовку за 2-3 месяца – этого времени должно хватить, чтобы все успеть и нигде не торопиться.

Конечно, в нашей практике были случаи, когда большие и яркие праздники создавались и за 1-2 недели — все сильно зависит от задачи и вовлеченности самого клиента.

Как позаботиться о безопасности на ивентах?

Сейчас при проведении мероприятия вопрос о ПЦР-тестах для команды и гостей уже считается правилом хорошего тона. Мы под каждое мероприятие готовим для гостей подробную информацию по текущей ситуации с ковидом и про то, какие меры будут соблюдены на мероприятии. Вся команда в обязательном порядке должна иметь при себе отрицательный результат ПЦР-теста. Что касается гостей, то у нас есть опыт рассылки тестов заранее и проведение экспресс-тестов в день мероприятия. Эти меры нужны для спокойствия и комфорта гостей и наших клиентов — такова текущая ситуация.

Ну и конечно, мы просим гостей быть благоразумными и не приходить на праздник в случае плохого самочувствия. Что касается того, на кого ложатся расходы за тестирование — это зависит от клиента и постановки вопроса, но чаще всего расходы за гостей на себя берут клиенты. А в рамках команды ситуация уже иная, так как это условия для нашей текущей работы, плюс — очень многие уже имеют сертификаты о вакцинации и отрицательные пцр-тесты на руках.

Как составить договор с подрядчиком мероприятия?

После того, как вы нашли подрядчика, который будет помогать вам в организации мероприятия, необходимо грамотно составить договор и обговорить все нюансы. Важно заранее проговорить с каждым подрядчиком и партнером ситуацию отмены/переноса мероприятия и прописать эти условия в договоре, чтобы обе стороны понимали эти пункты одинаково. По нашей практике сейчас все подрядчики и локации идут навстречу клиенту в этом вопросе и готовы обсуждать переносы с сохранением предоплаты. Главное, проконсультироваться с юристом и правильно прописать все условия в договоре — тогда проблем не возникнет.

Где лучше праздновать?

Что касается места проведения праздника, то если речь идет о поздней весне, лете или ранней осени — всегда лучше иметь возможность выйти на улицу, будь то веранда, крыша или балкон. Гости всегда тянутся на свежий воздух, поэтому лучше дать им такую возможность, плюс ко всему это еще одна зона активности, где можно подготовить для гостей интересные сюрпризы или тайм-киллеры. Да и сейчас подход к организации пространств на вечеринках сильно изменился, это уже давно не просто застолье, скорее даже наоборот: много зон активности, точек интереса, развлечений и зачастую изменение пространства, чтобы подарить гостям новые эмоции на мероприятии.

О чем еще стоит позаботиться?

Если кто-то из ваших гостей, не сможет присутствовать на празднике, то лучше организовать возможность подключиться к мероприятию онлайн. К сожалению, частные праздники перенести полностью в digital-формат вряд ли возможно, так как это близкое, по факту, семейное событие. Но для тех, кто по каким-то причинам не сможет быть с вами в этот день, онлайн-формат — классное решение. Вы можете сделать трансляцию или вести инстаграм в live-режиме с постоянными прямыми эфирами, рилс и тд. Так отсутствующие гости смогут разделить с вами этот день, даже находясь на расстоянии.

Все фото материла сделаны на мероприятиях, организованных после начала пандемии COVID-19.