Успеть и не сгореть: главные принципы выживания в многозадачном режиме

Такое уж время: коммуникации активно переходят из почты в мессенджеры, чатов в них становится всё больше, а ожидаемое время на ваш ответ со стороны коллег и клиентов - всё меньше

Ниже - свод правил и рекомендаций, которые подтвердили свою эффективность на моём личном опыте и позволяют делать больше важных задач без потери здоровья и работы в выходные. Сейчас я заместитель CTO в продакшене из почти 100 сотрудников - поле для экспериментов, так сказать, имеется :)

Общий контекст для формирования подхода

На мой взгляд, важно начать с осознания: никакой многозадачности не существует - это миф. Наш мозг плохо приспособлен к многозадачности: у кого-то так не получится работать вообще, у кого-то - получится, но мозг очень быстро потратит всю энергию

К многозадачности так же можно отнести более реалистичную её версию для человека: быстрое, но последовательное, переключение между задачами - именно это, на самом деле, чаще всего подразумевают под многозадачностью, если речь не заходит об актёрах циркового представления

Как вы почувствуете, что ваша энергия на исходе: в первую очередь, сильно ухудшается способность фокусироваться на конкретной задаче долгое время. Ваше внимание и мысли начинают постоянно "улетать" в сторону, не связанной с задачей: захочется посмотреть любимые каналы на ютубе, полистать ленту в соцсетях

Ок, положим, что многозадачности - не существует. Какой выход? Судя по тонне прочитанных мной книг по тайм-менеджменту и личному опыту - только один: нужно научиться выстраивать условия, в которых она не потребуется. Тем самым, вы сможете разгрузить ваш мозг от постоянного потока информации и эффективно распределять энергию для важных задач в течения дня

И так, список правил и рекомендаций, которые остались в моём арсенале с течением времени:

1) Нужно ежедневно "выгружать" задачи из головы на бумагу или электронный носитель: вести список дел на день, неделю, месяц. Наш мозг в моменте - как оперативная память компьютера: что будет, если открыть много программ одновременно? правильно, всё начнёт тормозить! в самых запущенных случаях помогает только полная перезагрузка компьютера - лучше не доводить себя до такого состояния

2) Начинайте свой день с просмотра списка задач, его актуализации - допишите, что не успели, и определите 3 - максимум 5 наиболее важных задач на сегодняшний день

Если вдруг все задачи кажутся вам неотложными, спросите себя: "Что самое худшее произойдёт, если сегодня я не сделаю эту задачу?" Если мир не обрушится - смело переносите на другой день

3) Если задача будет сформулирована сложно и вам не будет за пару секунд очевидно, с чего начать её выполнение - мозг начнёт её откладывать, и будет дан старт такому известному явлению как прокрастинация

Вывод: пишите понятные и конкретные задачи: например, используя технику постановки задач SMART.

Приведу пример:

"Увеличить продажи" - плохо

"Увеличить годовой объём продаж на 20 % к январю 2023 г. за счёт увеличения среднего чека" - сильно лучше, но всё ещё есть, куда расти: хорошо бы разбить эту сложную задачу на десяток более простых подзадач

4) Отключите все мгновенные уведомления на компьютере и телефоне - они постоянно отвлекают и растрачивают ваше внимание. Вместо этого, настройте запланированные уведомления: например, чтобы уведомления из почты приходили все разом, но только каждые 2 часа

Сначала это очень непривычно: возникает постоянное ощущение, что упустишь что-то важное, но поверьте - это иллюзия. Если у кого-то возникнет действительно важный вопрос - вам позвонят на телефон. Я так и написал в своём профиле во всех мессенджерах: "В случае срочных вопросов - звоните"

5) Введите в свой график осознанное прерывание от работы: например, каждый час вставайте из-за компьютера и делайте перерыв на 15 минут

Совет, безусловно, актуален для сидячей офисной работы: если вас вдруг жизнь припёрла так, что приходится собственноручно разгружать вагоны, пока ожидается решение о финансировании вашего стартапа - лучше в этот перерыв посидеть, конечно

6) Следите за порядком на рабочем столе, оставляйте минимум вещей. Знаю много опытных руководителей, которые любят творческий хаос, но лично я пока не понял, как это работает - видимо, тут всё индивидуально

7) Музыку при интеллектуальной деятельности лучше слушать без слов, потому что слова вынуждают мозг обрабатывать информацию, что, опять же, сказывается на вашем "ресурсе"

Обычно ввожу в поиск в Spotify что-то вроде "Deep focus" или "Beats for work"

8) При планировании дня используйте Правило 60/40:

60% - запланированное время

40% - свободное (незапланированное): чтобы был запас по времени, если выполнение запланированных задач затянется или, например, на случай возникновения пожаров

9) По моим наблюдениям, очень частая ситуация, когда коллеги постоянно забивают вам календарь встречами: вы оставляете свободными 30 минут на обед и, как по заказу, именно туда вам закидают очередную встречу и вы получаете 4-5 часов встреч без перерывов, после чего оказываетесь в таком состоянии, что рабочий день можно спокойно завершать - ничего полезного вы уже не сделаете

Выход: понаблюдайте, в какое время дня вы наиболее продуктивны и сфокусированы, и забронируйте это время в календаре встречей с самим собой

Вместо вывода

Напишите в комментариях о ваших способах выживания в многозадачном режиме. Особенно, если он не упомянут в статье и доказал для вас свою эффективность на практике - буду рад протестировать на себе