Управление изменениями или change management

Управление изменениями или change management — это понятный, структурированный подход к переходу из “текущего состояния” (процессов, команд, организаций, отдельных единиц) в сформированное потребностью изменений, желаемое “будущее состояние” с минимизацией негативных и максимизацией позитивных результатов изменений.

1. Когда применяется управление изменениями?

2. Для чего управлять изменениями?

3. Алгоритм проведения изменений

4. Управление рисками

5. Примеры рисков

6. Когда применяется управление изменениями?

7. Заключение

Следуя рекомендациям, описанным в статье, руководители проектов и команд, смогут получить представление о том, как более эффективно справляться с изменениями и достигать желаемых результатов благодаря четкой и плавной реализации.

Начнем!

Все процессы (изменения), которые имеют:

1. Конкретную цель;

2. Временные рамки;

3. Ограниченные ресурсы;

4. Уникальность (хотя бы для команды, которая реализует процесс),

можно отнести к проектам. Реализация проектов так или иначе инициирует изменения либо создание новых процессов.

Управление изменениями необходимо в различных ситуациях, включая такие как:

1. Изменение законодательства: Эти изменения могут касаться различных аспектов деятельности компании: ЕГАИС, налоговой политики, трудового законодательства, охраны труда, экологии и т. д. Они зачастую требуют оперативной адаптации бизнес-процессов и корректировки существующих норм и процедур.
2. Изменение экономической ситуации: Экономические изменения, такие как инфляция, рецессия, изменение валютных курсов, повышение цен на ресурсы или кризисы (например, санкции), требуют пересмотра стратегий и процессов компании.
3. Реализация проектов: Внедрение новых процессов или модулей. Если реализация повлияет на работу людей и текущие процессы, адаптацию необходимо своевременно спланировать.
4. Внедрение новых технологий: При переходе на новое программное обеспечение или оборудование требуется подготовка сотрудников и адаптация текущих процессов.
5. Изменение организационной структуры: При слияниях, поглощениях или реорганизации важно управлять изменениями, чтобы минимизировать сопротивление и обеспечить плавный переход.
6. Изменение бизнес-процессов: При оптимизации или автоматизации процессов необходимо убедиться, что все сотрудники понимают новые процедуры и готовы к ним.
7. Культурные изменения: При изменении корпоративной культуры, например, при переходе на более гибкие методы работы, важно поддерживать сотрудников и объяснять преимущества изменений.

В общем, все случаи, которые влекут за собой изменение действующих или создание новых процессов, нуждаются в управлении изменениями.

Эволюционно, изменения — это стресс. Нужно приспосабливаться, и если нет четкой логики действий, то человек воспринимает изменения как дополнительные энергозатраты, или угрозу. Он либо начинает приспосабливаться ко всему подряд, совершая много лишних или неправильных действий, либо отвергает изменения (если у него есть такая возможность — например, сменить организацию).

Пример: В организации автоматизировали и увеличили выпуск определенной детали для оборудования. Хотя это и приводит к увеличению производительности, без управления изменениями возможны непредвиденные последствия:

1. Увеличение запасов этих деталей может привести к частичной заморозке рабочего капитала ( если остальных деталей для сборки не начали больше выпускать, или не подготовили персонал).2. Увеличение брака, поскольку контроль качества потребует дополнительных ресурсов.3. Увеличение мест хранения новых деталей.

Таким образом, качественный замысел может привести к непредвиденным рискам, если соответствующие службы не проинформированы. Важная задача при реализации изменений — подготовить людей и процессы.

В мире, где изменения происходят с высокой скоростью, умение управлять ими становится ключевым навыком для успешного проектного менеджмента. Понимая, как работать с изменениями и как ими управлять, мы можем прогнозировать значительную часть рисков, как положительных, так и отрицательных.

Управление изменениями — это важный аспект успешного проектного менеджмента. В условиях постоянных изменений в бизнес-среде, организациям необходимо адаптироваться и эффективно управлять процессами изменений.

Естественно, процессы на различных предприятиях, компаниях, производствах могут быть уникальными. Ниже представлен общий алгоритм по управлению изменениями.

Процесс управления изменениями можно разбить на несколько этапов:

1. Идентификация изменений: Определение процессов, на которые повлияют изменения. Необходимо понять, что именно изменится и как это отразится на других процессах.

2. Анализ заинтересованных сторон: Определение участников и заинтересованных сторон, затронутых изменениями. Важно учитывать, что не все участники поддержат изменения. Анализ поможет понять, кто поддерживает изменения, а кто может оказать сопротивление.

3. Оценка влияния изменений: Оценка всех предстоящих изменений (включая ресурсы, сроки, бюджет). Оцениваем как CAPEX, так и OPEX. Лучше всего проводить оценку с поддержкой экспертов от заинтересованных сторон.

4. Планирование изменений: При поддержке экспертов (от заинтересованных сторон), разрабатываем детальный план изменений, включая временные рамки, ресурсы и ответственных лиц. План должен учитывать возможные риски и способы их минимизации.

5. Утверждение изменений (коммуникации): Информируем заинтересованные стороны о предстоящих изменениях. Объясняем причины изменений и ожидаемые результаты, чтобы повысить уровень поддержки. Утверждаем изменения. Получаем согласование всех ключевых участников.

6. Обучение и подготовка: Обеспечиваем сотрудников необходимыми знаниями и навыками для успешного внедрения изменений. Организуем тренинги, семинары и другие формы обучения. Назначаем «амбассадоров» измененных (новых) процессов — сотрудников, которые будут помогать коллегам в адаптации.

7. Внедрение изменений: Реализуем изменения в текущих процессах, и сформированных «новых» процессах. Обновляем документацию, обучающие материалы команды, и адаптируем процессы. Отдельно, определяем период, который необходимо сопровождать изменённые/новые процессы, для качественной интеграции.

8. Мониторинг изменений: Отслеживаем результаты изменений и их влияние на реализованный проект, а также на текущие процессы. Обеспечиваем внедрение изменений эффективно и в соответствии с ожиданиями. Важно внимательно следить за результатами внедрения изменений и их влияния на организацию. Собираем обратную связь от сотрудников и заинтересованных сторон.

9. Закрытие изменений: Оцениваем успешность внедрения изменений и документируем "уроки", извлеченные из процесса. На этом этапе собираемся с командой и обсуждаем что прошло хорошо, что могло пройти лучше, если бы мы учли "что-то"… Эта ретроспектива необходимо для развития команды, и подведения итогов того, что команда выросла и стала еще более опытная.

Эффекты от применения алгоритма управления «изменениями»:

Положительные результаты:

Измененные процессы останутся эффективными или станут лучше функционировать. Новые процессы интегрируются в общий бизнес-процесс с реализованной, запланированной ценностью.
Сотрудники быстрее адаптируются к изменениям благодаря обучению, понятному процессу и поддержке.
Улучшится координация между командами, проекты будут выполняться более эффективно.
Повысится удовлетворенность сотрудников, так как система работы с изменениями упростит их адаптацию и снизит вероятность реализации потенциальных рисков.

Трудности, которые можно избежать через управление изменениями:

Сотрудники могут сопротивляться изменениям из-за непонимания нового процесса. Эффективное управление изменениями и поддержка позволяют большинству сотрудников адаптироваться.
Процессы не "сломаются" и не утратят свою эффективность, поскольку они были адаптированы к изменениям.

Управление рисками — важный аспект управления изменениями. Риски могут возникнуть на любом этапе проекта и повлиять на его успех. Рассмотрим основные типы рисков:

1. Стратегические риски: Связаны с изменениями в бизнес-стратегии или внешней среде, например, выход нового конкурента на рынок.
2. Операционные риски: Возникают в процессе реализации проекта, например, проблемы с поставками или нехватка ресурсов.
3. Финансовые риски: Связаны с изменениями в бюджете проекта, например, непредвиденные расходы.
4. Технические риски: Возникают из-за проблем с технологиями или инструментами, например, сбой в работе программного обеспечения.
5. Человеческие риски: Связаны с изменениями в команде проекта, например, уход ключевых сотрудников.

P.S. Риски бывают как отрицательные, так и положительные)

Примеры рисков:

Стратегический риск: Компания изменила стратегию продаж, не учтя реакцию клиентов, что привело к снижению продаж.
Операционный риск: Поставщик не выполнил заказ вовремя, что задержало проект.
Финансовый риск: Увеличение цен на материалы привело к превышению бюджета.
Технический риск: Внедрение новой системы управления проектами оказалось сложнее, чем ожидалось.
Человеческий риск: Уход ключевого сотрудника привел к потере знаний и навыков.

Существует несколько методологий, которые могут помочь в управлении изменениями:

ADKAR: Модель, основанная на пяти этапах: осознание, желание, знание, способность и подкрепление. Она помогает управлять изменениями на уровне индивидуального поведения.
Kotter's 8-Step Process: Восьмиступенчатый процесс, который включает создание чувства срочности, формирование коалиции, разработку видения и стратегии, а также внедрение изменений и закрепление их в культуре организации.
Lean Change Management: Подход, сочетающий элементы управления изменениями с принципами бережливого производства. Фокусируется на быстром тестировании изменений и получении обратной связи.
Agile Change Management: Методология, основанная на принципах Agile, предполагающая гибкость и адаптивность в управлении изменениями.

💬Эта статья основана на практике, и наблюдениях. Управление изменениями для меня — это логичный процесс. Все, что мы оцифровываем, описываем и понимаем, так или иначе помогает нам лучше адаптироваться к изменениям и встречать их без шока и стресса.

Управление изменениями — это неотъемлемая часть управления проектами, требующая внимательного подхода к рискам и четкого алгоритма действий. Эффективное управление изменениями позволяет организациям адаптироваться к новым условиям и достигать поставленных целей. Использование методологий управления изменениями может значительно повысить шансы на успех и снизить вероятность негативных последствий.

🖋Если в какой то части, или в целом не согласны со статьей, готов обсудить в комментариях, либо пишите в ЛС ТГ Кожевников Степан

Управление изменениями или change management

Статья включает следующие блоки:

Когда применяется управление изменениями?

Для чего управлять изменениями

Алгоритм проведения изменений:

Управление рисками

Методологии управления изменениями

Заключение