Налоговая отчётность и самозанятые: инструкция
Рассказываем, какую налоговую отчётность сдаёт предприниматель и как зафиксировать в ней самозанятых.
Бизнес обращается к самозанятым по двум причинам: простота взаимодействия и оптимизация налоговой нагрузки. Только не все ИП знают, как вносить данные о плательщиках НПД в налоговую отчётность. Составили инструкцию в таблицах для предпринимателей.
Зачем нужна налоговая отчётность
Бизнесмен должен предоставлять актуальную налоговую отчётность, то есть передавать ФНС налоговые декларации, налоговый расчёт авансового платежа и другие документы, отражающие данные об исчислении и уплате налогов.
Перечень зависит от режима налогообложения, наличия наёмных работников и вида деятельности, выбранного предпринимателем. ИП с сотрудниками сдают больше сведений в ФНС и Социальный фонд, платят страховые взносы и НДФЛ за работников.
Если бизнесмен не ведёт деятельность, но обеспечивает штат, отчётность всё равно придётся сдать. Простой и отсутствие прибыли не освобождают от ответственности (ст. 119 НК РФ).
ОСНО: надо отчитываться ежеквартально по нулевой декларации НДС до 25 числа месяца, идущего за отчётным периодом, и 3-НДФЛ не позднее 30 апреля.
УСН: следует сдавать нулевую декларацию не позднее 25 апреля года, следующего за отчётным.
Патент: отчитываться как на УСН или ОСН, т. к. патент – это дополнение.
ЕСХН: надо представлять нулевые документы до 25 марта.
АУСН: отчётность автоматическая и ежемесячная.
Если бизнес с сотрудниками, то ИП ежеквартально сдаёт нулевые РСВ и ЕФС-1 по взносам на травматизм, а также ежегодно – по взносам по трудовому стажу.
Важно, чтобы все сведения оставались в архиве ИП/ООО в течение нескольких лет, так как налоговики могут инициировать проверку даже после снятия с регистрационного учёта. Поэтому советуем вести архив.
Что сохранить для налоговиков:
- первичку,
- данные из кассы,
- банковские выписки,
- кадровые документы,
- документы о расходах,
- договоры с контрагентами.
Кто должен вести налоговую отчётность
На предприятиях налоговый учёт обычно ведёт бухгалтерия. Не у всех бизнесменов, в особенности у малых и средних, есть возможность обеспечить бухгалтерский штат, поэтому ИП разбираются в тонкостях отчётности самостоятельно.
Что сделать для отчётности:
- Первичный расчёт доходов и расходов для определения налоговой нагрузки.
- Выбрать налоговый режим: основной (ОСНО) или специальный (УСН, ЕСХН, ПСН, НПД, АУСН). Это необходимо для распределения налоговой нагрузки.
- Изучить налоговую отчётность выбранного режима на официальном сайте ФНС.
- Решить вопрос со штатом: нанимать сотрудников или работать с самозанятыми.
- Узнать налоговый календарь выбранного налогового режима, чтобы вовремя платить налоги.
- Выстроить бухгалтерское обслуживание на ОСНО и УСН: взять бухгалтера в штат или из аутсорс-компании. На простых режимах ИП может вести бухучёт самостоятельно.
- Вести документооборот и завести архив (что именно надо сохранять — описали выше).
Виды отчётных документов
В таблице собрали виды отчётных документов, которые индивидуальные предприниматели подают в налоговую службу и Социальный фонд России.
Отчётность в ФНС
Отчётность в СФР
Разделы и подразделы ЕФС-1
На общей системе налогообложения (ОСНО) все предприниматели сдают декларации по НДС и 3-НДФЛ. ИП, уплачивающие единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН), сдают только декларацию по ЕСХН.
Предприниматели предоставляют налоговикам 6-НДФЛ не позднее 25 дней после отчетного периода и не позднее 25 февраля за предыдущий год. РСВ надо подавать в течение 25 дней после отчётного периода, а персонифицированные сведения о физлицах каждый месяц.
Всем ИП, которые содержат штат на трудовых договорах или соглашениях ГПХ и ГПД, надо сдавать документы в Социальный фонд России, а именно — отчёт ЕФС-1. При этом сроки предоставления данных зависят от кадровых событий: приём, перевод, увольнение, присвоение работнику новой профессии, переименование бизнеса и др.
На каких режимах нужно вести отчётность
Индивидуальный предприниматель выбирает, на каком налоговом режиме работать. В России действует один общий (ОСНО) и четыре специальных. Не все системы налогообложения подразумевают одинаковую отчётность:
- ОСНО — НДС, 3- НДФЛ, транспортный, земельный или водный налог (зависит от особенностей бизнеса)
- УСН — декларация УСН
- АУСН — декларация по ввозному НДС, если есть импорт товаров из ЕАЭС, форму ЕФС-1
- ПСН (патент) — 6-НДФЛ, РСФ, ЕФС-1, персонифицированные сведения
- ЕСХН — декларация по ЕСХН
При этом бизнесмен может комбинировать разные налоговые режимы. Например, УСН, ОСНО, ЕСХН с патентом. Нельзя совмещать ОСНО + УСН, ОСНО + ЕСХН, УСН + ЕСХН, ПСН + УСН по одинаковым видам деятельности.
Как и когда передавать данные о самозанятых
Рассмотрим ситуацию, когда работа с самозанятым организована по всем законодательным нормам: заказчик заключил договор гражданско-правового характера с исполнителем, который после выполнения услуг/работ предоставил чек. В этом случае ИП должен отражать самозанятого в налоговой отчетности, но частично.
То есть заказчику следует учесть данные только в трёх декларациях: ЕСХН, УСН «Доходы минус расходы» и 3-НДФЛ (письмо Минфина и ст. 264 НК РФ). В таблице уточнили условия для описанной ситуации.
Необходимость учёта физических лиц, применяющих НПД, в предпринимательской налоговой отчётности зависит от определённых случаев. Например, персонифицированные сведения и данные в декларациях по налогу на прибыль и УСН с учётом договора ГПХ надо отражать, если самозанятый утратил статус.
В таблице ниже смоделировали возможные случаи и указали алгоритм отражения физлиц на НПД в отчетности ИП:
Налоговая отчётность – процесс, за которым необходимо строго следить. Предпринимателям следует внимательно изучать нормативные акты, особенности сотрудничества с самозанятыми и обновления законодательной базы, чтобы избежать претензий и предписаний ФНС.