Советы от секретарши: как составить деловое письмо? А если на английском?
Я работаю делопроизводителем уже несколько лет. Есть огромный опыт и хочется не просто заниматься рутинной работой, а делиться с другими. Друзья подсказали завести небольшой бложик. Надеюсь на первый подписчиков. Если вам моя писанина не понравится, то напишите в комментах почему, я постараюсь сделать так, чтобы все было идеально.
Заранее прошу прощение, я не писатель и не литератор, всего лишь HR-менеджер и по совместительству секретарь на службе своей компании. :)
Итак.
Деловые письма могут быть в классическом и электронном формате. Они необходимы для запроса информации, проведения транзакций, а также в процессе устройства на работу или же при сотрудничестве с контрагентами.
Деловая переписка отличается уважительным тоном, лаконичностью и четкостью. Соблюдая основные правила составления и форматирования делового письма есть возможность организовать эффективное общение.
Обязательные части делового письма
Классическое деловое письмо включает в себя несколько частей. Оформление каждого раздела подчиняется своим правилам:
- Введение включает в себя приветствие и обращение. В том случае, если это начало переписки, можно сразу указать основную тему сообщения в кратком формате.
- Тело. Это основа письма, в котором формируется суть дела. Здесь может быть разный объем в зависимости от детальности изложенного материала. В большинстве случаев это несколько абзацев.
- Заключение. Формируется призыв к действиям, предложение о сотрудничестве, кратко резюмируется основной смысл тела письма.
Необходимо учитывать, что во введении и заключении допускается только лишь 1-2 предложения. При подписи делового письма, а также в процессе составления приветствия необходимо пользоваться не только именем, но и титулом, должностью, рационально добавлять «уважаемый» или «с уважением», это правила хорошего тона.
В теле письма важно четко сформулировать причину переписки, раскрыть основную проблему и предложить желаемый исход. Необходимо придерживаться делового стиля речи, избегать фамильярности и составлять содержание с уважением к читателю этой информации.
Правила деловой переписки требуют подписи. Однако, в большинстве случаев готовая форма уже предоставляется инструментами электронной почты, необходимо проверить, чтобы данные не дублировались.
P.S. Буквально сегодня прочитала публикацию в блоге одного автора — Романа и поняла, что пора учить английский. Не стала откладывать и пошла по ссылке, оказалось, что можно учить деловой английский в рабочее время! Уже записалась, завтра первое занятие, по итогам, расскажу!
А мне понравилось. )))) Неплохая статья. Есть к чему стремиться, но в целом, интересно. Лена, только больше о собственном опыте пишите, так интереснее читателям.
Михаил, огромное спасибо за поддержку! Очень рада, честно, боялась, что читателям не понравится. :)
Лена, отмечу, что пишете вы средне, но есть запал и желание делиться. Сейчас это редкость, жду продолжения. Главное — не погружайтесь в тексты-простыни, они точно не для вас.
Артур, ты не прав. А мне очень понравилось. Кратко и с юмором. Где его щас найдешь.
Записки секретарши. :)) Забавно! А о чем будет следующая статья?
Женя, не буду писать, какие у меня ассоциации, но думаю, что окружающие понимают. Тем веселее будет. Подписалась!
Уважаемые читатели, всем большое спасибо, буду стараться и учту ваши замечания. Как раз думаю над темой следующей публикации! А может быть у вас есть предложения? Буду рада.