КЕЙС: ЧАТ-БОТ В СЖАТЫЕ, КАК JPEG, СРОКИ⚡️

Меня зовут Слава и я разработчик. Я пришел к вам на терапию, чтобы поделиться травм... то есть кейсом — о чат-боте, который снится мне до сих пор. Хотя прошел уже почти месяц...

Однажды в рабочем чате меня тегнули в сообщении с молнией⚡

Я похолодел и молниеносно бросился читать. Но оказалось, что речь шла всего-навсего о срочном заказе. Чего я в тот момент не знал — что таких срочных запросов у нас еще не было.

В чем суть.

26 мая в Нью-Йорке должен был стартовать крупнейший в США форум для бизнесменов из Восточной Европы Grand Business Event 2023 (GBE-2023). Для понимания масштаба — на ивент зарегистрировалось более 300 человек, а в лайнапе значилось два десятка спикеров.

На календаре 19 мая, идут последние приготовления, участники и спикеры потихоньку собирают чемоданы. И вот буквально за неделю до события происходит ВНЕЗАПНОЕ: организаторы решают автоматизировать процесс регистрации на мероприятие и навигации по программе.

Как они пришли к этой идее? Создание такого крупного мероприятия оказалось крайне тяжелым и суетным делом: двадцать эксель-таблиц с участниками, сбор оплат, куча бумажек, запросов и пр. Нужно было как-то упростить весь этот процесс.

Как это сделать? Обратиться к нам за разработкой чат-бота. Так они и поступили.

Все оказалось не так просто, как нам показалось с первого взгляда. Доступ участников на конференцию был устроен хитро: билеты с различными тарифами и дополнительные события внутри события — с отдельными билетами по разным ценам.

И все это дело нам предстояло автоматизировать — сделать процесс регистрации участников максимально удобным и интуитивным, а также дать им простой инструмент для навигации по мероприятию.

Но что делать, вызов принят!

Мы в Yep.Агентстве на таких заказах @ съели. Поэтому именно для подобных ВНЕЗАПНЫХ случаев заранее разработали кастомное решение на базе Telegram — гибкий, легко настраиваемый чат-бот для мероприятий.

И зашили в него такие функции:

Вот этот замечательный бот мы настроили под все запросы организаторов GBE-2023. Решили задачу продажи билетов разных тарифов и доступа к дополнительным мероприятиям внутри события. Загрузили в бот программу конференции и информацию обо всех ее участниках, ну и на всякий случай добавили возможность задать вопрос организаторам и спикерам.

В короткий срок мы обучили хостес мероприятия пользоваться приложением для сканирования QR-кода посетителей и сбора необходимой информации о них.

Кроме того, организаторы получили возможность легко вносить изменения в базу данных об участниках, которые мгновенно отображались в системе.

Но мы не ограничились созданием бота. Команда YEP предоставила организаторам онлайн-поддержку на время проведения мероприятия — для решения любых возникающих в моменте запросов.

Несмотря на неприлично сжатые сроки, все задачи, поставленные перед нами организаторами конференции, были решены.

Бот полностью выполнил свою функцию и помог упростить механизмы регистрации и информирования участников обо всех деталях ивента.

Кстати, данные о посетителях, собранные чат-ботом, остались у организаторов. Это позволит им в будущем рассказывать аудитории о новых событиях, минуя спам-фильтры электронных почт и другие препятствия. Анонс придет пользователям прямо в Telegram.

А как прошла сама конференция? Абсолютный успех!

Мероприятие посетило более 400 человек, состоялись десятки выступлений и даже одна масштабная фотосессия на Times Square в центре Нью-Йорка. Организаторы спокойно занимались ивентом и не переживали за операционку — чат-бот снял с них массу задач и освободил кучу времени.

В конце — простая истина. Процесс создания ивента не обязательно должен быть хаосом. Это правда! Мы знаем, как сделать из обычного события качественное, структурированное мероприятие, на котором люди имеют все инструменты для получения нужной им информации о гостях и спикерах. С их помощью они не тратят время зря, а реально общаются с нужными людьми и получают пользу от нетворкинга.

Именно таким и должно быть мероприятие в 2к23 году.

Посмотреть, как это работает на примере Битвы Сырников можно по ссылке

ОТЗЫВЫ