ITерапия: коучинг технологических проектов

По статистике 70% IT-проектов заканчиваются неудачно, а 80% проектных команд сталкиваются с отсутствием единого видения результатов общей работы. Чтобы помочь заказчикам и подрядчикам лучше понимать друг друга, а также экономить деньги и время будущих проектов, интегратор Prime Finance запустил новое консалтинговое направление — PrimeTime. Это пакет из четырех тематических воркшопов и бизнес-игр, которые позволяют участникам по обе стороны контракта подсветить проблемные места проекта на самом старте и привести команды к неожиданным инсайтам. О том, какие проблемы возникают в IT-проектах и как их решать, — рассуждает генеральный директор Prime Finance и коуч PCC ICF Екатерина Махновская.

Как руководитель по внутреннему развитию крупного IT-интегратора я много времени трачу на отстройку внутренних процессов компании, разработку стандартов и систематизацию нашего опыта внедрения проектов. Мы с Дмитрием Шатохиным, руководителем департамента корпоративных проектов PrimeFinance, постоянно анализируем скорость, результаты, ошибки и успехи, и это позволило нам накопить большой объем данных. Этим опытом нам всегда хотелось поделиться с рынком.

Мы более 8 лет работаем в российской IT-индустрии. 80% наших заказчиков — крупные холдинговые структуры. У нас в портфолио больше сотни успешных интеграций для компаний сферы недвижимости, финансов, телекома, ритейла и других отраслей. Как и любая компания, которая одновременно ведет множество проектов, мы периодически сталкиваемся с трудностями, которые уже научились решать. Идея сделать тренинг-синхронизацию, такой расширенный kick off перед стартом проекта, выросла в общем-то из анализа нашего собственного опыта.

Мы стали смотреть, что есть на рынке на эту тему. Оказалось, что есть тренинги на командообразование, на бизнес-мышление, на старт своего проекта, есть стратегические сессии. А вот воркшопа о том, как сделать проект хорошо, как снизить риски конфликтов в команде между ключевыми людьми, как сэкономить время и средства заказчика, разобрать цели каждого участника проектной команды, честно поговорить про страхи и мотиваторы, нарисовать психологические и функциональные портреты ключевых игроков, и все это на самом старте — такого нет. И мы c Дмитрием решили это сделать. Так появилось направление PrimeTime и первый воркшоп SYNC. Своего рода способ корпоративной диагностики всех будущих рисков проекта.

Основная болевая точка всех проектов — отсутствие единого целевого видения итогового продукта, разработки, решения. Боли заказчиков, как правило, начинаются на самом раннем этапе. Как это обычно происходит? У заказчика есть некоторое количество лиц, принимающих решения, со своей иерархией. Один отвечает за бухгалтерию, второй за финансы, третий за производство, четвертый за IT, и так далее. Есть еще руководитель проекта.

У подрядчика тоже выделяются люди по этим направлениям. Этой всей большой команде надо сделать проект. И если это большой многокомпонентный проект, куда вовлечено несколько подразделений заказчика, то как правило 80% времени от него будет потрачено на согласование, и только 20% времени, собственно, на разработку. При этом больше половины времени согласования — займут внутренняя политика и отношения в команде.

Что придумали мы? Перед запуском проекта мы с Дмитрием на один день собираем проектную команду и проводим для них воркшоп SYNC. Это воркшоп-синхронизация, моделирование реальных бизнес-событий проекта в игровом режиме. Какие бывают события? Да как в реальной жизни. Уменьшился бюджет, появились новые вводные, кто-то заболел, кто-то уволился, изменилась внешняя ситуация в мире. Воркшоп позволяет выявить страхи, конфликты, узкие места, в общем все риски, которые обязательно всплывут и могут стоить проекту двух или даже трехкратного увеличения бюджета, срыва сроков, выгорания команды и некачественного результата. Основная цель — узнать и спрогнозировать, как кто себя поведет в боевых условиях. Причем узнать именно на самом раннем этапе, пока проект не стартовал.

Другая частая проблема проектного управления — отношения. Иногда в команду проекта входят люди, между которыми ранее уже возникло напряжение. Это всегда становится видно из нашего воркшопа и по его результатам можно принимать эффективные кадровые решения. Кого-то заменить, передвинуть на другой проект, кого-то дополнительно мотивировать, с кем-то провести беседу. Порой наш воркшоп позволяет вскрыть системные межличностные проблемы в компании, а иногда — даже решить их в ходе самого воркшопа, благодаря посредничеству и медиации с нашей стороны как ведущих.

Еще одна сложность — степень вовлечения заказчика. Если сотрудник является ключевым лицом, принимающим результат проекта, например, это главный бухгалтер, но на все обсуждения рабочих групп он будет отправлять своих заместителей — итоговый результат явно будет отличаться от нужного ему, как бы хорошо его заместители на вкладывались в работу. И проект потонет в доработках. Установочный воркшоп позволяет выявить тех, кто заинтересован в результате и тех, кто будет вставлять палки в колеса.

Другая боль — выгорание сотрудников. Ритм нагрузки в IT-проектах очень высокий. И часто сложные условия труда, отсутствие мотивации и атмосферы доверия в компании приводит к выгоранию сотрудников. Если в проектную команду входят сотрудники с потухшими глазами, на проекте будет соответствующий результат.

Наш SYNC еще и коммуникационный тренинг. Каждый этап воркшопа заканчивается реальным обсуждением, в ходе которого люди учатся доносить свои мысли, отстаивать позицию, слушать и слышать своего собеседника. Это еще и про доверие. Сфера IT в этом смысле очень специфичная. Не все аналитики, например, умеют общаться, да и не во всех компаниях есть культура открытого диалога.

Разумеется, в каждом IT-проекте есть договор, есть, как правило, техническое задание или даже дорожная карта проекта, иногда есть устав проекта, своего рода библия проектного менеджмента. Но, к сожалению, этого всего не достаточно для того, чтобы проект был успешен. Практика показывает, что если стороны дошли до отсылок к договору, значит отношения, скорее всего, испорчены, а значит — упущено время на самом старте, когда можно было предупредить многие риски.

Безусловно, без договора и технического задания нельзя. Но наша многолетняя практика показывает, что главное — не сколько пункты договора (хотя и они очень важны), а способность людей из проектной команды совместно преодолевать трудности, конфликты, справляться с ними, не теряя общую цель из фокуса и идти к ней вместе, несмотря на меняющуюся конъюнктуру и вводные. Этому всему помогает научиться наш воркшоп SYNC.

Ключевой результат, который дает наш воркшоп — возможность для каждого участника проектной команды побыть в тапках другого человека, с другой ролью. Самые яркие инсайты происходят, когда, например, аналитики меняются ролями с бухгалтерами, а менеджеры — с разработчиками. Это в корне меняет восприятие рутинных процессов, сплачивает команду, объединяет ее вокруг общей цели и сводит к минимуму конфликты, основанные на непонимании мотивов друг друга.

По итогам проведенного воркшопа команда заказчика тренинга получает полный расклад по всем участникам будущего проекта, с описанием возможных конфликтных сценариев, болевых точек и слабых мест. На основании этого отчета — можно принимать эффективные кадровые решения.

Помимо воркшопа по синхронизации SYNC, у нас еще есть три продукта, все три мы разработали и ведем совместно с Дмитрием Шатохиным — это бизнес-игра Presale, тренинги Lab и «Внедряй». Presale — это отличный способ прокачки менеджерской команды, которая отвечает за продажи.

Часто менеджеры до конца не понимают продукт, который продают, и это реалии нашего рынка. Цель игры — не только дойти до заключения контракта, но и научиться лучше понимать, что ты продаешь, какие боли есть у заказчиков и как сделать процесс presale более эффективным. Lab — это настройка воронки продаж конкретного заказчика, тут мы прорабатываем каждый этап, смотрим подробно, что мешает увеличению конверсий.

А «Внедряй» — это игровая симуляция всего IT-проекта от и до. Хорошо подходит для компаний, которые никогда не сталкивались с внедрением IT-проектов. Игра может идти несколько дней и это реальное погружение в мир IT. Легкий и безопасный способ узнать, как работают аналитики, как они взаимодействуют с разработчиками, как договариваются с заказчиками.

Преимущество в том, что эти продукты можно использовать как вместе, так и по отдельности. Все продукты — про одно и то же, но с разных сторон. Главное — применить этот инструмент вовремя. Потому что компании всегда тратят деньги на обучение сотрудников. Но некоторые делают это в начале проекта, а некоторые в конце. И в этом разница между успешными и неуспешными проектами.