Что такое жизненный цикл проекта? И почему для PM-а важно знать из каких этапов состоит проект?

Жизненный цикл проекта — это последовательность этапов, через которые проходят проекты от инициации до завершения независимо от их специфики. Этапами часто ещё называют фазами проекта, которые являются набором взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из промежуточных или окончательных результатов проекта.

Четкое понимание этих фаз позволяет менеджерам и руководителям максимально эффективно контролировать проекты. Целью жизненного цикла является создание простой в использовании структуры для руководства и управления проектами.

Жизненный цикл проекта является важнейшим элементом системы управления проектом, поскольку позволяет:

- чётко структурировать процессы подготовки проекта и принятия управленческих решений;

- устанавливать ответственность за промежуточные и конечные результаты;

- определять процедуры своевременного внесения изменений в проект в зависимости от достигнутых результатов.

Существует 5 основных этапов ЖЦП, которые используются во всех проектах вне зависимости от специфики:

Далее рассмотрим каждый этап подробнее и поговорим какие инструменты проектного менеджмента используются в каждом блоке.

В ходе Инициации проекта исследуются предпосылки реализации идеи проекта, оцениваются вводные, цели, требования, делается первоначальная оценка реализации, готовится первичная оценка стоимости проекта.

Инструменты:

- Паспорт/устав проекта/Project charter;

- План управления стейкхолдерами.

Таким образом, этап инициации можно закрывать только после того, как будет подготовлен и согласован с ключевыми стейкхолдерами Паспорт проекта.

На этапе Планирования ведётся детальная проработка всех технических и организационных аспектов реализации проекта, разработка проектной документации, детальных планов и бюджета проекта.

Инструменты:

- WBS проекта;

- Матрица требований;

- Матрица RACI (Помогает определить зоны ответственности команды проекта и стейкхолдеров);

- Scope работ над проектом;

- План-график работ (RoadMap);

- Бюджет проекта;

- План коммуникаций с клиентом и командой проекта (Сommunication plan);

- Оценка рисков (Risk assesment).

Каждый из инструментов выше, после заполнения и проработки, нужно также согласовать со стейкхолдерами проекта.

Основная фаза проекта, в ходе которой создаётся конечный продукт проекта.

Основные управленческие задачи и решения, принимаемые в ходе фазы:

а) привлечение и интеграция исполнителей и ресурсов, необходимых для реализации проекта;

б) анализ и утверждение промежуточных результатов проекта;

в) принятие решение о переходе к последующим фазам реализации или к фазе завершения проекта;

г) принятие решений о внесении изменений в проект и планы реализации.

Инструменты фазы (для данной фазы важно не создавать и согласовывать, а управлять ранее созданными инструментами):

- Управление изменениями;

- Управление стейкхолдерами;

- Управление коммуникациями;

- Управлением План-графиком работ;

- Управление рисками;

- Управление командами;

- Документирование хода реализации.

Этап является самым дорогим и длительным для проекта, поэтому чем лучше будет проведена работа на первых двух этапах, тем проще для PM-а пройдёт стадия Реализации.

Фаза предполагает, что PM-у необходимо постоянно следить за тем, чтобы команда следовала первоначальному плану и выполняла работы в срок. В основном работа направлена на поддержание коммуникации с командой и со стейкхолдерами.

Инструменты ( в основном встречи и мероприятия, которые были зафиксированы в План коммуникаций с клиентом и командой проекта (Сommunication plan)):

- отчёты о ходе проекта/выполнения работ;

- презентации проекта для заказчика, руководителя и других заинтересованных лиц;

- ежедневные стендапы;

- еженедельные или ежемесячные совещания;

- встречи для представления результатов проекта и их обсуждения.

Этап Мониторинга аналогично этапу Реализации будет легче проходить для PM-а, если хорошо была проведена подготовка Инициации и Планирования.

Основными задачами фазы являются выполнение финального тестирования продукта проекта и сдача/приёмка результата проекта с заказчиком.

Инструменты:

- План-график работ (проверить, что все работы были выполнены);

- Архивация проектной документации;

- Передача продукта заказчику с необходимой документацией и инструкциями;

- План передачи и поддержки продукта после передачи

- Закрытие и согласование закрытия с заказчиком.

Завершающий этап, который нужно также проработать тщательно с заказчиком, чтобы не возникла необходимости переорганизовывать проект.

Разделение проекта на пять отдельных фаз, которые называются жизненным циклом проекта, поможет PM-у и команде разумно расходовать время и ресурсы, что повышает шансы на успех проектов любой величины и сложности.

Естественно, существуют разные вариации ЖЦП, но в целом по смыслу особых отличий нет. Не важно как называется конкретная фаза, важно, чтобы менеджер понимал по какому принципу функционирует любой проект.