Как PM-у правильно составить и трекать бюджет проекта

Бюджет проекта — это план затрат на реализацию проекта, необходимых для его исполнения. Бюджет может включать в себя стоимость задач, мероприятий, закупку материалов, выплату зарплат команде проекта, услуг работы сторонних организаций. В конечном итоге основные стейкхолдеры и участники проекта договариваются ориентироваться при работе на план бюджета.

Бюджетирование проекта - это определение стоимости выполняемых в рамках проекта задач и процесс формирования бюджета проекта.

Глобально управление бюджетом проекта стоить разделить на три процесса:

1) Оценка стоимости работ;

2) Разработка бюджета проекта;

3) Контроль бюджета проекта.

Предлагаю дальше рассмотреть каждый процесс отдельно.

Оценка стоимости - процесс получения примерных данных о стоимости работ или ресурсов. Оценки могут уточняться по ходу проекта. Любая оценка стоимости в проекте приблизительная, но по ходу реализации проекта она должна корректироваться и становиться более реалистичной.

Если провести оценку затрат на покупку материалов или услуг, которые предоставляют внешние подрядчики не сложно, т.к. скорее всего уже существует готовый прайс-лист, то для оценки работы сотрудников смежных команд история намного сложнее.

Типы оценок стоимости:

1) Грубый порядок величины. Стоимостные ожидания проекта, находящегося на фазе замысла или идеи ещё до этапа инициации;

2) Порядок величины. Предположительная стоимость проекта, рассчитанные в бизнес-плане или аналогичном документа. Зачастую на этапе инициации можно провести данные расчёты;

3) Бюджетная оценка. Оценка стоимости работ, полученная на основе данных, предоставленных поставщиком и исполнителями работ на этапе планнирования;

4) Точная оценка. Оценка стоимости, включаемая в бюджет при определении окончательной плановой стоимости проекта перед переходом к фазе реализации.

Ниже представлен прекрасный рисунок из книги: "Управление проектами. Полный курс MBA". На картинке можно увидеть уровень погрешности для каждого типа оценки стоимости проекта.

Для точной оценки бюджета проекта PM обычно используется один из нескольких методов:

1) Оценка "Снизу вверх" - оценка больших объёмов работ суммированием оценок, полученных для более мелких составляющих данной работы. Чем более подробно и точно разработана иерархическая структура проекта, тем точнее и корректнее могут быть получены оценки по проекту. (Пример: Чтобы оценить стоимость реализации доработки, которая состоит из нескольких задач для отдела разработки, нужно декомпозировать основную доработку на несколько мелких задач, после чего оценить их, по результату сложить стоимости работ, на выходе сумма и будет общая стоимость изначальной доработки);

2) Оценка "Сверху вниз" - применяется в условиях отсутствия детальной иерархической структуры проекта. Сначала делается укрупненная оценка всего пакета работ, а затем она детализируется и декомпозируется на отдельные элементы. Метод используется на ранних этапах жизни проекта, когда выполнение более точных оценок невозможно.

3) Оценка по аналогии - метод применяется, если проект типовой и компания уже имела опыт реализации схожих работ. Зачастую применяется ко всему пакету работ целиком или используется в комплексе с параметрической оценкой.

4) Параметрическая оценка - метод, при котором для стоимостной оценки используется статистическая зависимость между стоимостью операции и другими параметрами, полученная на основе анализа исторических данных. Зачастую используется в строительных проектах.

Бюджет проекта - основной документ, определяющий плановые стоимости работ. Основные вопросы, на который должен отвечать документ: "Сколько?" , "Что?" и "Когда?".

Важно при подготовки бюджета проекта указывать:

1) Какие работы будут выполняться;

2) В какой срок будут выполнены работы;

3) Какова стоимость работ.

Ниже приведён наглядный пример визуализации бюджета проекта в формате план-графика.

Также зачастую используются более точные модели расчётов бюджета, к примеру, P&L. Такая модель позволяет также показать руководству компании в какие сроки окупится проект вводя в отчёт также показатели прибыли, если проект внутренний и направлен на оптимизацию процессов или если клиент будет платить не сразу, а подпишет сервисный договор.

Даже после разработки и утверждения бюджета проекта менеджеру необходимо следить за расходованием бюджета. PM-у нужно выстроить прозрачную и эффективную систему контроля стоимости проекта и обеспечить своевременное выполнение корректирующих действий для минимизации отклонения от бюджета.

Зачастую на этапе подготовки бюджета, менеджер подготавливает процесс корректировки бюджета в случае необходимости изменения основных параметров проекта (Скоуп работ, стоимость работ, время реализации).

Для этого устанавливается для команды и стейкхолдеров порядок внесения изменений в бюджет. Например, создать форму запроса на изменения и настроить уведомления о новых сообщениях в ней для всех заинтересованных лиц.

Разработка и контроль соблюдения бюджета проекта - важная задача PM-а, исполнение которой определяет уровень компетенции менеджера. Компании всегда хотят получить специалиста, который сможет не только провести корректные расчёты, но и сможет качественно контролировать расходы на реализацию.