Личный кабинет для одного из крупнейших ВУЗов страны

Поступление в высшее учебное заведение - однозначно стресс как для абитуриента, так и для родителей, а процесс подготовки и отправки документов для поступления еще вчера представлялся в виде путешествия в другой город по нескольку раз, обивания порогов университета и очередей на заключение договора.

Но сегодня, благодаря стремлению учебных заведений к цифровизации и упрощению процессов работы с абитуриентами и студентами, достаточно заполнить форму в личном кабинете и выбрать нужный факультет.

Поговорили с Назаром о том, как Iq Dev помогал одному из передовых ВУЗов страны создать единую сеть обмена данных и упростить процесс работы с абитуриентами. Хотим сразу отметить, что этот проект реализовывала большая команда, в которую входили представители клиента, разработчики IQ Dev и разработчики других компаний. Без общей командной работы у нас не получилось бы реализовать проект. За что всем участникам большое спасибо.

О клиенте:

Крупнейший ВУЗ страны (NDA)

Текущая проблематика:

Цели:

Задачи команды разработки:

Клиент изначально был настроен на использование фреймворка Bitrix в качестве единой системы, которая будет использоваться на проекте, тк все филиалы использовали 1С в работе. Оспаривать это решение команда разработки не стала, была согласна, что Bitrix справится с задачей объединения в себе всех процессозависимых систем.

В качестве общения между информационными системами филиалов выбрали RabbitMQ - этот брокер очередей позволит быстро и надежно передавать сообщения (в дальнейшем пакеты сообщений) из одной системы в другую.

Интерфейс для абитуриентов (он же личный кабинет) решили делать в виде web-приложения (bitrix + nuxtJs). Фреймворк nuxtJs - позволит достичь требуемой оперативности системы, а Bitrix помимо прочего будет служить API сервисом для frontend части.

Итак, команда приступила к автоматизации бизнес-процесса. Детально изучив предоставленные клиентом описанные бизнес-процессы и требования к функционалу, команда начала процесс разработки. В ходе работы дополнили функционал личного кабинета от клиента.

Функционал личного кабинета абитуриента должен содержать:

Абитуриент, попав в веб-приложение на сайте ВУЗа - регистрируется, ему открывается возможность подать «Заявление абитуриента» - заполняет большую форму, указывает данные

После ввода корректных данных - отправляет заявление.

Далее система - веб-приложение - отправляет в заведомо созданные очереди брокера очередей RabbitMQ пакеты (данные): пользователь и заявки. Консьюмер 1С - читает пакеты, проверяет их на корректность, сохраняет абитуриента, и сохраняет заявку, передает ее оператору 1С на проверку. Проверку на подлинность предоставленных данных делает сотрудник приемной комиссии.

Если данные не корректны - оператор 1С ставит статус заявки “Требуется доработка” , пишет комментарий, и возвращает пакет обратно системе.

Веб-приложение, получив пакет — информирует пользователя на почту и на сайте в уведомлении, что заявка отправлена на редактирование, и показывает комментарий оператора 1С.

Если заявка была корректна - оператор 1С сохраняет заявку, ставит статус «одобрено» и одобренная заявка отправляется обратно в веб-приложение. О чем также уведомляется абитуриент.

Параллельно с этим алгоритм веб-приложения отправляет результаты ЕГЭ и вступительных испытаний на проверку. Как только, баллы подтверждаются - в веб приложение в отдельной очереди - отправляется пакет данных «подтвержденных баллов». Веб-приложение в свою очередь, “читает” пакет, делает записи в справочниках «подтвержденных баллов» и отправляет абитуриенту на почту сообщение, что он может продолжить процесс подачи документов.

После уведомления абитуриент заходит в веб-приложение и видит, что ему доступна вкладка «Мои договоры», где ему будет предложено сразу подать «заявку на заключение договора».

Абитуриент, начав заполнять форму «Заявки на договор» увидит, что ему доступны только те кампусы и конкурсные группы — которые он указывал в прошлой заявке.

Заполнив форму, абитуриенту предоставляется возможность прикрепить заявление на скидку, которое будет рассматриваться сотрудниками ВУЗа. По итогам рассмотрения заявки на скидку - абитуриент также получит уведомление с результатом.

Если абитуриент не достиг возраста 18 лет, он должен создавать заявку с 3-им лицом - о чем система обязательно его проинформирует.

Чаще всего третьим лицом выступает один из родителей, либо организация, которая готова оплачивать обучение (формат целевого обучения)

Перед отправкой и сохранением заявки - предусмотрено несколько процедур проверки.

Заявка автоматически проверяется по ряду требований, в которые входят:

Если, хотя бы 1 требование не соблюдено — абитуриент будет уведомлен, по какому из требований он не проходит.

Также пользователь выбирает форму подписания договора:

Если, все требования соблюдены, заявка отправляется в 1С, в которой запускаются аналогичные проверки.

Если, заявка прошла все проверки, она отправляется далее на рассмотрение следующую систему, а заявка на скидку отправляется прямиком к сотруднику, ответственному за распределение скидок.

Как только система получила ответ, что заявка на договор оформлена верно, сотрудник подтвердил или отклонил скидку - в веб-приложение приходит пакет с подтверждениями. Система уведомляет об этом пользователя на почту и в список уведомлений.

В параллельном процессе запускается алгоритм создания проекта договора.

Система 1С создает проект, самостоятельно отправляет данные сторон в систему, где данные сверяются и формируется сам договор. После получения ответа - пользователь получает проект договора в веб-приложении, как только проект договора готов - абитуриента уведомят на электронную почту, в личном кабинете.

Тип подписания “собственноручно”

Если - в заявке был выбран тип подписания “собственноручно” - пользователю открывается возможность выбрать: дату и время для записи на визит в отделении, который он указывал ранее.

Далее данные передаются сотруднику приемной комиссии, где будет полная информация по абитуриенту, его заявкам и планируемой дате посещения ВУЗа для подписания договора. Уже при посещении ВУЗа - абитуриент и третье лицо (родители, организация, оплачивающая обучение) еще раз ознакомится с договором и смогут его подписать.

Тип подписания “электронно”

Абитуриент ознакамливается с проектом договором и может либо подписать его, либо отказаться от проекта. Если в заявке было создано третье лицо, то веб-приложение формирует пригласительное сообщение, с указаниями дальнейших действий, и отправит на почту третьему лицу.

Для третьих лиц, будь то физическое лицо или юридическое лицо - создан отдельный домен, в котором они должны зарегистрироваться. Им отображается только активный договор, они могу отслеживать его движение.

Если все согласны с условиями проекта договора система предлагает принять электронную версию. Подтвердить согласие можно при помощи SMS: система генерирует уникальный код и отправляет его через SMS. После проверки корректности введенного кода система отправляет в личный кабинет данные о согласии. В случае, если кто-то еще не согласился с условиями договора - система также отобразит это.

Как только проект договора был принят всеми сторонами в 1С отправляется пакет со всеми подписями, датами, и с какой версией пользователи соглашались.

После этого система 1С отправляет запрос в систему, которая создает физический договор, и отправляет обратно его электронную версию в систему 1С, после чего из 1С данные отправляются в личный кабинет.

Абитуриенту и подписантам, в случае трехстороннего договора, отправляется письмо на почту, и создается уведомление, в котором сказано, что необходимо подписать договор и согласиться с офертой. Подписание договора также происходит через SMS-код. После подписания со всех сторон - отправляется пакет в 1С, в котором будут все даты и подписи.

Также заложили функционал подписи дополнительных соглашений, которые могут понадобится при заключении договора. Для дополнительных соглашений реализовали функционал обмена скан-копиями.

Если к договору необходимо приложить дополнительное соглашение - оператор 1С инициализирует обмен: отправляет скан-копию дополнительного соглашения. Пользователь видит у себя пакет документов, который ему нужно загрузить 1 к 1 в формате pdf, jpeg, png. После физической подписи и удачной загрузки скан-копии с подписью в личный кабинет - пользователю приходит оповещение о получении на электронную почту и в список уведомлений.

После подписания договора подписанту открывается возможность оплатить договор.

Сделать он это может через внешнюю систему, по квитанции. После оплаты система порекомендует загрузить документы об оплате в личный кабинет. Абитуриент в своем личном кабинете сможет отслеживать статус оплаты.

В итоге ВУЗ получил автоматизированную систему работы с абитуриентами от подачи заявлений до формирования договоров и оплаты. Прозрачную и понятную единую систему обмена данными между всеми 4 филиалами. И, конечно, существенно сократил трудозатраты приемной комиссии и упростил жизнь абитуриентам и их родителям.

На момент разработки система насчитывала больше 40 тысяч пользователей и десятки тысяч отправки пакетов данных в сутки.