Bitrix24 - популярная в России система по управлению предприятием с рядом функций “из коробки”, которые позволяют закрывать множество задач бизнеса. Но не всегда стандартный функционал покрывает все потребности, особенно, когда бизнес начинает развиваться и потребности растут.
Мы в своей работе также используем Bitrix24, но кастомизируем его под свои задачи.
Так, например, в начале в Iq Dev использовали стандартный функционал Bitrix24 для отслеживания нагрузки на сотрудников, но через какое-то время компания разрослась, бизнес-процессы поменялись и функционал перестал удовлетворять всем нашим запросам.
Управленческий состав поставил перед разработчиками задачу: создать систему учета и планирования ресурсов.
При этом, ТОП-менеджеры должны иметь возможность:
- Отслеживать в режиме реального времени текущую и планируемую нагрузку на каждого сотрудника
- Отслеживать текущий и планируемый доход по проектам и сотрудникам
- Отслеживать отклонение фактического дохода от планируемого
- Строить аналитические отчеты в разрезе:
- сотрудников
- проектов
Вводная информация:
- Компания: IT-компания Iq Dev
- Заказчик - юридическое лицо, которому оказывается услуга и, который оплачивает услуги Iq Dev
- Услуга - предоставление разработчиков для выполнения задач Заказчика
В Iq Dev есть 3 формата нагрузки сотрудников и, соответственно, 3 варианта получения дохода:
- Fix price - компания заранее оценила какое количество часов уйдет у сотрудника на реализацию проекта. Зафиксировала стоимость в договоре, по итогу работ компания получит фиксированных доход, при этом неважно сколько часов потратил сотрудник на реализацию.
- Выкуп - Заказчик нанимает сотрудника Iq Dev на полный рабочий день на определенный срок - до даты окончания проекта. Оплата производится за 100% рабочего времени сотрудника Iq Dev. Сумма дохода считается согласно производственному календарю. Дата окончания проекта может быть изменена в меньшую или большую сторону.
- Time & Material - между Iq Dev и Заказчиком согласована стоимость 1 часа работы сотрудника Iq Dev. Сотрудник работает на проекте, когда это необходимо и на то количество часов, которое необходимо для решения задачи. Доход компания получит только за фактически отработанное время.
Система учета раньше:
После каждого месяца подсчеты доходов велись вручную, используя систему учета времени + ручной труд специально выделенного сотрудника. Такой процесс трудозатратен, малоэффективен, нет возможности прогнозирования дохода.
Итак, задача поставлена, в первую очередь мы разделили задачу на 2 этапа:
- Добавить возможность планирования ресурсов в стандартных задачах Bitrix24
- Разработать форму отчётности
Этап 1. Добавить возможность планирования ресурсов в стандартных задачах Bitrix24
Раньше оплата за задачу считалась менеджером исходя из модели работы по задаче, оценке и учтенного времени работы, ставка фиксировалась менеджером в excel таблице. Отсутствовал удобный инструмент планирования ресурсов и бюджета. Поэтому первое, что мы сделали - это перенесли ставки из excel в разрез задач и добавили возможность указывать необходимые ресурсы для реализации задачи.
Под ресурсом понимается количество часов необходимое для реализации задачи, период, в который будет использоваться ресурс и его стоимость, ответственный.
Мы интегрировали форму с ресурсами в карточку задачи, при этом не изменяя шаблон, чтобы оставить возможность без проблем обновлять Bitrix24 и получать новый функционал.
Для разработки формы мы реализовали компонент с помощью React.Js и API на стороне Bitrix 24.
Таким образом, мы получили возможность учитывать ресурсы в разрезе выполняемых задач.
Этап 2. Разработать интерфейс отчётности
Для начала мы определили как будет выглядеть сам интерфейс - это та же таблица с раскрывающимися списками.
Левая часть таблицы должна содержать сводную информацию по каждому сотруднику:
- подразделение
- количество отработанных часов
- название проектов
- план дохода на месяц
- сумма дохода на текущую дату
В зависимости от типа задачи подсчет дохода ведется:
- по треку времени в случае формата оплаты T&M
- по плану в случае формата оплаты fixed price или выкуп
Правая часть таблицы - календарь учета времени. В нем видно, как запланированная нагрузка распределяется по рабочим дням, в каких задачах есть план, куда сотрудник затрекал время. Добавлена функция вывода больничных, отпусков из стандартного функционала Bitrix24. Всё это для удобства собрано в одном месте.
Также внедрили возможность сбора детальной информации по каждому сотруднику:
- проект
- задачи в рамках проекта
- подзадачи
Теперь в рамках каждой группировки видно количество часов и сумму за каждый проект, каждую задачу. А в случае неточностей - всегда можно найти ошибку в конкретном проекте или в конкретной задаче.
В нижней части таблицы - собрали свод с итогами за месяц.
Для того, чтобы таблица была компактнее были добавлены элементы управления колонками: ТОП-менеджер сам может выбрать какие колонки ему нужны для отчета, а какие можно скрыть.
Также реализовали функционал фильтрации, который позволяет ограничить область поиска для построения отчета.
Что в итоге?
После кастомизации Bitrix24 управленческий состав получил функционал, который отражает:
- доход по каждому сотруднику с учетом форматов оплаты
- загрузку сотрудника в режиме реального времени
ТОП-менеджеры автоматизировали отчеты, избавились от ручного труда и получили возможность планировать доход.
Сотрудники получили возможность быстро отследить количество потраченного времени на своем проекте, в случае ошибки - быстро найти ее и исправить ее.