Как правильно делегировать задачи подчиненным: опыт практика, на своем примере

⠀Делегирование задач – важный аспект эффективного управления и достижения успеха в любом бизнесе.

Масштабирование невозможно без делегирования.

Один в поле не воин. У одиночек есть предел.

Давайте посмотрим, у нас у всех есть 24 часа в сутках. Но одни богатеют, а другие нет. В чем дело? Просто успешные люди делают другие действия за это время.

Богатые люди сначала нанимают отдел продаж и потом выполняют обязательства, а не наоборот.

Чтобы у вас был бизнес, а не просто любимое дело, нужно уметь делегировать.

Большинство предпринимателей это понимают. Но возникает несколько НО:

Кому делегировать?

Чем платить?

Лучше меня никто не сделает?

Что делегировать?

Как контролировать?

А если подорвут репутацию?

Именно из-за таких вопросов в головах владельцев бизнеса, бизнес не растет.

Давайте разбираться, все ли так как они себе нашептали?

1. Кому делегировать?

Делегировать задачи следует тем подчиненным, которые обладают необходимыми навыками, знаниями и опытом для их успешного выполнения. Не соглашайтесь на меньшее, дороже выйдет. Где же взять таковых? Нанять.

Хочу поделиться ещё одним важным аспектом делегирования задач своим подчиненным - раскрытием их потенциала.

Я полностью поддерживаю идею о том, что каждый сотрудник имеет свой уникальный потенциал, который следует развивать. Поэтому, когда я принимаю нового сотрудника на работу, я стараюсь узнать больше о его личности и интересах. Один из способов, которым я это делаю, - запрос даты рождения сотрудника.

Казалось бы, что связано с датой рождения? Однако, через анализ матрицы судьбы, я могу увидеть потенциал и таланты сотрудника. Этот инструмент помогает мне лучше понять, в каких областях он может проявить себя наиболее успешно.

Далее, я провожу беседу с новым сотрудником, чтобы узнать, что именно ему лучше всего удается.

Я задаю вопросы о его внутренних мотивациях, о прошлом опыте работы и о том, чем он бы хотел заниматься. Исходя из полученных ответов и с учетом матрицы судьбы, я нахожу задачи, которые лучше всего подходят для его развития и раскрытия потенциала.

Выполняя задачи, которые интересны и легко получаются, сотрудники испытывают больше удовлетворения от работы. У них возникает желание проявить себя и добиться успеха. Когда сотрудник занимается любимым делом и делает то, в чем он действительно хорош, они выполняют задачи более эффективно и с большим энтузиазмом.

Однако, при этом не следует забывать о важности разнообразия и развития сотрудников. Даже если человек хорошо справляется с определенной задачей, это не означает, что он не может развиваться в других областях. Поэтому, я постоянно общаюсь с сотрудниками, выявляю новые потенциальные навыки и способности, и постепенно расширяю их задачи и ответственность.

В конечном итоге, делегирование задач, учитывая потенциал и интересы сотрудников, помогает им эффективно использовать свои способности и достигать своих профессиональных целей. Это также приводит к созданию высокопроизводительной и дружественной рабочей среды, где каждый сотрудник чувствует себя важным и ценным.

2. Чем платить?

Вознаграждение за выполнение делегированных задач может быть различным в зависимости от политики и возможностей компании. Это может быть увеличение заработной платы, бонусы, дополнительные выходные или самое наилучшее на первых этапах делегирования- за результат. Тем самым сотрудник сам заработает себе на зарплату. И вам не потребуется дополнительно выискивать деньги в бюджете. Договаривайтесь на берегу.

3. Лучше меня никто не сделает?

Это частый страх. Нужно научится доверять и не боятся нанимать персонал компетентнее вас в определенных областях.

Хотя вам может быть трудно поверить, но в команде подчиненные могут справиться с задачами гораздо лучше, чем вы. Делегирование позволяет раскрыть потенциал и экспертизу других людей в вашей команде. Будьте открытыми к идеям и подходам других, и вы можете быть удивлены результатами, которые можно достичь вместе.

4. Что делегировать?

Выбирайте такие задачи, которые не требуют вашего личного вмешательства и могут успешно выполняться другими членами команды. Это могут быть рутинные задачи, операционные процессы, административные функции или проекты, требующие специализированных навыков.

Перед тем как начать делегировать, надо разобраться на что вы, в принципе, тратите свое время и как можно высвободить его.

Для этого выпишите все свои задачи в течении дня на 4 столбика:

Личные дела которое не связаны с работой, но делают жизнь ярче (поход в гости, свидание, время с детьми, путешествия, развлечения…) Их мы оставляем, ведь только благодаря им мы чувствуем что живем.

Дела, которые имеют нулевой доход (скроллинг ленты, бесплатные консультации знакомых, дела из вежливости, обсуждение политики, просмотр тв…) Исключаем или сводим на минимум.

Дела, которые не приносят денег (уборка дома, готовка пищи, стирка,..) Что можем делегируем, тем у кого час времени стоит меньше вашего.

Дела, которые приносят прямую или отложению прибыль в будущем (посещение мероприятий, заключение договоров, переговоры с клиентами, создание контента, написание статей, подготовка презентаций, КП…) Как раз эти задачи и будем делегировать.

Теперь выбираем задачи, которые можно поручить другому, расписываем что необходимо делать и какими навыками должен обладать сотрудник чтобы это выполнить качественно. По этим данным составляем вакансию.

5. Как контролировать?

Контроль – важная часть процесса делегирования. Установите метрики, сроки выполнения и ожидаемый результат. Регулярно общайтесь с подчиненными, запрашивайте отчеты о ходе работы и своевременно предоставляйте обратную связь. Помните, что контроль должен быть конструктивным и поддерживающим, а не навязчивым или микроуправлением.

6. А если подорвут репутацию?

Делегирование, как любой другой бизнес-процесс, не лишено рисков. Однако, правильно проведенное делегирование и правильный выбор сотрудников могут сократить вероятность подрыва репутации. Важно иметь доверие к подчиненным, но также следить за их работой и обеспечивать необходимую поддержку. Если возникают проблемы или ошибки, их следует решать конструктивно, учиться на них и вносить коррективы в процесс делегирования.

Проводите обучение своего персонала. Не жалейте на это денег и ресурсов. Ведь именно ваши сотрудники принесут вам денег. Пропишите должностные инструкции, чек-листы к ежедневным делам, создайте регламенты отработки тех или иных задач.

Так, например, у нас есть стандарты обслуживания клиентов, в которых прописаны основные задачи и как действовать в тех или иных обстоятельствах. Как заключать договор, как проводить бриф, как составлять отчет для клиента, отрабатывать негатив…

Все это позволяет заранее знать как поступать и снижать стресс при возникновении таких ситуаций. А также иметь единый Tone of Voice (ToV).

Делегирование задач подчиненным имеет множество преимуществ, таких как повышение эффективности работы, развитие сотрудников, раскрытие их потенциала и снижение нагрузки на руководителя. Однако, важно правильно выбирать задачи, подходящих сотрудников, устанавливать контроль и обеспечивать поддержку.

⠀

Некоторые нюансы:

⠀Одним из главных нюансов в делегировании задач является необходимость доверия и установления четких коммуникационных каналов. Подчиненные должны понимать, что они получают задачу и ответственность за ее выполнение, но также должно быть достаточно обратной связи и возможности задавать вопросы. Делегируя, обязательно убедитесь, что сотрудник понял задачу правильно и готов взять на себя ответственность за ее выполнение. Это обязательно делать, чтобы потом не столкнуться с другим результатом, отличным от того, что вы ожидали.

После того, как задача была делегирована, важно установить механизм контроля выполнения и обратной связи. Систематические проверки прогресса помогут подтвердить, что задачи выполняются вовремя и с правильным качеством. Также не стоит забывать о честной обратной связи – похвалить подчиненного за хорошие результаты и выделить области для улучшений. Это поможет сотрудникам продолжать расти и развиваться, а также сформирует атмосферу доверия.

Владельцы также могут столкнуться со страхом потери контроля над процессом. Однако, если вы выбираете правильных сотрудников и устанавливаете систему учета прогресса, это позволит справиться со страхами и поддерживать доходчивую коммуникацию на всех уровнях.⠀

⠀ Запомните: Стоимость вашего часа снижается, если у вас нет времени на стратегию.

Делегируйте и растите кратно в своем бизнесе!