Частые ошибки в кассовых чеках 2024: Что за это будет и как это избежать.
В 2024 году требования к оформлению кассовых чеков остаются строгими, и нарушение этих требований может привести к серьезным последствиям для бизнеса. В этой статье мы рассмотрим, что такое кассовый чек, как отличить подлинный чек, какие реквизиты обязательны, как сформировать чек, как проверить его подлинность и что будет за нарушение правил оформления чека или за ошибки в реквизитах.
Содержание:
7. Заключение
Что такое кассовый чек?
Кассовый чек — это документ, подтверждающий факт оплаты товаров или услуг. Он выдается кассовым аппаратом при расчете с покупателем и содержит информацию о проведенной операции. Кассовый чек является важным элементом учета и контроля в бизнесе, особенно для рестораторов, владельцев бизнеса и бухгалтеров.
Как отличить кассовый чек?
1. Название документа (чек).
2. Порядковый номер чека за смену.
3. Дата, время и адрес расчета (например, адрес магазина).
4. Наименование организации или ФИО предпринимателя.
5. ИНН компании или ИП.
6. Налоговый режим, по которому будет учитываться расчет.
7. Признак расчета (приход, расход, возврат прихода, возврат расхода).
8. Номенклатура (названия оплаченных товаров и услуг, их цена и количество).
9. Ставка НДС для каждой позиции.
10. Способ оплаты товара и его сумма (наличный или безналичный расчет, зачет аванса, передача в кредит или оплата кредита).
11. ФИО кассира, который рассчитал покупателя.
12. Регистрационный номер кассы (РН ККТ).
13. Заводской номер фискального накопителя (ФН).
14. Фискальный признак документа (ФП или ФПД).
15. Сайт ФНС — nalog.gov.ru.
16. Номер телефона или адрес электронной почты покупателя (если покупатель не просил отправить ему электронный чек и не продиктовал контакты, этот реквизит может отсутствовать).
17. Номер фискального документа (ФД).
18. Номер смены на кассе.
19. QR-код, в котором зашифрована информация о расчете.
Как сформировать чек?
Формирование кассового чека включает несколько шагов:
1. Ввод данных о товаре или услуге: Введите наименование, количество и цену товаров или услуг.
2. Выбор способа оплаты: Укажите, каким образом будет произведена оплата (наличный или безналичный расчет).
3. Проверка реквизитов: Убедитесь, что все обязательные реквизиты, указанные выше, заполнены корректно.
4. Печать чека: После ввода всех данных и проверки реквизитов, кассовый аппарат печатает чек.
5. Передача чека покупателю: Передайте чек покупателю и, если необходимо, отправьте его электронную копию на указанный номер телефона или адрес электронной почты.
В ресторанном бизнесе это все делается через систему учета, например, iiko, Fusion Pos или Quick Resto и подключенный к ней фискальный регистратор, например, Атол 22v2.
Как проверить подлинность кассового чека?
Проверить подлинность кассового чека можно несколькими способами:
1. Сканирование QR-кода: Используйте мобильное приложение ФНС для сканирования QR-кода на чеке. Приложение покажет информацию о расчете, зашифрованную в коде.
2. Проверка на сайте ФНС: Введите данные чека на сайте nalog.gov.ru для проверки его подлинности.
3. Сравнение реквизитов: Убедитесь, что все обязательные реквизиты присутствуют и корректны.
Что будет за нарушение правил оформления чека или за ошибки в реквизитах?
Нарушение правил оформления кассового чека или ошибки в реквизитах могут привести к следующим последствиям:
1. Штрафы: За нарушение требований к оформлению кассовых чеков предусмотрены штрафы. Размер штрафа зависит от характера и количества нарушений.
2. Блокировка кассового аппарата: В случае систематических нарушений ФНС может принять решение о блокировке кассового аппарата.
3. Потеря доверия клиентов: Ошибки в чеках могут вызвать недовольство клиентов и негативно сказаться на репутации бизнеса.
4. Жалобы покупателей: Жалобы покупателей на невыдачу чеков или расхождения в данных онлайн-касс и в отчетности могут стать поводом для проверки.
Если инспекторы выявят нарушения, могут назначить административные наказания, которые закреплены в ст. 14.5 КоАП РФ.
Наказания могут быть :
- За неприменение кассы ИП грозит штраф от четверти до половины суммы расчета, которую провели без кассы, минимум 10 000 рублей. А организациям придется заплатить от трети до всей суммы расчета без кассы, минимум 30 000 рублей.
- За невыдачу кассового чека ИП могут выписать предупреждение или штраф 2000 рублей. А организациям грозит предупреждение или штраф 10 000 рублей.
- За ошибку в чеке предпринимателям может «прилететь» предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей. А организациям — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.
- Есть способ избежать штрафа. Нужно первым выявить ошибку, чем налоговая и обратиться к ней для разрешения сформировать чек коррекции.
Распространённые ошибки в чеках и как их исправить
1. Отсутствует обязательный тег 2108.
ФНС начала помещать некорректные чеки в жесткий карантин. Это означает, что все чеки, не прошедшие форматно-логический контроль, например, если в них отсутствует обязательный реквизит, будут отправлены в отдельное хранилище. Чек, попавший в жесткий карантин, будет виден в кассовой программе, в ФН и в личном кабинете ОФД, но не будет зарегистрирован в базе данных налоговой службы. Это значит, что покупатель не сможет найти и проверить такой чек на сайте или в мобильном приложении ФНС.
Ошибку можно обнаружить в личном кабинете ОФД.
Просто так «вытащить» чек из карантина невозможно, нужно создать новый. ФНС опубликовала рекомендации по исправлению ошибок (Письмо ФНС от 12.12.2023 № АБ-4-20/15520@):
1. Обновите кассовое ПО, чтобы оно правильно указывало нужный тег в чеках. Внимание!!! на кассах фирмы АТОЛ необходимо вручную зайти в драйвер атол и поставить тег.
2. Создайте чек коррекции на «Приход» с правильными реквизитами и отправьте его в налоговую.
2. Ошибки в ФИО кассира и ИНН кассира: Убедитесь, что ФИО кассира указано корректно.
Очень часто рестораторы новички забывают создать в программе учёта всех своих сотрудников и весь персонал зачастую работает под одним логином, по умолчанию он обычно называется просто "Кассир". Квик ресто добавляет к имени суперпользователя так же название облака программы, например, "Зарина gk789", под таким именем работать нельзя, нужно создать сотрудника с полным Фио и указать Инн. Делается это все непосредственно в настройках самой товар учётной системы будь то Квик ресто или iiko или Fusion Pos.
3. Неправильный налоговый режим: Убедитесь, что выбран правильный налоговый режим для расчета.
Бывает так, что собственник бизнеса меняет налогообложение на популярный сейчас Патент, а на кассовом аппарате забывает сменить его допустим с Усн, и кассовый аппарат продолжает так же бить чеки по Усн, до тех пор пока налоговая не скажет ему что у вас нарушение в несколько тысяч чеков и нужно каждый чек пробить по верному налогообложению, но зачастую налоговая идет навстречу и если таких чеков скопилось несколько тысяч разрешают сделать двумя чеками один наличным способом другой по безналичным.
Если вы обнаружили ошибку в чеке, необходимо аннулировать неправильный чек и сформировать новый с корректными данными. Важно оперативно реагировать на ошибки, чтобы избежать штрафов и других негативных последствий.
Заключение
Правильное оформление кассовых чеков — это важный аспект ведения бизнеса, особенно для рестораторов, владельцев бизнеса и бухгалтеров. Соблюдение всех требований и внимательное отношение к деталям помогут избежать распространённых ошибок и связанных с ними проблем. Если у вас возникли вопросы или вам нужна помощь в настройке кассового аппарата, наша компания Pos-life всегда готова помочь вам разобраться, как исправить ошибки в чеках и обеспечить корректное оформление всех документов.