Бухучет в ИТ-компаниях: проблемы, решения, особенности
В финансовом и бухгалтерском учете каждой сферы бизнеса есть свои особенности. Поговорила с директорами российских ИТ-компаний и узнала, какие особенности в работе бухгалтерии они наблюдали, какие сложности приходилось решать.
Всем привет, я — Елена Анисимова, эксперт по учету финансов и налогов в бизнесе с практическим опытом 19 лет. Сопровождаю и помогаю настраивать работу бухгалтерии бизнеса эффективно и в интересах собственника. Подпишитесь на мой телеграм, чтобы не потерять контакт и читать новые интересные материалы о налогах и финансах.
Проблема 1: Учет расходов на исследования и разработки
Глобально, мы сталкивались со сложностью настройки учета по разным направлениям деятельности, а также учета доходов и затрат на исследования и разработки.
Да, некоторые налоговые и бухгалтерские регуляции могут создавать сложности для нашей ИТ-компании. Например, сложности с определением и учетом расходов на исследования и разработки, а также с налогообложением международных операций.
Да, действительно некоторые расходы в ИТ-сфере требуют дополнительной аналитики или разъяснений экспертов. Ситуации, по которым еще не сложилась налоговая практика, следует разбирать через официальные письма в налоговые органы. Тем самым, при наличии официальных разъяснений ФНС, вам удастся, в случае проверки, избежать штрафов и пени.
Проблема 2: Сложности с документооборотом в распределенных командах
Бывают небольшие затруднения в организации делопроизводства, так как наша команда распределенная, сотрудники работают в 10 странах мира и оперативно собрать бумажные документы для первичного учета бывает сложно.
Систематезация работы с первичной документацией очень важна, потому что она является основой для всех последующих процессов в компании. Неправильная или недостоверная первичная документация может привести к ошибкам в учете, потере ресурсов, штрафам и проблемам с налоговыми органами. Поэтому важно уделять должное внимание работе с первичными документами и следовать четким процедурам и инструкциям.
Вот некоторые рекомендации, которые помогут решить эту проблему:
1. Используйте электронные системы документооборота для упрощения сбора и обработки первичных документов.
2. Разработайте четкие процедуры и инструкции для сотрудников по оформлению и отправке документов.
3. Внедрите централизованную систему учета, которая позволит оперативно получать информацию из разных стран.
4. Обеспечьте обучение сотрудников работе с электронными системами и процедурами документооборота.
5. Регулярно анализируйте процессы и вносите коррективы для оптимизации работы с первичными документами.
Проблема 3: Ограниченный функционал бухгалтерских систем
Основная проблема заключается в том, что сейчас для работы нам приходится использовать две учетные системы: «1С: Управление торговлей 11.5» и «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3». В «Управлении торговлей» нет блоков по учету НМА (нематериальных активов) и ОС (основных средств), а также блоков для ведения бухгалтерского и налогового учета. Из-за этого приходится вручную вносить данную информацию в систему в «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3» по отражению операций данных блоков.
Две программы появляются тогда, когда в одной программе невозможно объединить разные учеты. Например: налоговый учет и финансовое планирование. В таком случае данные по прошлым периодам берут из программы, где ведут налоговый учет, а будущие потоки прогнозируют в таблицах.
Иногда бывает иначе: руководитель ИТ компании собирает информацию в таблицах, специализированных программах, СRM-системах воспроизводит большую часть финансовой отчетности в них за прошлый и будущий периоды даже не догадываясь, что в обычной бухгалтерской системе можно взять большую часть информации для финансового анализа, контроля финансовых потоков по проектам. В этом случае следует общаться с бухгалтером и запрашивать необходимую информацию. Хочется отметить, что 90% информации для финансового анализа можно получить из бухгалтерской программы, предварительно настроив аналитику в ней.
Методы минимизации рисков и ошибок в бухгалтерии и налоговом учете
Директора ИТ-комапний поделились, какие методы используют для минимизации рисков и ошибок в бухгалтерии и налоговом учете.
1) Главный инструмент – наличие внутренних регламентов и инструкций, которые регулярно обновляются в соответствии с изменениями в налоговом законодательстве.
2) Использование платежного календаря позволяет контролировать своевременную оплату всех обязательств компании.
3) Еженедельный контроль и мониторинг отражения в учете доходов и расходов, а также систематический контроль дебиторской и кредиторской задолженности.
Для внутреннего контроля за работой бухгалтерии у нас есть разработанный нами инструмент – ФУС (Финансовый Учет Сибериан), позволяющий в режиме реального времени видеть картину движения денежных средств и планировать бюджет доходов и расходов, а также сверять данные учета.
4) Привлечение внешних экспертов и аудиторов для проверки финансовой отчетности и обеспечения соблюдения соответствующих норм и правил.
5) Бухгалтерии постоянно выделяется время на изучение изменений в законодательстве, на курсы повышения квалификации.
6) Ежемесячные встречи руководителей функциональных команд по итогам закрытого месяца и анализ данных бюджета доходов и расходов.
От себя хочу добавить:
Конечно, директор не должен сам заниматься этим. Именно поэтому важно в нужный момент привлечь эксперта. Если вам это откликается, свяжитесь со мной и мы разработаем план для минимизации рисков и оптимизации налогов в вашей компании. За первую консультацию вы ничего не платите.
Поиск и подбор бухгалтеров в ИТ-компанию
Мы стремимся к стабильности в нашем бухгалтерском подразделении и по возможности избегаем частых смен бухгалтеров. Тем не менее, в зависимости от роста компании и изменений в наших потребностях иногда приходится менять бухгалтера.
Мы тщательно подходили к подбору, учитывая не только hard-skills и профессиональный опыт, но и личные качества. Для нас было важно создать комфортную рабочую среду, поэтому soft-skills играли не менее важную роль.
Еще важно обращать внимание на мотивацию бухгалтера. Об этом писала ранее в статье про поиск Главбуха:
Берегите себя и свой бизнес. Принимайте решения просчитано и документально обосновано.
Если материал был полезен, подписывайтесь на мой блог, ставьте лайк. Вы можете задать вопросы по теме в комментариях, рада буду помочь.