Особенности автоматизации учета крупных предприятий

Все владельцы бизнеса стремятся обеспечить максимальную производительность при минимальных издержках. Добиться этого помогает автоматизация учета и контроля предприятия. С ее помощью можно уменьшить влияние человеческого фактора и сделать производственные и финансово-хозяйственные процессы более совершенными, что в свою очередь повлияет на улучшение качества продукции без повышения цен и в целом более глубокий контроль за деятельностью группы компаний.

На основе информации, предоставленной Максимом Кантаровичем, экспертом корпоративных внедрений, IT-методологом, бизнес-архитектором, автором статей, семинаров, тренингов, преподавателем, рассказываем об особенностях автоматизации крупных предприятий.

Автоматизация учета на предприятии представляет собой систему управления финансово-хозяйственной деятельностью, обеспечивающую ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета в рамках единого информационного пространства. Ее внедрение помогает руководителю получать актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах, наладить взаимодействие между отделами и сделать бизнес более прозрачным.

Основные задачи автоматизации учета и контроля на предприятии:

· оперативное получение детальной информации о деятельности как предприятия в целом, так и отдельных подразделений;

· возможность своевременно и объективно оценить реальное положение дел в компании и принять обоснованное управленческое решение;

· ускорение сбора данных;

· оптимизация расходов предприятия;

· эффективное прогнозирование и планирование деятельности предприятия;

· контроль прибыли и управление финансовыми потоками;

· формирование отчетности по международным стандартам;

· разработка стратегии развития бизнеса.

Именно поэтому при автоматизации бизнес-процессов в холдингах внимание, прежде всего, уделяется управленческому финансовому учету, финансовым документам и т.д.

Что такое управленческий учет? Многие считают, что управленческий учет строится только на основе начисления в бухгалтерском учете. Но в действительности это и бюджетирование, и закупки, и договоры, и казначейство и начисление – целая система.

Для управленческого учета данные, как правило, получаются с помощью бухгалтерского учета. А первичные документы находятся в программах для операционного учета.

Что такое операционный учет? Фактически, это четыре крупные подсистемы – снабжение, склад, производство (причем в данном случае производством можно считать и торговлю, и стройку, и медицину и т.п.), а также сбыт (или продажи).

Вот, собственно, четыре составляющих операционного учета. То есть это консолидированный учет финансов по всем операциям. Дополнительно для системы автоматизации иногда бывает необходим модуль международной системы финансовой отчетности (МСФО), с помощью которого выстраивается отчетность перед зарубежными учредителями.

Ну и, конечно же, вместе с бухгалтерским учетом всегда идет налоговый учет, потому что всем предприятиям нужно сдавать налоговую отчетность.

Флагманский продукт фирмы 1С – это «1С:ERP Управление предприятием», который позволяет построить комплексную информационную систему для эффективного управления деятельностью любого предприятия. Эта система помогает решить задачи управления, финансового учета, управления персоналом, продажами и закупками, складского учета и многих других задач, связанных с управлением бизнесом.

Если говорить про управленческий учет, бюджетирование казначейство, МСФО – данный функционал также есть в 1С:ERP, но всё-таки основной упор системы 1С:ERP на операционный/производственный учет и контроль.

Сравним с другими типовыми решениями.

Проще всего посмотреть на нижеприведенную схему, из которой видно как связаны типовые конфигурации 1С с функциональностью. Мы видим что 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП и 1С:Управление торговлей – это базовые конфигурации как для 1С:Комплексная автоматизация, так и для 1С:ERP, то есть 1С:КА – это как бы упрощенная ERP для тех предприятий, для которых глубоких требований к производству и управленческому учету не предъявляется.

Если рассматривать 1С:ERP с точки зрения функциональных модулей, в системе предусмотрено ведение трёх видов учёта – оперативного, регламентированного и управленческого.

Оперативный учет – это все первичные документы системы, которые делают движения в наборе учетных регистров.

Регламентированный – это проекция оперативного учета. В него входят бухгалтерский учет, налоговый учет, управление персоналом, расчет зарплаты.

Для целей регламентированного учета предприятие описывается как организационная структура, основными объектами которой выступают организации (юридические лица) и подразделения (службы, отделы, цеха и т. д.).

Управленческий – проекция оперативного и бухгалтерского учета на финансовый учет. Может вестись в различной валюте.

Заказчики часто думают, что типовой конфигурации для их бизнеса достаточно, но на крупных предприятиях, как правило, одной программой не обходятся, т.е., недостаточно, например, поставить просто 1С:ERP и считать, что все автоматизировано, потому что это комплексная система. Это не так совершенно.

Типовые и отраслевые конфигурации отличаются набором функций:

· Типовая конфигурация содержит в себе базовый функционал, который подойдет любому бизнесу независимо от сферы деятельности.

· Отраслевая конфигурация — это типовая программа, но дополненная функциями для решения задач конкретной отрасли.

Давайте рассмотрим для примера IT-архитектуру торгового холдинга.

За основу автоматизации всего учета можно взять 1С:Комплексную автоматизацию. Ее вполне достаточно для торгового холдинга и можно обойтись без внедрения 1С:ERP.

Фактически внедрение 1С:ERP для крупных предприятий не всегда необходимо, потому что очень часто достаточно Комплексной автоматизации. Её легче внедрить, она дешевле стоит и проще в обслуживании. Она уже содержит в себе бухгалтерию, все организации холдинга в находятся единой базе данных, содержит зарплату и важный блок – 1С:Управление торговлей.

Естественно, если торговый холдинг содержит розничные точки, то нужна ещё «1С:Розница» либо аналог в зависимости от специфики предприятия. Конечно, для автоматизации торгового холдинга понадобятся дополнительные какие-то решения, в т.ч. мобильное приложение, банк-клиент и т.д.

И все это объединяется с «1С:Управление холдингом» (в 1С:ЕРПУХ), либо с БИТ.ФИНАНС.Холдинг (для 1С:ЕРП), потому что нам нужно бюджетирование, казначейство, проекты, договоры, оборот финансовых документов, МСФО, управленческий учет, закупки, консолидация, различные KPI-показатели.

Теперь посмотрим, как может выглядеть IT-архитектура производственного холдинга.

В идеале, для автоматизации производственного холдинга нужна система, которая является сочетанием трех продуктов, причем между 1С:ERP и «1С:Документооборот» настраивается бесшовная интеграция, а с БИТ.ФИНАНС.Холдинг или с «1С:Управление холдингом» - полная интеграция внутри ЕРП. Это можно считать единым продуктом, т.к. они объединены как бы в Единую базу.

В систему автоматизации входят еще программные продукты, с которыми происходит обмен: управление инженерными данными, различные мобильные приложения, клиент-банк и прочее.

Рассмотрим еще как пример строительный холдинг.

В сферу деятельности строительного холдинга входят: застройщики, риелторы (аренда и продажа недвижимости), генподрядчики, и управление их ресурсами: снабжение и склады, машины и механизмы, зарплата по объектам. Для этого лучше всего использовать системы на конфигурациях БИТ.Строительство. Этот программный продукт интегрируется с «1C:Бухгалтерия» и также с «1С:Зарплата и управление персоналом».

Также можно сделать обмен с «1С:Документооборот». В этом случае обмен не будет бесшовный, но все равно он существует.

В IT-архитектуру строительного холдинга входят еще CRM-системы, BIM-технологии, а также важнейшие Системы Управления проектами.

BIM (Building Information Modeling) или технологии информационного моделирования в строительстве — это использование современных технологий для визуализации строительных проектов. С помощью BIM- технологии можно создать виртуальную копию объекта, в которой объединены все жизненные циклы здания – от строительства до эксплуатации.

До 2022 года, когда многие зарубежные компании объявили об уходе с российского рынка, для автоматизации бизнес-процессов многие крупные предприятия использовали решения немецкого вендора SAP и американской компании Oracle. Эти программные продукты распространены по всему миру, и не все российские компании успели перейти на 1С.

Из явных преимуществ ПО фирмы «1С» перед зарубежными аналогами нужно выделить следующие:

· Полностью отечественное решение. Импортозамещение повышает информационную безопасность предприятия благодаря подконтрольности программного, аппаратного обеспечения и средств защиты информации российским разработчикам;

· Инфраструктура 1С дешевле Oracle и SAP

· 1С максимально адаптирована под работу российских предприятий и учитывает все актуальные изменения российского законодательства

· Учет согласно российскому законодательству исключает штрафные санкции со стороны контролирующих органов

· Оперативность внедрения. Специалисты по внедрению по опыту работы называют следующие сроки внедрения программных продуктов 1С — от 6 месяцев до года, SAP и Oracle, примерно, — от года до трех лет. Сроки могут расти в зависимости от требований заказчика.

· Достаточное количество специалистов по работе с решением.

Разбираем преимущества подробнее.

Бухгалтерский учет в 1С реализован намного лучше, потому что учитывает специфику ведения учета в нашей стране. Oracle и SAP сложнее и дольше адаптируются под изменения законодательства. Управленческий российский учет в 1С реализован на 80%, в Oracle и SAP вероятно е более чем на 50%.

Казначейство и управление денежными средствами реализовано в 1С лучше, а управление договорами и актами примерно одинаково. Бюджетирование и планирование в Oracle даже лучше представлено.

Производственный учет в SAP лучше, чем в 1С, но электронный документооборот в 1С реализован лучше и функционально качественнее.

Интеграция с WMS-системами в 1С получше сделана, потому что многие WMS-системы разработаны на отечественных платформах.

Масштабируемость отличная везде, в SAP считается лучше, чем в 1С.

Технические требования меньше у 1С, у Oracle больше, у SAP совсем высокие, то есть придется покупать дорогостоящее оборудование для установки системы. Администрирование зависит от того, какая у вас база данных стоит. Например, если у вас на Microsoft SQL-сервере стоит база данных, то администрирование будет довольно простое, если PostgreSQL, будет сложнее.

Обновление релизов в 1С намного быстрее, а в западных системах, конечно, дольше, а в настоящее время официально обновление российским пользователям недоступно.

Интерфейс у 1С достаточно простой, но это очень субъективное мнение и зависит, конечно, от пользователя.

У SAP интерфейс, объективно, намного сложнее. Количество внедрений 1С в Российской Федерации в разы больше, чем у Oracle и SAP.

Лицензии на одно рабочее место, конечно, у 1С намного дешевле, стоимость сопровождения в год намного дешевле.

Ну, и по количеству специалистов, конечно, в России 1С-ников намного больше, спецов по Oracle слишком мало, а в условиях импортозамещения таких специалистов уже и не найти.

Обо всех подробностях автоматизации на 1С вы сможете узнать, если подадите заявку на обучение на курс «Аналитик 1С».

Чтобы принять участие в вебинарах, проводимых Максимом Кантаровичем, следите за новостями CORS Academy и в каналах CIO https://t.me/cio_channel и GoodIT https://t.me/GoodIT_channel

Подписывайтесь:

CORS Клуб - сообщество и образовательная среда для специалистов из IT-сферы https://cors.su/klub/

АБП - Сообщество специалистов по автоматизации бизнес-процессов и по использованию ИТ технологий в бизнесе https://t.me/analitiki_1c

Канал руководителей IT компаний и подразделений, CIO, СDO, CDTO https://t.me/cio_channel

CIO. Сообщество IT руководителей https://vk.com/cio_club