Проектирование процессов в Business Studio 6 для внедрения 1С:ДО: проблемы и возможности

В статье авторы раскрывают опыт компании ООО ОКП «АРС» по проектированию бизнес-процессов в нотации BPMN в Business Studio 6 для целей автоматизации в 1С:ДО. Рассматриваются особенности использованного методического подхода. Представлен опыт работы проектной команды. Приводятся примеры конкретных бизнес-процессов. Статья может быть полезной компаниям, выполняющим проект автоматизации бизнес-процессов с использованием 1С:ДО.

Компания Особое конструкторское подразделение «АРС» занимается проектированием и строительством крупных инфраструктурных научных объектов по заданию Института солнечной и земной физики Сибирского отделения РАН.

Весной 2024 года в компании был создан «Процессный офис» в рамках Управления персоналом и организационного развития. На сегодняшний день в организации работают: процессный архитектор, процессный методолог и два бизнес-аналитика. В качестве платформы для внедрения системы управления бизнес-процессами используется программный продукт Business Studio 6.

Для целей повышения операционной эффективности компании было принято решение внедрить 1C-ERP и автоматизировать ключевые процессы организации с использованием «1С:Документооборот». Был приглашен руководитель проекта и программисты 1С. Далее мы рассмотрим методический подход и опыт реализации проекта автоматизации бизнес-процессов.

Ресурсы компании ограничены и их нужно расходовать эффективно. Эти аспекты повлияли на выбор метода выполнения проекта автоматизации. Так, например, было принято решение не привлекать внешних подрядчиков, а проектировать и внедрять процессы своими силами по технологии Agile, то есть путем создания и последующего тестирования прототипов автоматизированных процессов. Проблема состояла в том, что немногие руководители и специалисты имели опыт использования 1С:ДО и четко себе представляли, как всё это работает.

В случае ограничения по ресурсам (персонал, сроки) и невозможности писать объемные технические задания, работа по автоматизации строится, как показано на рис. 1.

Бизнес-заказчик (руководитель компании, руководитель управления) определяет приоритетные процессы для автоматизации, например, создание и проверка нового контрагента, согласование и подписание договоров, управление входящими и исходящими документами, выпуск приказов и СЗ и проч. Далее руководитель проекта внедрения «1С:Документооборот» проводит ряд встреч (интервью) с руководителями и специалистами, фиксирует требования (в Word, Excel) и дает задание на разработку программисту 1С. После разработки решения проводится его презентация заказчику и последующая доработка. Ключевым минусом такого подхода является то, что бизнес-процессов в целом никто не видит. У каждого – свое представление относительно того, как должен «работать» процесс. Что-то делается в 1С, но в целом картина не ясна.

Поэтому в компании был принят следующий подход к проектированию и автоматизации бизнес-процессов в 1С – см. рис. 2.

Создавались рабочие группы по соответствующим процессам. После проведения интервью бизнес-аналитик проектировал процессы в нотации BPMN в Business Studio с использованием четкого методического подхода, в том числе на схемах показывали потоки документов со статусами и проч. После этого схему(ы) распечатывали и обсуждали на совещаниях рабочей группы с участием руководителя проекта (РП) внедрения 1С.

Как правило, после обсуждения приходилось вносить изменения в проект процесса. После 1-3 итераций постановка задачи по автоматизации становилась понятной всем участникам.

Проект бизнес-процесса в виде схемы в нотации BPMN давал возможность всем заинтересованным сторонам целиком увидеть процесс и понять, как он должен работать. После этого программисты 1С настраивали систему.

Далее Процессный методолог, РП и участники рабочей группы тестировали решение, в первую очередь на соответствие разработанному проекту процесса, и фиксировали необходимые задачи по доработке. Затем на совещаниях проводили презентацию готового решения бизнес-заказчику.

Мы считаем важным наше достижение, что каждый руководитель умеет читать и понимать схемы процессов в нотации BPMN. Это универсальный язык общения, мостик между представителями бизнеса и специалистами по информационным технологиям.

На рис. 3 показана модель бизнес-процесса создания и проверки нового контрагента. Модель процесса в BPMN делается для бизнеса, то есть она содержит задачи, которые должны выполнять сотрудники для достижения бизнес-результата, и логику их исполнения. Документы, которые показаны на схеме, необходимы для получения этого результата. То есть ключевой принцип разработки – это «Документ (информация) для процесса».

Но внутри 1С:ДО сотрудник видит только отображение реального бизнес-процесса на действия внутри системы. В «1С:Документооборот» процессы создаются и выполняются для конкретных классов документов. Можно сказать, что используется принцип «Процесс для документа». Но для бизнеса этот принцип не всегда удобен. В 1С работник делает только часть задач, которые есть в реальном бизнес-процессе. Поэтому полного соответствия процесса в BPMN и маршрута в 1С:ДО нет.

Еще один аспект, который приходится учитывать – это, что одна задача на схеме процесса в BPMN в 1С:ДО состоит из нескольких последовательных действий пользователя в различных экранных формах 1С. Очевидно, что было бы излишне описывать все элементарные действия пользователя в виде задач на схеме в BPMN. Наоборот, можно для одной задачи в BPMN сделать текстовое описание с экранными формами из 1С:ДО, то есть, фактически создать инструкцию по работе пользователя в системе. В этом случае, модель бизнес-процесса в нотации BPMN дает общее четкое представление о процессе, а описание задачи – инструкцию по действиям пользователя в системе.

В дальнейшем мы планируем выводить информацию о процессах с соответствующими инструкциями для пользователей в гипертекстовом виде с использованием приложения BS Portal. Гипертекстовая база знаний будет основана на архитектуре бизнес-процессов, уже разработанной в ОКП «АРС».

Для того, чтобы сделать модели процессов наглядными и понятными для руководителей и специалистов мы используем статусы документов. На рис. 5 показан пример схемы процесса подписания договора в бумажном виде для случая, когда первым подписывает контрагент. Для ускорения процессов в компании было принято решение работать с поставщиками по сканам договоров. Такой формат требует четкой организации и закрепления ответственности. Кстати, задачи, связанные с ручной передачей документов показаны на рис. 5 оранжевым цветом с маркером «ладошки».

На рис. 4 показаны примеры статусов документов. Четкое понимание статусов важно, в первую очередь, для бизнеса. Например, на каждой стадии взаимодействия с контрагентом должно быть понятно, в каком статусе находится договор: «Подписан контрагентом» и предоставлен в виде скана, «Подписан АРС» и отправлен контрагенту в виде скана подписанной скан-копии и т.п.

Но, с точки зрения 1С:ДО и задачи ее настройки, такие статусы могут показаться лишними. Здесь возникает, в определенном смысле, конфликт интересов бизнес-пользователя и программиста 1С:ДО, который стремиться выполнить настройку процесса быстрее и с минимальным количество доработок штатного функционала, в том числе маршрутов.

Мнения каждой заинтересованной стороны, конечно, можно обосновать определенными аргументами. Но главное – это создание решений (проекты бизнес-процессов, маршруты в 1С:ДО, регламенты, инструкции пользователей), которые не только удобны работникам, но решают задачи бизнеса.

Приведем пример статусов, настроенных в «1С:Документооборот»: «Утвержден, Подписание договора: Подписан, Ознакомление с подписанием: Ознакомление завершено, Прикрепить оригинал: Исполнен, Подписание сторонами: Подписан».

Видно, что статусы в 1С:ДО не отражают всех ситуаций, которые возникают при выполнении бизнес-процесса, а только некоторые ключевые моменты, стадии прохождения маршрута.

По ходу настройки автоматизированных процессов приходится идти на определенный компромисс: что-то делается не так, как было в моделях процессов.

Главное – создать удобное для пользователя решение. Но после настройки и ввода в эксплуатацию процесса в 1С:ДО, в Business Studio необходимо приводить модель процесса (включая названия документов и формулировки статусов) в соответствие с реализованным программным решением. Кстати, это требование сформулировано приказом по компании.

В качестве примера рассмотрим процесс согласования и подписания договора. В 1С:ДО – это один маршрут для конкретного типа договора, включающий в себя как согласование, так и подписание документа.

Этап подписания договора в «1С:Документооборот» включает в себя всего три шага:

Но в реальности процесс гораздо сложнее. На рис. 6 показано четыре разных сценария подписания договора в виде схем в нотации BPNN:

Нужны ли эти сценарии, если уже есть автоматизированный маршрут в 1С:ДО? Да, нужны. Они показывают задачи, которые должны выполнить участники бизнес-процесса, в том числе «оффлайн».

Модели бизнес-процессов в BPMN могут и должны использоваться для разработки регламентов, по которым работают сотрудники.

В целом, видно, что маршрут в 1С:ДО и реальный бизнес-процесс компании не совпадают. Это факт еще раз подтверждает мнение, что автоматизация не заменяет собой нормальную, качественную регламентацию деятельности организации.

Наш опыт в ОКП «АРС» говорит о том, что выполнение проекта автоматизации процессов в «1С:Документооборот» с использованием моделей бизнес-процессов в нотации BPMN в Business Studio помогает:

Закончить статью хотим слоганом, которые придумал Владимир Репин:

«Если хочешь перемен, изучай BPMN!».

А.Ю. Добровольский,

1-й заместитель Генерального директора ООО Особое конструкторское подразделение «АРС».

В.В. Репин,

к.т.н., доцент, консультант по управлению, член ABPMP Russian Chapter, Процессный методолог ООО ОКП «АРС».

Ноябрь 2024 г.

www.bpm3.ru

Научитесь без ошибок моделировать и оптимизировать бизнес-процессы в нотации BPMN 2.0 с помощью российского ПО Business Studio

Подписывайтесь:

CORS Клуб – сообщество и образовательная среда для специалистов из IT-сферы https://cors.su/klub/

АБП -Сообщество специалистов по автоматизации бизнес-процессов и по использованию ИТ технологий в бизнесе https://t.me/analitiki_1c

Канал руководителей IT компаний и подразделений, CIO, СDO, CDTO https://t.me/cio_channel

CIO. Сообщество IT руководителей https://vk.com/cio_club