Не давайте главбуху проверять договоры

Просто потому, что это бесполезно. Если ваш главбух не является юристом, то ему банально нечего увидеть в договоре. А если является — это совершенно другая ситуация, и сейчас не о ней.

1. Что мне говорили клиенты, зачем им это нужно.
2. Почему главбуху договор бесполезен.
   
3. Чему нужно научить главбуха при проверке договоров.
   
4. Чему стоит научиться юристам при работе с договорами.

1. Однажды мой главбух действительно нашел косяк — мы неправильно указали ставку НДС.
2. Мало ли что, я должен быть уверен, что главбух этот договор видел и несет за это ответственность.
3. А вдруг мы там что-то не так написали.

Давайте разбираться.

В варианте 1 главбух действительно нашел неверную ставку НДС. Как она туда попала, если до этого договор должен был посмотреть юрист? Юрист не знает актуальную ставку НДС на своем предприятии? — Смените юриста. Менеджеры накосячили? — Нянькой к менеджерам можно приставить кого-то другого, кто в состоянии запомнить или записать действующую ставку НДС.

В варианте 2 мы видим желание переложить ответственность за происходящее в компании на главбуха (вместо директора, руководителя и юриста). Парадокс заключается в том, что если что-то случится из-за неправильного текста договора, то на главбуха эту ответственность «повесить» не удастся. Зато другой ответственности на главбухе хоть отбавляй, и, если он вместо своего дела занимается чужим, значит, плохой результат гарантирован и там и там.

Вариант 3 — всё таки нянька :) Да, это не ново. Большинство бизнесов «старой закалки», к которым можно отнести бизнесы, созданные ранее 2010 года, воспринимают главбуха как няньку. А типаж главбуха — женщина в возрасте и с соответствующим поведением, подтверждают что как-бы «сделано все правильно». Если компании нужна нянька — без проблем. Если же нужен главбух как член команды со своим функционалом, стоит изменить подход.

1. Главбух не имеет юридического образования — сложно понять, что обязательно в договоре, а чего можно избежать.
2. Главбух не имеет опыта судебной работы по договорам — он просто не знает, на что смотреть и где рыть подвохи (кроме пресловутой ставки НДС).
3. Главбух будет оценивать договор по написанному тексту, а не по сути, что может привести к печальным последствиям.

Но уж если очень хочется повесить на главбуха проверку договоров, то вот краткая инструкция.

• Определять тип и суть договора. Научите главбуха, что тип и суть договора написана в первую очередь в предмете договора, а не в шапке.

Шапка: «Договор на оказание образовательных услуг».

Предмет: «Исполнитель оказывает информационно-консультационные услуги по обучению на курсе таком-то».

Кто нашел подвох? :)

• Понимать, что суть договора может противоречить предмету договора.

Предмет договора: «Исполнитель оказывает рекламные услуги».

Одна из фраз раздела «обязанности»: «Исполнитель от имени клиента и за его счет пополняет аккаунты рекламных площадок».

Кто видит подвох?

Юристам предлагаю описать подвох не только с юридической стороны, но и предсказать налоговые последствия, которые это принесет за собой.

• Проверять договор на предмет санкций. За нарушение каких пунктов какие санкции последуют.

Я планировала снять помещение под офис, и мне прислали договор аренды на 20 страницах мелким шрифтом. Пункты со штрафами были рассыпаны по всему договору, и звучали примерно так: «За нарушение обязательства, установленного пунктом 5.53 Арендатор уплачивает штраф в размере, указанном в пункте 12.32». Да, я честно прошлась по всем пунктам, убив пару дней. Обнаружила, например, штраф 1000 ₽ за неуведомление об увольнении сотрудника, у которого арендодатель должен отозвать пропуск. Или штраф 5000 ₽ за несвоевременное предоставление приказа о назначении ответственного за противопожарную безопасность арендодателю. Не за отсутствие такого приказа, а за несвоевременную передачу копии!

Или вот, недавно, увидела в договоре на оказание услуг техподдержки, которая оказывается на условии 100% предоплаты, санкции за просрочку оплаты аванса. :)

Логичное обоснование почему вторая сторона так хочет делать, мне понятны. Но так не принято, и такие договоры мы не подписываем. И вам не рекомендую.

• Проверять порядок оплаты и порядок приемки результата услуг/работ.

Можно встретить ситуацию, когда оплата производится после оказания услуг и прохождения полной приемки по качеству, срок для которой установлен в другом разделе и составляет аж 45 дней. Вы ожидаете деньги сразу как сдали работу, или хотя бы в 5-7 дней, а вам не ранее 45 дней их планируют отправить.

• Проверять автоподписание акта в случае отсутствия претензий. Сейчас большинство предпринимателей уже знают, что надо предусматривать автоподписание акта, но к сожалению, не во всех образцах договоров это автоподписание есть.

Должно быть написано примерно так: «Мотивированные возражения по качеству и полноте оказания Услуг принимаются на Емейл Исполнителя в течение 5 (Пяти) рабочих дней с момента оказания Услуги (или с момента получения акта). В случае непоступления возражений в указанный срок, Услуги считаются оказанными надлежащим образом и принятыми без претензий, а акт подписанным».

• Было бы неплохо добавить пункт про подписания договора по емейлу.

Совет: подавляющее большинство обменивается сначала фотокопиями, а потом только оригиналами, узаконьте это.

• На финалочку — проверять, в каком суде вы будете судиться. Если договор не ваш, вам предложат судиться в суде по месту нахождения второй стороны.

Решите для себя, насколько значима сумма договора, и если что-то пойдет не так будете ли вы отстаивать свою позицию в суде, если да — в каком. Так, например, по договорам на сумму до 5000 ₽ я не обращаю внимания на подсудность — за 5000 я судиться не пойду даже в своем городе, поэтому этот пункт не правлю. А договор на 100 000 ₽ мне важен, особенно, если все остальное по тексту очень сильно меня «прижимает». И, если что-то пойдет не так, мне важно, чтобы суд был близко.

Но и юристы тоже косячат, не владея основами бухучета и налогообложения.

1. «Делать стойку» при виде конструкции «от имени и за счет … того-то». В этот момент вы должны понимать, что это конструкция агентского договора, и перед вами либо агентский, либо смешанный договор. Агентский договор (или элементы агентского в договоре ВОУ, подряда) полностью меняет бухучет этой сделки и полностью меняет налогообложение. Не поленитесь, позвоните главбуху и уточните — он в курсе этой агентской сделки?

2. Знать вашу систему налогообложения, ставки налогов и нюансы.

• Если вы на ОСНО — знайте ваши ставки НДС. Оказываете услуги за границу? — можете столкнуться с конструкцией «НДС не облагается» и это будет корректно. Соберитесь с главбухом и обсудите, в каких ситуациях ваша услуга облагается НДС, а в каких нет. Запомните — “Ставка НДС 0%” и “НДС не облагается” — это две разные ставки НДС и совершенно разные последствия для бухучета и налогообложения.
  

• Если у вас образовательная услуга на патенте — поговорите с главбухом: какие формулировки в договорах вам допустимы, а какие нет. Никаких «информационно-консультационных услуг по обучению», если ваш клиент — ИП на образовательном патенте, быть не может.

• Если вы на УСН «Доходы минус расходы», возьмите у главбуха закрытый перечень наименований, которые разрешены и уменьшают налог. Сверяйте договоры с перечнем. Так, например, договоры на оказание информационно-консультационных, маркетинговых, услуг по управлению и ряд других не уменьшают налогооблагаемый доход, и как следствие, увеличивают налоговое бремя. При получении таких договоров отправляйте сигнал (звонок) главбуху и директору. Пожалуй, это единственная ситуация, когда привлечение главбуха к договору оправдано. При этом важно показать главбуху реальную суть договора, а не то, что написано в шапке.

3. Сверять настоящий порядок приемки услуг и тот, что написан в договоре. Я встречала такой порядок в одном из договоров (текст не дословно, упростила): «По окончании оказания услуг Исполнитель присылает Заказчику статистику, тот ее 5 дней рассматривает. Потом присылает отчет, его снова 5 дней рассматривают. Если претензий нет, выставляют акт и счет. На оплату дается 7 дней». По факту бухгалтерия выставляла счета и акты в последний день месяца, отчет присылали где-то до 5-го, а статистику клиенту нужно было смотреть самому в личном кабинете. И у этой компании была довольно неприятная дебиторка — клиенты вроде все адекватные, но платили как-то с опозданиями, что не нравилось владельцу.

Не согласны со мной — ваши толерантные возражения приветствуются в комментариях! :)

Нашли подвохи, о которых я спрашивала? Пишите их также в комментариях!

Автор: Татьяна Никанорова, Профдело

Наш телеграм-канал: https://t.me/profdelo

#бухгалтерия #договоры #профдело #главбух #юристы