Как экономить на аренде офиса и контролировать сотрудников на удаленке

Ремонт, закупка техники, коммунальные платежи — это только часть затрат. Но из-за полностью удаленной работы может хромать продуктивность сотрудников. Есть решение — коворкинги, которые финансово выгодны и практичны. Попробуем разобраться, для кого подходит вариант гибкого офиса и как там строить работу.

Есть зарубежные исследования, но не будем ходить далеко: по данным Циан коворкинги обходятся дешевле на 38% в первый год ведения бизнеса. Свой офис можно брендировать и централизовать сотрудников в одном месте. Это удобно и престижно. Однако нужны ресурсы и крупные вложения единовременно.

В коворкингах все оборудовано: от электрики, интерьера, рабочих мест до кофемашины и завтраков для резидентов. Скорее всего небольшим компаниям и молодым стартапам проще работать в гибком офисе: дешевле, нет привязки к физической точке, свободный график. Но нужно считать финансовую модель вашего бизнеса. Например, «Яндекс» арендует для своих сотрудников коворкинг на почти десять тысяч квадратных метров.

Срок аренды офиса зависит от договора. Если съезжать раньше, могу возникнуть проблемы с владельцем помещения вплоть до штрафа за отмену соглашения. Сокращать или увеличивать штат тоже проблематично: нужно, чтобы рабочее место не пустовало или чтобы пространства хватило для нового коллеги.

В коворкинге нет таких особенностей: приходите, когда удобно, приглашайте коллегу или бизнес-партнера. Если переживаете за отсутствие свободных мест, можно забронировать постоянный рабочий стол. Меняйте локации хоть каждый день, это все равно будет дешевле переезда из бизнес-центра или классического офиса.

Пробуйте поработать в разных коворкинга: ближе к дому, к метро, с другой атмосферой или интерьером. Так можно найти оптимальный вариант.

Когда вы платите за то, чтобы поработать где-то, увеличивается ценность собственного времени. Так, в одном из исследований онлайн-издания Deskmag сообщалось, что 71% респондентов положительно оценивают свою концентрацию при работе в коворкингах. Больше половины опрошенных отметили, что стали работать продуктивнее.

Работать в офисе для сотрудника в таком смысле ничего не стоит. Он может “отсидеть” свое время и спокойно пойти домой. Вот рабочий стол, вот знакомый коллектив — в этой атмосфере можно работать над задачей, пока не замаячит дедлайн.

Есть мнение, что коворкинг — шумное место для молодых фрилансеров. Но в любом гибком офисе есть специальные тихие зоны, переговорки, конференц-залы. Аудитория гораздо шире: тем интереснее заводить знакомства.

Собрали несколько советов для организации работы. Они актуальны и для гибких, и для классических офисов.

Таск-трекер

Все коллеги могут видеть задачи друг друга в одном приложении. Прозрачность процессов и знание, что в работе сейчас помогает идти к общей цели и видеть вклад каждого. Планировать свой день удобно и самим сотрудникам: так можно понять, сколько именно времени тратится на конкретную задачу и прогнозировать результаты.

Регулярные летучки

Этот способ, наверное, самый простой. При этом нельзя недооценивать обсуждение проекта и текущих задач. Во время таких встреч с командой можно увидеть, где есть заминки и помочь их решить.

Самоорганизация и свобода

Контроль сотрудников это важно. При этом есть опасность скатиться в микроменеджмент и брать во внимание слишком много текучки. Нужно сохранять баланс. Когда специалист свободен и работает над своими целями, его мотивация выше. Таким сотрудникам нужно доверять, оставлять пространство для лидерства и свежих идей.

Нематериальная мотивация

Премии и KPI работают отлично. Но здорово, если сотрудник работает в компании не только ради денег. Амбициозных ребят нужно поддерживать и другими средствами: неформальные обеды, совместные выезды, встречи один на один и другие способы узнать человека. Обсуждение смысла работы для каждого и подтверждение ценности специалиста важны, в долгосрочной перспективе мотивируют не хуже тринадцатой зарплаты.

Конечно, все индивидуально. Переезд в коворкинг не решит организационных проблем. Однако можно пробовать новое и пользоваться современными решениями, а сэкономленные на аренде средства потратить в развитие! Приходите на день или даже пару часов. Так проще понять, подходит этот формат вам и вашему бизнесу.

Чтобы забронировать место в коворкинге мы рекомендуем воспользоваться приложением Office2Go. В приложении для вас удобная карта, фильтры по параметрам или обычный поиск-все для того, чтобы было удобно найти именно то, что вам нужно. Оплата картой прямо из приложения.

Скачивайте Office2Go прямо сейчас - пусть будет под рукой если потребуется забронировать рабочее место!