Готовим бизнес к осени: автоматизация бизнес-процессов
Как автоматизировать свой бизнес: с чего начать и какие инструменты использовать
Автоматизация бизнес-процессов — это передача рутинных задач сотрудников автоматизированным системам. Те могут принимать заказы, производить расчёты, формировать и выставлять счета и т. д., тем самым облегчая работу персонала, сокращая затраты на неё.
Цели автоматизации БП
Грамотная автоматизация позволяет:
- сэкономить время — для этого рутинные, но важные задачи перекладываются на автоматизированную систему (это может быть распределение задач или ведение подсчётов);
- исключить ошибки вследствие человеческого фактора (например, при оформлении накладных в компании по доставке товаров принимать заказы проще, если населённые пункты и почтовые отделения уже внесены в систему; тогда менеджер может просто выбирать нужное, а не писать самостоятельно, надеясь, что он всё правильно расслышал);
- улучшить бизнес-процессы или выполнить отдельные из них вместо сотрудника (так, обзвон клиентов или участников каких-то конференций нередко доверяют роботу; это особенно выручает, если в базе несколько сотен телефонных номеров);
- увеличить выручку — благодаря автоматизации удаётся обслужить больше клиентов (например, при оформлении заказа в интернет-магазине система сама может отправить счёт клиенту, а когда тот будет оплачен, уведомление менеджеру; таким образом, нагрузка на последнего снижается, а прибыль — растёт).
К слову, в результате автоматизации бизнес-процессов высвобождаются ресурсы. При этом руководитель получает больше данных для анализа и эффективнее управляет компанией. Наконец, появляется возможность масштабировать бизнес — расширить производство или открыть филиалы и наладить эффективное управление каждым из них.
Инструменты автоматизации
Небольшие компании для расчёта и прогнозирования финансовых показателей могут использовать Microsoft Excel или Google Spreadsheets. Крупные предприятия обычно выбирают программы для бухучета — 1C, Delovod. Они позволяют рассчитывать зарплаты, налоги, выставлять счета, создавать акты и т. д.
- системы управления сотрудниками и рабочим временем — Bitrix24, Hurma, BambooHR;
- системы управления клиентами — Bitrix24, Terrasoft; в таких программах создаются карточки клиента, где отображается ход переговоров, подписанные контракты и т. д.; это удобно, поскольку при необходимости клиентов смогут легко подхватывать другие менеджеры;
- комплексные системы автоматизации — SAP ERP; инструмент сложный в настройке, но позволяет интегрировать несколько бизнес-процессов; в базовой установке — около 20 тыс. таблиц баз данных;
- ESP-системы — используются email-маркетологами и выполняют массовую email-рассылку; самые популярные — SendPulse, MailChimp, eSputnik, GetResponse и др.
К инструментам автоматизации бизнес-процессов относятся и CMS — системы управления контентом. Благодаря им администрировать сайт теперь может не только разработчик, а практически любой человек. Самые популярные CMS: WordPress, Joomla, Drupal, Tilda и т. д.
Наконец, системы управления проектами — Trello и др. С их помощью можно ставить задачи, контролировать сроки и качество их выполнения.
Внедрение автоматизации БП: способы, этапы
Процесс внедрения долгий, требует внимания к деталям. Начинается он с выбора бизнес-процессов, которые будут автоматизироваться, и их оптимизации. При этом всю работу по автоматизации на предприятии могут выполнять самостоятельно (создаётся рабочая группа, выбирает БП, инструменты, а затем проводит автоматизацию) или с помощью частных консультантов, компаний. Есть и оптимальный вариант — автоматизировать всё, что возможно, своими силами, а работу со сложными бизнес-процессами доверить профессионалам.
При внедрении можно выделить следующие этапы:
- анализ бизнес-процессов, проблем, которые возникают (нехватка персонала, долгая рутинная работа, высокий риск ошибки и т. д.);
- описание бизнес-процесса, который будет автоматизироваться;
- выбор программного обеспечения (ПО) или системы;
- внедрение, настройка, тестирование;
- обучение сотрудников.
В отдельный этап можно выделить опрос персонала по истечению определённого времени после автоматизации. На практике люди могут посоветовать, как улучшить программу, чтобы она ещё больше облегчила работу.
Преимущества автоматизации
Автоматизировав бизнес-процессы, компания сможет произвести кадровые перестановки или освободить персонал от рутинных обязанностей, тем самым дав ему время на креативную и важную работу. Попутно улучшается координация, слаженность, а значит, и качество товара, услуг.
Более того:
- согласовываются действия персонала;
- исключается человеческий фактор;
- ускоряется воспроизведение циклов за счёт перекладывания рутинных задач на автоматизированную систему;
- растёт прибыль.
Таким образом вы можете заказать внедрение необходимых для вас инструменты у IT-специалистов и получить готовую автоматизацию бизнеса к осени!
Классный подход. Лаконично объяснили.
В конце я бы еще указал ссылку на ваш бесплатный инструмент (если его нет то можно создать очень просто, в сети есть уже готовые, переделайте под себя) по анализу сайтов, показал что много ошибок и есть куда работать, но аудит не полный а если вы закажете у нас оффлайн или онлайн аудит, то больше критериев мы вам расскажем. Не просто устная консультация а уже с небольшим подогревом.