Кейс. Как не потерять деньги и время при внедрении CRM-системы?
Кратко о кейсе
Ещё один интересный кейс – сотрудничество с крупной производственной компанией “Compass”.
За время совместной работы (с 2020 года) мы успели “вылечить” коробочную версию Битрикс24, установленную ранее другим подрядчиком, настроить работу бизнеса как часы, и помочь владельцу вывести прибыль на новый уровень.
О клиенте
Компанией “Compass” – это целый научно-производственный центр, занимающийся разработкой, производством и поставкой технологических решений для предприятий, специализирующихся на сыпучих материалах.
Клиенты компании – это представители промышленного строительства, химической и нефтехимической отрасли, пищевой промышленности, металлургии, электроэнергетики и т.д.
Особенность компании заключается в том, что каждая сделка является уникальной, многоступенчатой и может растягиваться на несколько месяцев или даже лет.
Почему клиент обратился к нам?
До нас клиент уже сотрудничал с компанией, установившей им crm-систему Битрикс24. Но, как часто бывает, та компания просто формально запустила коробочную версию, не убедившись в том, что новая для компании система работы будет удобна и будет отвечать потребностям каждого отдела.
Деньги и время на внедрение crm-системы были потрачены, а сотрудники в ней работать не стали, так как им было неудобно вести свои бизнес-процессы там.
Клиент обратился к нам, чтобы мы довели работу до конца, восстановили работоспособность коробочной версии Битрикс24 и помогли с ещё парой задач.
Какие задачи поставил клиент?
Клиент оказался полностью вовлеченным в процесс, и задачи на первоначальном этапе были поставлены точно и продуманно.
- Необходимо было сделать “прозрачной” работу продавцов в отделе продаж, чтобы понимать, на каком этапе возникают трудности, и оперативно их решать.
- Связать crm-систему Битрикс24 и 1С. Это дало бы возможность видеть остатки оборудования или комплектующих на производстве, а также сразу понимать, сколько времени нужно для разных задач. При этом исчезнет необходимость отвлекать от работы сотрудников разных подразделений.
- Сделать так, чтобы коробочная версия Битрикс24 начала оправдывать затраченные деньги и время на её установку, т.е. стала эффективным и универсальным инструментом для работы сотрудников.
Решение
Прежде чем приступить к каким-либо настройкам внутри crm-системы, мы “проходим” с каждым сотрудником и с каждым отделом его рабочие процессы, фиксируя по шагам, что и как им удобно делать, как они ведут дела. Хотя это абсолютно логичный порядок действий, многие компании этим все же пренебрегают, что сказывается на эффективности их CRM.
Мы также прописываем имеющуюся (реальную) схему работы, затем предлагаем варианты как можно эти процессы оптимизировать, упростить и сделать более выгодными для компании. И только потом переводим эти новые схемы работы в цифровую версию.
Главная наша задача (и задача crm-системы Битрикс24) – сделать комфортную среду для работы каждого сотрудника. Тогда бизнес будет хорошо отлаженным и легко управляемым.
В то же время руководитель будет видеть, как улучшить бизнес-процессы и увеличить прибыль.
Ход работы
В компании существует 5 основных отделов: отдел продаж, отдел проектирования, производство, отдел финансов и кадровый отдел. Так как от отдела продаж зависит объем приходящих в компанию клиентов, а значит, и прибыль, мы начали работу именно с него:
- Провели аудит отдела продаж, звонков и переписок менеджеров, прошли с каждым из них путь ведения клиента, подготовили рекомендации по изменению процессов внутри crm-системы и ведению переговоров.
- Создали автоматические воронки продаж внутри коробочной версии Битрикс24, которые соответствовали реальным воронкам продаж в этой конкретной компании. Теперь менеджерам стало удобно пользоваться ими, поскольку исчезла необходимость держать всё в голове.
- Настроили автоматическое и полуавтоматическое создание документов. Как выяснилось в процессе аудита – это занимало очень много времени у менеджеров по продажам, так что теперь процесс значительно ускорился.
- Обеспечили поступление запросов текущих клиентов непосредственно в crm-систему и автоматическую передачу информации в нужное подразделение. В зависимости от того, на какой стадии сделки находится клиент, его запрос направляется в ответственное по этому этапу подразделение.
Теперь отдел продаж может работать по комфортной для себя и эффективной для бизнеса в целом схеме внутри коробочной версии Битркис24. Сделки создаются и сортируются автоматически, продавец переходит с этапа на этап сделки только после выполнения всех необходимых шагов. Система помогает не забыть важные мелочи в ведении каждого клиента, а также соблюсти сроки и связать каждый этап сделки с соответствующими этапами в других отделах компании.
Помимо этого, мы связали crm-систему Битрикс24 с имеющейся в компании 1С. Так отдел продаж стал получать оперативную информацию об остатках, сроках поставки, сроках производства и степени выполнения заказов. В результате получилось сильно улучшить сервис, а следовательно, и повысить лояльность клиентов.
Мы обнаружили, что компания выполняет намного больше видов работ, чем об этом знали клиенты. Увидев в этом потенциальную точку роста, мы сделали автоматическую презентацию обо всех услугах и продуктах компании. Теперь в процессе клиент получал документ с информацией о компании и полным спектром услуг, который высылался автоматически на определённом этапе коммуникации с менеджером. Это резко подняло продажи!
На самом деле, с этим сталкиваются многие крупные компании – у владельца бизнеса “замыливается глаз” и он думает, что для клиента и так всё понятно. Клиент же может и не подозревать, что возможно получить полный спектр услуг по своему направлению в одной компании, и ищет других подрядчиков.
Приятным промежуточным результатом оказалось то, что уже во время нашего сотрудничества компания “Compass”
начала быстро расти благодаря нашим нововведениям. Однако почивать на лаврах было рано: оказалось, что огромное количество времени тратится на оформление, адаптацию и обучение новых сотрудников. А ведь с ростом количества сотрудников нужно еще и администрировать их отпуска, больничные, командировки, замены и т.д.
Мы предложили решение – настроить скоординированную работу отдела кадров, специалиста по технике безопасности, отдела материально технического снабжения и IT-отдела для ускорения процесса и исключения ошибок и задержек.
Теперь всё работает как часы – быстро и точно! Сотрудники стали обучаться и работать согласно регламентам, в полуавтоматическом режиме; в результате исчезли накладки по графикам и.т.д.
Результаты
Если вы видите, что ваш бизнес “застрял”, что прибыль не растёт, а вы слишком много времени тратите на то, чтобы “подхватить” всё и везде – мы рекомендуем вам начать с внедрения crm-системы. Это автоматизирует множество процессов и поможет навести порядок, а следовательно – понять, где ваши реальные точки роста, как увеличить прибыль и освободить время для более важных задач.
В то же время очень многое зависит от того, как именно будут работать специалисты по внедрению crm-системы. Если в результате их работы вы получите неудобную, громоздкую программу со стандартными настройками, не подстроенную конкретно под ваш бизнес, то ваши сотрудники не будут в ней работать – зачем, если и так медленно, и так неудобно? Вы просто потеряете деньги и время.
Если же специалисты по внедрению начинают свою работу с подробного изучения внутренних процессов вашего бизнеса, с консалтинга, с предложений по оптимизации и автоматизации – они смогут создать для вас действительно удобную платформу, подходящую под нужды вашего бизнеса и каждого отдельного сотрудника.
Кому полезен этот кейс?
Этот кейс будет полезен крупным компаниям с большим количеством сотрудников (около 100 и более), компаниям с большим ассортиментом и компаниям с долгими продажами, в которых задействованы разные отделы и множество сотрудников.
А компания “Business Magnum” будет полезна вам, если вы готовы настроить свой бизнес и начать получать результаты еще до окончания нашего сотрудничества!
Подписывайтесь на нас в Vkontakte 👉 https://vk.com/businessmagnum
Переходите на наш сайт 👉 https://businessmagnum.ru
Напишите нам в Telegram 👉 https://t.me/businessmagnum
#отделпродаж #бизнес #crm #роп #менеджер по продажам #обучение продажам #кейс #структура бизнеса #опрос #эффективность сотрудников #кризис