Как и зачем бизнесу переходить на удалёнку?
Переход на удаленную работу может предоставить бизнесу ряд преимуществ и позитивных результатов. Вот несколько основных причин, почему это может быть хорошо для владельца бизнеса и его компании:
- Сокращение затрат на офисное пространство: Работа в удаленном режиме позволяет сэкономить значительные средства, которые ранее затрачивались на аренду офиса и поддержание необходимой инфраструктуры. Эти деньги можно перенаправить на более важные области развития бизнеса, такие как маркетинг, исследования и разработки или повышение заработной платы сотрудников.
- Увеличение географической гибкости и доступ к талантам: Работа на удаленке открывает возможность привлекать высококвалифицированных специалистов из разных географических областей, без привязки к конкретному местоположению офиса. Это позволяет компании найти лучших сотрудников, расширить пул талантов и повысить конкурентоспособность на рынке труда.
- Улучшение продуктивности и эффективности: Многие исследования показывают, что работа на удаленке может увеличить продуктивность сотрудников. Отсутствие длительных переключений или пробок в пути на работу, а также уменьшение числа прерываний со стороны коллег, способствуют более эффективной работе. Кроме того, сотрудники, работающие на удаленке, обычно чувствуют большую свободу и гибкость, что может повысить их мотивацию и удовлетворенность работой.
- Снижение текучести кадров: Для многих сотрудников возможность работать на удаленке является привлекательным бонусом. Это может привести к уменьшению текучести кадров, поскольку сотрудники могут ощущать большую гибкость и комфорт, имея возможность работать из дома или любого места, которое им удобно. Это снижает необходимость постоянного найма и обучения новых сотрудников.
- Улучшение бизнес-континуитета: Работа на удаленке может обеспечить более высокий уровень бизнес-континуитета в случае кризисов или чрезвычайных ситуаций, таких как стихийные бедствия или эпидемии. В случае непредвиденных обстоятельств, компания сохраняет возможность выполнять работу, минимизируя потенциальные простои и убытки.
Чек-лист
С чего начать работать вместе на удаленке?
Итак, вы готовы перейти на удалёнку, с чего начать? Мы подготовили для вас подробную инструкцию и готовы помочь пройти по каждому шагу.
- Соберите команду в онлайне и распределите роли
- Соберите все чаты и видеозвонки в одном месте
- Создайте рабочие группы и проекты
- Организуйте контроль за работой удаленных сотрудников
- Систематизируйте документы и файлы внутри компании
- Соберите команду в онлайне и распределите роли
Чтобы собрать всех в едином онлайн-пространстве, пригласите коллег в ваш Битрикс24.
Одним из важных аспектов успешного перехода на удаленную работу является использование общих инструментов для всех сотрудников. Если команда разбросана по пяти разным мессенджерам и сервисам для видеозвонков, невозможно контролировать рабочие процессы в полной мере. Общие инструменты делают коммуникацию более прозрачной и способствуют созданию единой и сильной команды. В данном руководстве мы используем сервис Битрикс24 в качестве примера. В нем есть таск-менеджер, чаты, видеоконференции и аудиозвонки, CRM, настраиваемые отчеты, облачный диск и другие полезные инструменты. Начать работу с ним можно всего в пару кликов. Не имеет значение, сколько людей в команде - нет никаких ограничений.
После регистрации в Битрикс24 найдите в левом меню Битрикс24 кнопку «Пригласить сотрудников». В открывшемся окне вы сможете пригласить коллег по ссылке, e-mail, через sms или вручную. При подключении через sms можно использовать контакты из телефонной книги вашего смартфона (для этого не забудьте скачать удобное приложение Битрикс24).
Ваши сотрудники получат приглашения и смогут настроить свои профили, указав Имя и Фамилию, должность, а также другие данные.
Вы, как администратор, можете раздать права доступа сотрудникам, настроить инструменты, задачи, календари сотрудников, записи в новостной ленте, диалоги с клиентами и многое другое внутри Битрикс24.
2. Соберите все чаты и видеозвонки в одном месте
При переходе на удаленку важно обеспечить сохранение не только рабочих коммуникаций, но и неформального общения. Всё это возможно в Битрикс24. Теперь ни вы, ни ваши сотрудники не упустят ни одного сообщения, будут в курсе событий. А особо хитрые больше не смогут отмазаться, что им какую-то информацию не передали, т.к. в чате будет видно – кто что прочитал и когда.
Вот так может выглядеть чат, в котором, кстати говоря, можно создать задачу или новый чат на основании написанного, процитировать сообщение и многое другое. Свое сообщение можно отредактировать или удалить. Можно отправить любой файл, видео или аудио.
А можно вообще перейти в формат совещания и решить любой вопрос на общем созвоне.
Воспользуйтесь возможностью инициировать аудио- или видеозвонок прямо из чата. Это позволяет сразу связаться со всеми участниками, не требуя отдельного сбора для звонка. Во время онлайн-совещаний часто возникают непредвиденные ситуации, такие как прерывания со стороны детей или домашних животных, проблемы с интернет-соединением, которые могут затруднить концентрацию на рабочих задачах. Однако, в видеозвонках в Битрикс24 есть ряд функций, которые помогают сделать встречи более продуктивными:
- Функция "Хочу сказать". В групповых видеоконференциях хорошо принято выключать микрофон, чтобы не перебивать других участников и уменьшить фоновый шум. Если участник хочет высказаться, он может использовать функцию "Хочу сказать", которая позволяет поднять руку и появиться яркой иконкой рядом с его именем.
- Функция размытия и замены фона. Не все хотят показывать свой домашний интерьер или присутствие других людей на видео. Поэтому можно использовать функцию размытия фона или выбрать яркую картинку для создания особой атмосферы.
- Запись видеозвонков. Важные совещания или встречи с подрядчиками можно записывать для последующего просмотра. Все участники видят, что запись идет.
- Демонстрация экрана. Вы можете показывать участникам звонка презентации, таблицы или отдельные окна на своем экране, делая встречу более наглядной и информативной.
А также вы можете организовывать регулярные встречи и планерки с помощью функционала "Собрания и планерки" для сотрудников на удалёнке. Это отличный способ поддерживать их вовлеченность и следить за прогрессом работы. Регулярные еженедельные собрания позволяют всем быть в курсе текущих дел и достижений. Кроме того, для руководителя это полезный инструмент контроля и координации действий.
3. Создайте рабочие группы и проекты
Использование проектов позволяет эффективно организовать все задачи, файлы, коммуникации и встречи на одной платформе. Например, если Вам необходимо запустить новогоднюю рекламную кампанию, Вы можете создать отдельный проект, предоставить доступ маркетологам и дизайнерам, распределить задачи и собрать все материалы на общем диске и в базе знаний проекта. Таким образом, Вы сможете опубликовать посты о развитии проекта только для участников и провести мозговой штурм, а результаты кампании поделиться со всеми сотрудниками. Это поможет уменьшить шум и легко найти все необходимые материалы.
Например, вы можете собрать закрытую группу для обсуждения кадровых вопросов и проект для новогодней рекламной кампании. К проекту или группе могут быть привязаны задачи, публикации в новостной ленте, статьи в базе знаний, файлы на облачном диске.
Задачами, объединенными в проекты, легко управлять. Вы можете выбрать удобный режим отображения: Мой План, Сроки, Канбан, Диаграмма Ганта или Календарь.
4. Организуйте контроль за работой удаленных сотрудников
В условиях удаленной работы каждый сотрудник имеет возможность самостоятельно организовать свое рабочее пространство, распределить задачи и повысить свою продуктивность. Однако, важно, чтобы была поддерживаема прозрачность и контроль не только со стороны руководителя, но и самого работника.
Как обеспечить эффективный контроль над работой сотрудников, сохраняя при этом возможность для самостоятельных решений и взятия личной ответственности?
- Ставьте задачи в начале дня или заранее, чтобы сотрудник мог распределить нагрузку и не засиживаться до позднего вечера.
- Обсуждайте проблемы, которые возникают во время коммуникации внутри отдела и с другими подразделениями. Это поможет не накапливать негатив и покажет сотруднику, что он может поднять любой вопрос и не останется один на один с проблемой.
- Введите регулярные отчеты по задачам, чтобы работник понимал свой вклад в общее дело, а вы, как руководитель, могли корректировать стратегию.
- Давайте развернутую обратную связь и обсуждайте результаты работы каждого сотрудника.
В Битрикс24 учет рабочего времени осуществляется автоматически, что облегчает задачу работника. Для начала и окончания рабочего дня ему достаточно нажать на соответствующую кнопку. Если в Вашей компании сотрудники работают по различным графикам, Вы можете создать разные графики учета времени, такие как сменный, почасовой или фиксированный режимы, а также свободный режим.
В ежедневном отчете сотрудник может указать задачи, над которыми работал, выбрав их из предоставленного списка, добавить комментарии. Это позволяет более детально отслеживать выполненную работу и делиться информацией о проделанной работе с руководством или коллегами.
А недельные, ежемесячные или годовые отчёты можно настроить таким образом, чтобы не напоминать о них самостоятельно. Сотрудник просто не сможет проигнорировать окно с предложением заполнить отчет — лишь ненадолго отложить.
5. Систематизируйте документы и файлы внутри компании
На удаленке необходимо учесть, что нет возможности быстро обратиться к коллеге за помощью. Поэтому важно иметь хорошо организованное хранилище файлов и документов с общим доступом для всего отдела. Это поможет упростить процесс адаптации новых сотрудников и сократить количество избыточных переписок.
Создание Базы Знаний, содержащей статьи, регламенты, чек-листы и ответы на часто задаваемые вопросы, является важным шагом. Удобные и красивые шаблоны позволяют легко оформить инструкции, выбирая готовые блоки для списков, фотографий и других видов информации.
Хранение важных документов на облачном диске обеспечивает доступ к ним с любого устройства, на котором установлено приложение Битрикс24. Там же можно редактировать файлы и обсуждать их с коллегами, при этом все изменения отображаются в режиме реального времени. Каждый сотрудник имеет свой личный диск, доступ к общим документам и папкам проектов, в которых он участвует.
Вот несколько важных функций и возможностей в работе с Диском Битрикс24:
- Автоматическая синхронизация Ваших файлов и документов с вашим компьютером. Это позволяет Вам всегда иметь доступ к актуальным версиям файлов, даже без подключения к интернету.
Удобное средство для обмена файлами - Вы можете легко поделиться ссылкой на любой файл. Поделиться с сотрудниками, настроить доступ и установить пароль на документ.
Вы можете создавать папки и организовывать файлы по проектам или темам. Это помогает структурировать информацию и легко находить нужные файлы. Вы также можете назначать различные уровни доступа к папкам для разных пользователей или групп пользователей, что обеспечивает более гибкую и эффективную работу с файлами.
С Диском Битрикс24 Вы можете редактировать файлы прямо в облачном хранилище. Это позволяет сотрудникам работать над одним и тем же файлом одновременно, делиться идеями и вносить изменения в режиме реального времени. Такой коллективный подход к работе над файлами повышает эффективность и ускоряет достижение результатов.
Битрикс24 позволяет комментировать файлы на Диске и обсуждать их с коллегами. Это удобно, когда Вам нужно обсудить детали проекта, внести предложения или получить обратную связь от команды. Все комментарии и обсуждения сохраняются вместе с файлами, что позволяет легко отслеживать историю обсуждений и принимать важные решения.
Вы можете установить различные уровни доступа для разных пользователей или групп пользователей на весь Диск. Это обеспечивает безопасность Ваших данных и предотвращает несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
- Автоматическое резервное копирование файлов - Диск Битрикс24 автоматически создает резервные копии Ваших файлов, что защищает Вас от потери данных в случае сбоя или сбоя системы. Вы можете быть уверены, что Ваши файлы всегда будут в безопасности и доступны для восстановления в случае утери.
Компания Business Magnum готова помочь вам легко перейти на удалёнку профессионально и в короткие сроки.
🌐 https://businessmagnum.ru/
☎+7(999) 338 78-10
sales@businessmagnum.ru
#внедрение_crm #crm_bitrix #битрикс24 #битрикс #бизнес #роп #менеджер по продажам #обучение продажам #кейс #сложная структура бизнеса #bitrix #удалёнка #перейти_на_удалёнку