«Единороги» в бухгалтерии как легкий путь к бизнес-самоубийству
Статья для предпринимателей и бухгалтеров.
«Нормальный» бухгалтер и бухгалтер «Единорог», кто эти люди и чем они отличаются?
Давайте разбираться, чтобы не убить бизнес в начале своего пути ввиду недопонимания значимости бухгалтера, как фундаментальной кадровой единицы.
Номинальные задачи «нормального» бухгалтера:
Спойлер. Он только это и должен делать.
Вести первичный учёт — собирать, обрабатывать и хранить счета, акты, договоры и накладные.
Вести учет кассовых и безналичных операций, коммуницировать с банками и кредиторами.
Формировать и оптимизировать налоговую базу, рассчитывать страховые взносы и платежи, начислять и перечислять налоги, взносы, зарплаты, другие платежи и выплаты.
Формировать и сдавать регламентированную отчетность в контролирующие государственные органы – ИФНС, ПФР, росстат, ФСС и др.
Быть актуально осведомленным об изменениях законодательства в экономической, налоговой и трудовой сферах, применять эти знания в работе.
По договоренности с руководством при условии небольшой компании, процессов и документации, появляются дополнительные задачи:
Рассчитывать зарплату;
Начислять больничные, отпуска, компенсации;
- Составлять платежные ведомости;
- Контролировать зарплатные выплаты.
«Нормальный» бухгалтер — Человек с профессиональной компетенцией в предметной области, обеспечивающий для бизнеса соблюдение законов, своевременную уплату налогов, сдачу отчетности, отсутствие штрафов и выявление возможных финансовых резервов, что благоприятно влияет на развитие компании.
В обратном случае бухгалтер «перегорает».
Будучи по факту и расчетчиком, и секретарем и менеджером по закупкам и финансовым, если не руководителем, то как минимум, бесплатным корпоративным консультантом, секретарем, делопроизводителем, юристом и еще кем угодно, лишь бы сэкономить на ресурсах.
Порой бухгалтеру «прилетает» даже что-то из серии:
- Ирина Григорьевна, а Вы не могли бы найти нам сотрудника?
- Эмм. Нет, я не HR, я бухгалтер.
Или еще хуже:
- Елена Николаевна, составьте договор о приеме на работу нового сотрудника, шаблон NDA и оцените маржинальную способность этой сметы.
Если Елена Николаевна и сделала все это, то скорее всего, за очень высокую доплату. Иначе, это профессиональное издевательство и мародерство.
Как узнать Бухгалтера Единорога или, что не должен делать «нормальный» бухгалтер в «нормальной» компании:
1. Звонить или писать вашим клиентам.
Даже если так быстрее, прямее, доступнее, не должен этого делать бухгалтер. Это дико.
2. Персонально собирать документы с каждого сотрудника.
Это работа секретаря референта, офис-менеджера или делопроизводителя.
3. Заводить контрагентов в учетную систему. Особенно вручную.
Если вы, как предприниматель из 80% российского бизнеса, использующего для учета программные продукты фирмы "1С", то как минимум, эта операция у вас должна быть автоматизирована. Это легко сделать, подключив сервис 1С:Контрагент, который входит в состав сервисов 1С:ИТС, обязательный для всех бизнес-пользователей "1С" версии ПРОФ и КОРП.
4. Проверять надежность контрагентов.
Ни во внешних системах, ни вручную. Эта задача не бухгалтера. Если вопрос об экономической безопасности компании, то это в компетенции службы безопасности. В случае ее отсутствия, опять же, в помощь сервис 1С:ИТС — 1С:Контрагент.
5. Формировать отчетность в одной программе, проверять в другой, а сдавать через третью.
Сервис 1С-Отчетность, также входит в состав 1С:ИТС. Содержит готовые актуальные шаблоны отчетности, помощник, отмечающий ошибки с предложениями по их исправлению, канал связи для сдачи отчетности и получения обратной связи от контролирующих государственных органов.
6. Заводить в систему новые товары, услуги, прописывать характеристики и другие операции по номенклатуре.
Работа с номенклатурой — это зона ответственности менеджера по закупкам, торговым операциям, или, на худой конец, стезя офис-менеджера, но не бухгалтера.
7. Составлять, проверять и корректировать договоры с заказчиками, поставщиками, партнерами или физическими лицами.
8. Проверять и проводить правовую экспертизу документов от контрагентов.
9. Участвовать в судебных процессах, оспаривать решения суда.
10. Планировать ФОТ (фонд оплаты труда), управлять штатными расписаниями, принимать, переводить и увольнять сотрудников.
и еще..
11. Разрабатывать схемы мотивации, грейдирования, стимулирования и т. д.
12. Ежедневно отчитываться руководству о проделанной работе.
13. Учить руководство основам бухгалтерского учета.
14. Консультировать сотрудников по вопросам бухгалтерского учета, не связанным с основной деятельностью компании.
15. Заказывать, отправлять, принимать курьеров и отвечать на звонки общей линии.
Если Вы узнали в этом списке себя или своего бухгалтера, поздравляем!
В вашей компании есть «Единорог».
Тут подборки топ-настроек 1С, которые помогут вам стать "нормальными".
Что плохого в «Единороге»? Только факты и «ничего личного».
1. Он не успевает делать свою основную работу.
2. Совершает ошибки ввиду невнимательности, которая обусловлена излишней многозадачностью.
3. Бизнес получает ущерб в виде штрафов за ошибки, несвоевременную или, еще хуже, некорректную отправку отчетности, уплату налогов или взносов.
4. Первичный учет в хаосе. Вы не можете найти документы, определить их версионность.
5. Тратите время на исправление кассовых разрывов, поиск неучтенных безналичных оплат и поступлений.
6. Трудовая дисциплина ниже допустимой планки. Ваши сотрудники в любой момент могут уйти в "нормальную" компанию. А разбираться, находить и исправлять ошибки придется трудно и, опять же, нужен ресурс (кадровая единица).
Как избавиться от модели «Единорога» без потери бухгалтера?
Все просто.
Используйте специализированный софт и сопутствующие сервисы для бухгалтерского учета на базе программных продуктов "1С". Так делает 80% российского бизнеса.
Это особенно актуально для тех, кто только открыл бизнес или находится на этапе развития компании.
Итак. Ваш пошаговый план действий:
1. Купить лицензионный программный продукт 1С:Бухгалтерия.
Есть всего 3 варианта версии продукта:
Легко выбрать и быстро купить можно тут.
2. Активировать договор 1С:ИТС, чтобы автоматически как минимум:
· Проверять и заводить контрагентов (сервис 1С:Контрагент).
· Обмениваться юридически значимыми документами с заказчиками, поставщиками и банками (сервис 1С:ЭДО).
· Формировать и отправлять отчетность без ошибок в актуальных формах (1С-Отчетность).
· Сверять счета-фактуры с контрагентами.
3. Внести стартовые настройки в «1С:Бухгалтерия»:
· Корректно заполнить базу. Основные константы, характеристики учетной политики; справочники, начальные остатки.
· Подключить и настроить сервисы 1С-Отчетность, 1С:Контрагент, 1С:ЭДО.
· Настроить «Клиент банк», чтобы обмениваться платежными поручениями с банком через интернет.
· Получить помощь в подготовке отчетности по форме 6-НДФЛ, чтобы сразу сделать правильно, а не исправлять 100500 раз.
4. Внести рекомендуемые настройки в «1С:Бухгалтерия»:
· Настроить автоматическое архивирование баз.
· Повысить скорость работы 1С:Бухгалтерия 3.0.
· Перенести лицензии и базы данных.
· Настроить автоматические обновления по удобному расписанию.
5. Последний шаг к совершенству - внести функционально расширяющие настройки в «1С:Бухгалтерия»:
· Настроить консоли отчетов.
· Перенести убытки предыдущих периодов.
· Синхронизировать данные между конфигурациями 1С.
· Разграничить пользовательские права доступа.
· Настроить автоматический расчет по кредитам и займам.
· Настроить автоматическую загрузку-выгрузку данных.
Если Ваш бухгалтер делает эти настройки сам, значит вы не даете ему условий, в которых он полноценно может выполнять свои прямые обязанности с надлежащим качеством. Не превращайте бухгалтера в единорога.
Для всего этого есть 1С и программисты по подписке на маркетплейсе Peak IT.
Тут есть быстрый квиз, который помогает определиться с первоначальными настройками 1С:Бухгалтерия.
На заметку.
Компаниям, у которых в штате есть программисты, не владеющие практическими техническими знаниями сертифицированного программиста 1С или бухгалтер стажер, то вполне уместно обратить внимание на соответствующее обучение.