Как сделать Ретроспективы в системе OKR результативными?

Представьте: скоростная трасса, водитель за рулем авто мчится на всех парах. Но вот беда, в машине нет зеркала заднего вида.

При таких обстоятельствах совершать любые маневры будет крайне затруднительно, не так ли?

Не имея возможности посмотреть, что происходит за спиной, какие есть помехи и что делают другие участники движения, водитель действует наугад, подвергая себя и пассажиров опасности.

Ретроспектива - это практически зеркало заднего вида компании, глядя в которое мы можем принять решение о дальнейшем движении, наших маневрах, возможностях и ограничениях.

Тем не менее, мой опыт говорит о том, что многие компании пренебрегают проведением ретро, делают это формально или не содержательно.

Это ошибка, которую могут совершить команды, работая с OKR. Она далеко не единственная и в статье OKR Академии “Типичные ошибки внедрения OKR” (https://vc.ru/u/649390-team-okr-academy/1074853-tipichnye-oshibki-vnedreniya-okr ) можно изучить и другие.

Цель же моей статьи - актуализировать процесс ретроспективы, как одной из важных встреч в цикле OKR и управления проектами.

Проблема первая: ретроспективы для галочки.

Если ретроспективы проводятся по плану, с соблюдением процедуры и обсуждением вопросов, но не приносят значимых результатов - это указывает на поверхностный подход к практике, которая призвана быть глубоко рефлексивной и преобразующей.

Проще говоря, ретроспектива проводится для галочки.

Встречи могут проводиться регулярно и правильно следовать всем процедурным шагам, но им не хватает сути, и они не вовлекают членов команды в процесс, который приводит к практическим выводам и позитивным изменениям.

Основная цель ретроспективы - осмыслить сделанное, определить, что можно улучшить, и спланировать действия по внесению этих улучшений. Если ретроспективы лишь поверхностно изучают ситуацию и не углубляются в реальные проблемы и возможности для роста, они упускают шанс добиться значимых изменений.

Сбор команды на совещание, которое не приносит результатов, не только тратит время каждого, но и может привести к разочарованию в самом процессе ретроспективы. Со временем это может подорвать доверие к эффективности ретро и снизить уровень участия и вовлеченности.

Проводя ретроспективы, которые не дают практических результатов, организации ограничивают свою способность адаптироваться, внедрять инновации, повышать производительность и удовлетворенность членов команды. Нарушаются принципы Agile.

Решение проблемы

Чтоб решить эту проблему, вам предстоит вспомнить и напомнить всей команде, что такое ретроспектива и каково ее назначение.

Помните, ретроспективы - важнейший инструмент для обучения, решения проблем и формирования культуры прозрачности и непрерывного совершенствования. Ретро дают редкий шанс командам сделать паузу и поразмышлять о своих рабочих процессах, успехах и неудачах в безопасной и конструктивной обстановке.

Вспомнили? Тогда реализуйте основные принципы таких встреч.

Поощряйте открытое и честное общение. Создайте безопасное пространство, в котором члены команды могут спокойно делиться своими истинными мыслями и чувствами, не опасаясь осуждения или репрессий.

Ориентируйтесь на достижение конкретных результатов. Сместите акцент с обсуждения тривиальных вопросов на определение ключевых областей, требующих улучшения, и разработку конкретных, выполнимых планов по их устранению.

Вовлекайте всех членов команды. Убедитесь, что у каждого есть возможность внести свой вклад в обсуждение. Различные точки зрения могут раскрыть скрытые идеи и привести к более эффективным решениям.

Постоянно оценивайте и адаптируйте процесс. Регулярно оценивайте эффективность ретроспектив и будьте готовы вносить изменения в формат, частоту или подход, основываясь на обратной связи с командой.

Проблема вторая: ретро проводятся, но ничего не меняется

Суть в том, что ретроспективные встречи проводятся, обсуждения проходят, но заканчиваются без четких решений, практических выводов или определенных дальнейших шагов.

По сути, команда проходит через процедуру осмысления прошедших циклов работы, но не извлекает ценные уроки и не берет курс на улучшения.

Эта проблема свидетельствует о несоответствии между процессом осмысления и внедрением полученных знаний. Хотя команда признает необходимость проведения ретроспектив и выделяет для них время, ей трудно воплотить эти обсуждения в конкретные действия, которые улучшат рабочие процессы и результаты.

Причин может быть несколько.

Во-первых, отсутствие структуры или фокуса. Обсуждение может быть слишком широким или нецеленаправленным, что приводит к разрастанию беседы и не позволяет прийти к каким-либо выводам.

Во-вторых, недостаточная фасилитация. Без опытного фасилитатора, который бы направлял дискуссию и обеспечивал ее продуктивность, встречи могут легко стать безрезультатными.

В-третьих, страх перед обязательствами. Команды могут не решаться на изменения или действия из-за боязни провала, отсутствия консенсуса или нежелания брать на себя дополнительные обязанности.

Решение проблемы

Здесь нужен системный подход.

Подумайте о формате ретро. Используйте структурированный формат, который включает в себя обзор предыдущих действий, обсуждение новых идей и определение четких, выполнимых пунктов для улучшения.

Сделайте упор на усиление фасилитации. Пригласите опытного фасилитатора (возможно, со стороны) или обучите внутреннего, который сможет сфокусировать дискуссию, обеспечить, чтобы каждый голос был услышан, и направить команду на достижение окончательных результатов.

Завершайте каждую ретроспективу определением конкретных, выполнимых пунктов, у каждого из которых есть четкий владелец и срок исполнения.

Обдумайте и внедрите механизм последующего контроля, чтобы проследить за ходом выполнения принятых мер и оценить их эффективность в ходе будущих ретроспектив.

Заключение

Если вы решите эти проблемы, ретроспективы вновь обретут свое предназначение.

Пересматривая свой подход к ретроспективам, давайте помнить об их назначении: служить важнейшим инструментом для обучения, решения проблем и формирования культуры прозрачности и непрерывного совершенствования.

Главная задача - добиться того, чтобы ретро были не просто встречами в календаре, а важнейшими моментами, способствующими пониманию и преобразованиям команды и организации в целом.

Тем самым мы проложим путь к тому, чтобы ретроспективы выполняли свою роль зеркала заднего вида нашего организационного пути, позволяя нам двигаться по дороге к успеху с ясностью, целью и быстротой.

Екатерина Чуева,

эксперт и бизнес-тренер OKR Academy