Хроника первой Кибер-Олимпиады 2021 в IT-столице России

3 игровых дня, 14 команд и 200 участников — рассказываем о том, как подготовили и провели первую Кибер-Олимпиаду для IT-компаний.

Всем привет! Меня зовут Лиза и я пиарщик в A2SEVEN. Ровно год назад мы провели крутое мероприятие для нашего города, и я хочу поделиться, как мы организовали и провели Кибер-Олимпиаду среди IT компаний нашего города.

Согласно нашему плану по PR активностям, передо мной стояла задача проводить один раз в квартал мероприятия, направленные на развитие IT сообщества города и узнаваемости нашего бренда. Мы проводили собственные митапы, участвовали в различных активностях города, плотно сотрудничали с вузами и это все работало. Но мне хотелось провести что-то глобальное, что-то интересное и запоминающееся, сделать то, что другие не делали.

На дворе был третий квартал, и в Токио в самом разгаре шли Олимпийские игры. В один прекрасный день мне пришла идея создать спортивное мероприятие городского масштаба, вытащить всех ІТ-шников на улицу.

Первая задача была найти площадку для проведения Олимпиады с участием большого количества людей. Так как город у нас небольшой и таких вариантов немного, это оказалась та еще задачка!

Я посетила все базы, все отели и спортивные комплексы, в конце концов нашла идеальное место: у них было спортивное поле для волейбола, большая территория, где можно было организовать мини-гольф, к тому же там был бассейн, а значит мы сможем расширить диапазон игры, добавив и водные виды спорта, например, водное поло, прыжки в воду или соревнование по плаванию. Казалось все идет идеально, я уже начала договариваться с отелем о дате и конкретных играх, но тут случилось то, чего мы не ожидали: губернатор нашей области вводит новые ковидные ограничения, которые запрещают проводить мероприятия в таком формате.

Но отказываться от идеи масштабного события очень не хотелось! Я начала искать другие варианты. И в процессе родилась идея, а почему бы не провести киберспортивные соревнования! Не требуются спортивные навыки, не нужна особая подготовка со стороны участников, а еще это можно организовать очень весело и интересно и соблюсти ковидные ограничения.

Задача оставалась нерешенной: а где же их провести? Я пошла смотреть компьютерные клубы, но их помещения не позволяли сделать тот масштаб, который хотелось бы. Кто ищет, тот всегда найдет! В тот момент мне на глаза попадается видео Wylsacom, где он играет на Playstation в самом большом кинотеатре Москвы.

Это можно организовать масштабно, и к тому же ковидные ограничения позволяли заполнять залы на половину.

Биг идея есть, осталось проработать детали и привлечь участников.

На брейншторме с нашим PR-отделом мы выбрали игры, в этот список попали FIFA, Mortal Kombat, UFC, Dirt. Также появилась идея привлечь другие IT-компании, которым это было бы интересно! И благодаря привлечению сторонних спонсоров, мы смогли бы увеличить масштаб всего мероприятия.

Мы понимали, что просто сделать пост в социальной сети будет недостаточно, нужна личная встреча. Я написала HR-ам и PR-ам около 20 компаний, организовала бизнес-завтрак, на котором и планировала донести крутость нашей идеи! Встреча длилась несколько часов, мы доработали нашу концепцию, одна из компаний (Distillery) вызвалась помочь с дизайном и созданием аккаунтов в соц сетях под наше мероприятие, а Институт ИКТиБ, который также стал одним из спонсоров, помог с самим проведением, выделив несколько студентов-волонтеров.

И все закрутилось! Выбор подарков победителям, выбор кинотеатра, где заказать медали, как продвигать и рекламировать мероприятие, кто будет следить за всеми играми и вести таблицу результатов, как обрабатывать эти результаты, как составить турнирную сетку.

Начнем по порядку. В первую очередь мы создали аккаунт в инстаграме, дизайном и ведением страницы занялась компания Distillery. Они проработали дизайн и составили контент-план. Придумали логотип Кибер-Олимпиады, сделали макет баннера, на котором отобразили всех спонсоров (A2SEVEN, Distillery, Leviossa IT, Exceed Team, One Lab, Академия Шаг, ИКТИБ).

Я договорилась с крупной сетью кинотеатров об аренде двух залов, чтобы параллельно могли играть 4 команды. От каждой компании можно было выдвинуть по несколько участников на каждую игру, в итоге заявили о себе около 80 человек, все хотели испытать себя на прочность с реальными соперниками.

Поскольку до нас в городе никто не проводил подобных мероприятий, администрации кинотеатра пришлось запрашивать оборудование из Ростова. На настройку оборудования ушло 4 дня, несколько раз мы ездили проверяли звук и как выглядит игра на экране.

Параллельно я искала, кто сможет сделать такие медали, как нам хотелось. В ближайших городах заказать кастомные медали было проблематично. Нужно было либо делать большую партию, либо брать уже готовые. Но мы нашли компанию в Ижевске, которая смогла нам сделать неплохие медали по нашему дизайну из оргстекла.

Оставалось определиться с подарками, на общем митинге решили дарить сертификаты в турагентство на любое путешествие, подписку в Steam и настольные игры от Hobby Games.

Наши разработчики за пару дней сделали сайт Кибер-Олимпиады, на котором можно было в режиме реального времени смотреть результаты игр, а волонтеров обучили, как правильно заполнять таблицу.

Но самое сложное было составить турнирную сетку, сначала попробовали вручную, поняли, что это достаточно сложно, так как только на футбол, например, было выдвинуто 18 команд. Мы нашли отличный сервис https://challonge. com/ru/dashboard. html. Дальше думали, как их разыграть в рамках ограниченного времени, и чтобы каждый имел шанс один раз хотя бы проиграть. Разделили на 6 групп по 3 команды. Из них выходило 6 первых мест и играли кривой плейофф, где кто-то был уже в полуфинале, а кто-то начинал с 1/4, из-за количества. Сервис, к сожалению, не позволял сделать выход 6 первых мест и двух лучших вторых места, чтобы сделать нормальный плей-офф, поэтому получилось немного неудачно в этом плане. Но по итогу, даже при условии, что плей-офф был неровный, в топ 3 были те, кто реально этого заслуживал и играл круто.

А пока мы продумывали все до мелочей в организации, все команды усердно готовились со своей стороны. В нашем офисе проходили почти ежедневные тренировки, кто-то учил комбинации Mortal Kombat, кто-то учился играть в команде в FIFA, болельщики готовили танец, рисовали плакат, а я готовила корпоративную форму для всей команды.

Мы разбили всю Кибер-Олимпиаду в три этапа:

И вот настал первый день нашей Кибер-Олимпиады.

Мы выдали волонтерам ноутбуки для записи результатов, заказали пиццу и напитки.

В каждом зале собралось человек по 70 вместе с болельщиками.

Весь первый день мы посвятили футболу, разделили все команды согласно нашей сетке на 2 зала.

Во второй день провели игры по МК, UFC и Dirt. В первом зале играли в Мортал комбат. Так как сама игра очень зрелищная, поединки вышли захватывающие, и к тому же болельщики очень поддерживали атмосферу.

Во втором зале играли в UFC, но так как игроков было немного, в этом же зале прошли игры и в Dirt.

Но как бы мы ни старались подготовиться и предусмотреть все нюансы, как бы не проверяли оборудование, все равно появились небольшие косяки, в одном зале очень подвел звук, на середине игр он просто отключился, но не подвели болельщики, поэтому половина игр прошла под кричалки и дуделки.

А ещё мы столкнулись с проблемой: очень сложно было докричаться до следующих игроков. Команды забывали, кто в каком порядке играет, пропускали время начала матчей, потому что следили за игрой своих коллег, и просто терялись от организаторов в разговорах с друзьями. Волонтерам приходилось бегать по двум залам в поисках нужных команд.

Но мы не оставили это просто так и ко второму дню придумали решение: создали телеграмм каналы, в которых волонтеры в определённом формате присылали информацию, кто играет в данный момент и кто будет следующим, что значительно упростило поиск игроков и сократило время между играми.

Финалы матчей и награждение победителей было запланировано провести в ресторане с ведущим, а также с закусками и шампанским.

Главной задачей было сделать яркий и зрелищный финал!

Только представьте: финальные игры на большом экране, сзади зрители кричат и болеют за своих, обстановка накаляется, ведущий поддерживает атмосферу.

После награждения всех победителей был организован конкурс среди болельщиков. Наша компания, конечно же, не отказалась от участия, а напротив потратила немало сил, чтобы выучить танец.

Во время соревнований кипели эмоции, но участники пришли сюда не только ради них.

Главное — нам удалось создать уникальную атмосферу, которую трудно описать словами. Люди болели за свои команды, танцевали и знакомились друг с другом. Получился отличный нетворкинг.

Цели Кибер-Олимпиады были достигнуты. Она привлекла внимание людей к IT- сообществу города. По договоренности с кинотеатром афиша Кибер-Олимпиады висела еще целый месяц после проведения соревнований. Даже месяц спустя нам звонили и спрашивали про участие в Олимпиаде.

Я хочу, чтобы Кибер-Олимпиада в Таганроге стала культовым мероприятием, на которое со всей России будут съезжаться айтишники и ребята из диджитала. Надеюсь, что количество участников увеличим на порядок выше.

В планах в 2022-2023 годах провести Вторую Кибер-Олимпиаду, увеличить численность людей и привлечь другие регионы.