Почему я создал OKR платформу

Как предприниматель или руководитель, вы хотите создать мощную команду, которая достигнет самых лучших результатов?

Пожалуй, ответ очевиден… И я хотел того же самого. Реальный вопрос заключается в следующем - как правильно управлять командой и увеличивать производительность каждого сотрудника в ежедневной рутине?

Это история о тех проблемах, с которыми мне пришлось столкнуться и о том, почему я создал OKR платформу, которая как раз и дает новые инструменты для управления командой.

Пара слов обо мне

На заре карьеры я работал в Wildberries, самым крупнейшим fashion eCommerce в России. После перешел в нефтяную отрасль. Это был интересный период, который позволил мне понять, какие проблемы могут быть в управлении коллективом.

Перенесемся на пару лет вперед, когда я ушел из найма и создал свой бизнес - маркетинговое агентство. Мне удалось собрать сильную команду и наше агентство после трансформировалось в Kepler Leads, сервис повышения конверсии.

Я был довольно опытным предпринимателем на тот момент, кто постоянно сталкивался с различными проблемами в управлении командой.

Мои проблемы, как руководителя (и не только мои)

Можете угадать основную проблему в управлении командой?

Это было выгорание. Сотрудники теряли мотивацию со времен и в итоге наша работа превращалась в рутину с низким уровнем энергии. Это было общей проблемой внутри коллектива. И согласно отчеты Gallup - как минимум 44% сотрудников открыто заявляют о том, что чувствуют выгорание.

Здесь есть несколько причин, почему так происходит. Нашими проблемами были чрезмерная загрузка и отсутствие ясности. Люди не имели общего видения и не понимали зачем конкретно они делают то, что делают. У нас также было несколько сторонних проектов из-за отсутствия фокуса. Это добавляло больше целей и разбрасывания на разные направления.

Хм, вам просто нужен был софт для управления проектами

И знаете, мы использовали такой софт, чтобы структурировать все задачи. Мы также использовали Scrum и с помощью спринтов мы делали короткие итерации, чтобы получить результат быстрей. Я хочу сказать, что мы были довольно квалифицированной командой и использовали для управления софт и полезные фреимворки для управления.

Тем не менее, это не помогло нам так, как я хотели. Люди все равно теряли мотивацию и это напрямую влияло на результаты.

Наши доски в Trello были полны карточек и колонок, как эта:

Когда я пытался повысить производительность команды, мы документировали каждый процесс, чтобы дать людям всю информацию, чтобы они понимали всё, что происходит внутри и кто за что отвечает. Возможно, не лучшая идея. И да, это не помогло.

Реальная проблема

Реальной проблемой было отсутствие фокуса на стратегии. Вы знаете, мы часто любим уходить в тактику. И именно это я делал в то время. Что мы будем делать сегодня, как мы выполним ту или иную цель, и так далее. И так было каждый день. Микроменеджмент во всей красе.

В какой-то момент я понял, что надо что-то менять, чтобы команда понимала куда мы бежим и какое у нас видение. Я даже сделал отдельную колонку в Trello для целей компании, чтобы решить эту проблему. Однако, это не сработало. Это была моя вина, так как я должен был говорить о стратегии чаще.

В реальности же - мы проговорили цели компании, занесли их в отдельную колонку в Trello, но люди не видели особой связи между этими целями и своей ежедневной работой. Через несколько дней после стратегической сессии, все скатывалось на круги своя. Все возвращалось к обычному режиму, когда мы думали о том, как решить старые задачи, новые цели, дедлайны. Тактика, тактика, тактика.

Это было стандартное выгорание сотрудников.

Как мы выжили?

Это не случилось в одночасье по нажатию волшебной кнопки. Это был долгий процесс. В один момент мы решили использовать OKR (Цели и Ключевые Результаты) после того, как изучили как это система целеполагания помогла таким компаниям, как Google и Intel.

OKR (Objectives and Key Results) - это система постановки целей и ключевых результатов. Она позволяет синхронизировать команду и сфокусироваться на самом важном. Вы буквально начинаете действовать, как одна команда, так как каждый понимает, как он или она влияет на результат своей команды и компании. При этом цели ставятся самой командой в соответствии со стратегическим видением в компании.

OKR (Цели и Ключевые Результаты)

Цели (Objectives) - это амбициозные цели, которые вдохновляют команду. Согласно Google, цель не должна быть достижима на 100%. OKR, выполненная на 70% - это отличный показатель хорошо поставленной цели.

Советы для постановки целей:

• Выберите от 3 до 5 целей
• Должны быть новыми достижениями (должны вдохновлять)
• Команда должна понимать цель достигнута или нет

Ключевые результаты (Key Results) - это метрики, основанные на целях. Они делают цель более конкретной.

Советы для постановки ключевых результатов:

• Создайте 3 ключевых результата к каждой цели
• Выберите конкретные результаты, которые покажут, что цель достигнута
• Они должны быть измеримыми

Пример OKR в Uber:

Как OKR помогли нам?

Мы выжили после того, как внедрили OKR. Эта система помогла нам связать стратегические цели с ежедневными задачами. Каждый начал видеть, как их результат влияет на общие цели. Также OKR помогли сфокусировать команду на основных целях и не разбрасываться.

Это был глоток свежего воздуха, когда команда поняла результаты своей работы. Как я говорил ранее, OKR - не волшебная таблетка и у нее есть свои минусы. К тому же внедрение OKR занимает время. Мы делали много разных вещей, которые влияли на результат. Например, я стал систематически проводить встречи 1 на 1 с сотрудниками и это тоже повысило вовлеченность людей. Тем не менее, OKR были существенной частью, которая помогла нам преодолеть кризис.

Почему мы сделали свою OKR платформу?

Вначале мы вели OKR в Google таблицах и потом попробовали несколько специализированных OKR платформ. Каждый из этих вариантов имеет свои плюсы и минусы. В моем случае, я не нашел того, чтобы подходило нашим требованиям. У меня было 2 типа критериев:

• Стратегические: про OKR - создание и отображение OKR должно быть простым и удобным, чтобы каждый понимал, что происходит (дизайн, дашборды и так далее)
• Тактические: про то, как с ними работать - при этом должен быть уровень тактических операций, чтобы мы работали с ними на еженедельной и ежедневной основе

OKR в Google таблицах в какой-то момент стал чрезмерно перегруженным из-за специфики самих таблиц. Стало просто неудобно искать конкретные OKR в длинном списке таблицы.

Другие платформы не соответствовали моим ожиданиям по тактическому критерию. Обычно такие платформы имеют недельные циклы, когда команда обновляет свой результат 1 раз в неделю. Однако, я хотел сохранить фокус команды на важных целях ежедневно. Я хотел добиться комбинации стратегии и тактики.

Так появился Focus

Именно поэтому мы создали Focus - первую OKR платформу типа Пульс, которая совмещает стратегические инструменты с тактическими.

OKR Пульс = OKR (стратегия) + Pulse (ежедневная тактика)

Основная концепция в создании OKR и сохранении фокуса на них каждый день. Focus сохраняет концентрацию команд на самых важных вещах вместо бесконечных встреч, переписок и писем.

Как работает Focus?

Шаг 1: Создание OKR

Создаем OKR. Все очень просто. Каждый в команде увидит цели компании или отдела.

Кроме того, здесь также есть дашборды, на которые можно вывести ключевую цель - вашу Северную Звезду. В этот момент часто случается магия - вы каждый день видите свою цель и ключевые результаты к ней.

Шаг 2: Запуск недельных отчетов

Это тот момент, когда каждый получает уведомление, чтобы подвести результаты работы за неделю. Это занимает всего 5-10 минут, но дает непоправимую пользу для команды. Каждый видит кто что сделал.

Также каждый может обновить свои OKR и это покажет статус по общей цели.

Шаг 3: Запуск Статусов Дня

И дальше идет ежедневная активность - Статусы дня. Это короткие опросы с 3 вопросами, которые автоматически приходят сотрудникам.

Вопросы в Статусе дня:

• Что ты сделал за вчера?
• Что будешь делать сегодня?
• Что мешает?

Статусы дня занимают 5 минут времени, при этом каждый видит прогресс команды ежедневно. Это гораздо быстрее полноценных встреч и летучек, которые стоят очень дорого для бизнеса, если посчитать стоимость времени сотрудников на них.

Статусы дня также синхронизируют команду с OKR.

Заключение

Создание здоровой атмосферы внутри коллектива - основа любого бизнеса. При этом очень важно фокусироваться на наиболее важных целях, не уходя постоянно в текучку.

Система постановки целей OKR позволяет выравнять команду и помочь ей сфокусироваться на наиболее важных вещах. Это, в свою очередь, поднимает вовлеченность и производительность сотрудников.

Если вы захотите внедрить OKR в своей компании, то попробуйте Focus для этого. Это комбинация стратегических и тактических инструментов, которая позволяет не только ставить стратегические цели, но и отслеживать их выполнение каждый день.

Также, буду рад помочь с постановкой OKR, если у вас возникнут вопросы. Вы используете OKR? Поделитесь своим опытом в комментариях.