Синхронизируются ли HR-ы как боты? Бот в помощь отделу HR
Меня зовут Александра, 5 лет я занимаюсь подбором it специалистов в крутые проекты DexSys. Компания занимается разработкой ПО для банков, также у нас есть собственный продукт в сфере фитнес-индустрии. Расскажу о том, как мы автоматизировали процесс онбординга в DexSys, про бизнесовую часть проекта и немного затрону архитектуру.
Лирическое отступление:
Заходит как-то разработчик DexSys в кабинет к эйчарам и задает вопрос. Ему хором одинаково отвечают 2 HR. Вопрос от разработчика: “синхронизируются ли HR как боты? ”Дикий смех в кабинете.
HR как боты всё-таки не синхронизируются, однако в нашем отделе зародилась идея о написании бота под нужды отдела. Бота мы назвали Декси — в честь маскота компании.
Для начала расскажу про процесс найма в нашей компании:
↓ Собес с HR + рассказ о компании и проекте
↓ Технический собес
↓ Общение с командой
↓ Если всё ок, то оффер
↓ Принятие/отклонение оффера
↓ Выход сотрудника в проект
Поговорим о ситуации, когда кандидат принял оффер, с ним оговорена дата выхода, и команда ждёт нового бойца. На этом этапе HR-у нужно рассказать кандидату как будет проходить первый рабочий день, чтобы у нового сотрудника было как можно меньше напряжения.
Как выглядел этот процесс раньше: мы высылали PDF-файл на 1 страницу — прописывали информацию о дате выхода сотрудника, времени, кураторе, контакты для связи и небольшой рассказ о том, что ждёт нового сотрудника в первый рабочий день.
Информативно — да, полезно для нового сотрудника — да.
Но не очень удобно для рекрутера — много документов копится на ноуте, постоянная правка одного и того же файла, пересохранение из Word в PDF. А кандидату нужно было искать письмо в переписке, плюс в этом файле не было развернутой информации о компании.
C появлением бота: теперь рекрутер отправляет ссылку на бота новому сотруднику за два дня до выхода. И, после того как сотрудник зарегистрируется, рекрутер заполняет в боте поля: куда выходит сотрудник (это может быть выход в офис в Ижевске или на удалёнку, в зависимости от этого меняется текст — у удаленщиков нет фото входной группы и адреса офиса); имя куратора; телефон HR.
Шаги рекрутера в боте при заполнении информации про первый рабочий день (рекрут - новый сотрудник):
Как выглядит сообщение про первый рабочий день у новичка:
Декси Бот решает следующие задачи для новичка:
- отправляет сообщение о первом рабочем дне новому сотруднику;
- проводит пребординг — можно прочитать «конституцию» компании (да-да, у нас есть своя конституция:) в ней описано как устроена наша компания и основные правила), про бонусы.
Важно: бот — не замена общения с HR, это дополнительный инструмент для пребординга и онбординга.
Какие еще задачи мы решаем при помощи Бота Декси?
- Сотрудники могут заказать книгу с компенсацией от компании — уведомление с названием книги и информация о том, кто ее заказал, приходит HR, занимающемуся заказом книг.
- Предложить идею (много идей!) — дексичанин может написать любую идею по развитию компании, офиса, HR-у приходит сообщение об идее, HR связывается с сотрудником и узнаёт подробности, если это нужно.
- Порекомендовать друга на вакансию — у нас есть премия за успешную рекомендацию кандидата. Это тоже можно сделать через бота.
- Если что-то забыл (будь то новичок, или «старенький» сотрудник), то можно посмотреть в боте: информацию про бонусы, ДМС, как закрыть офис.
- Бронирование коворкинга — можно занять место, выбрать из двух кабинетов в зоне коворкинга.
- Для руководителей — напоминалка о том, что к ним выходит новый сотрудник, с датой, временем и ссылкой на пользователя.
Пример интерфейса основного меню:
Плюсы:
- Вся информация о компании в одном месте и под рукой, удобно смотреть в telegram (общение по проектам у нас в этом мессенджере).
- Новый сотрудник перед выходом в том, что он заранее знакомится с компанией.
Команда разработки:
Бота писали и дорабатывали три разработчика в разное время. В команде есть заказчик + бизнес-аналитик(HR), системный администратор. Старались работать по аджайлу, задачи вели в трелло.
Немного про архитектуру проекта:
Бот
Бот написан на java.
Монолит с чистой архитектурой. Самая сложная задача — хранить все процессы в базе данных для удобной настройки, без изменения исходного кода. Вся сложность была в старте определенной последовательности в зависимости от различных триггеров. База данных развернута на PostgreSQL.
Web-приложение для бронирования коворкинга
У бота есть интеграция с web-приложением для бронирования коворкинга. Приложение развернуто на базе CRA. Для взаимодействия с back-ом — библиотека Axios, работающая на REST API.
Бот Декси на java — back часть для web-приложения. Было предоставлено 3 метода для взаимодействия с back сервером. Для описания методов на back были использованы возможности swagger-ui. Позднее был добавлен метод по поиску броней по telegrammId для раздела “мои бронирования”.
База данных развернута на PostgreSQL.
Как происходит деплой?
Для деплоя на сервера DexSys было принято решение использовать docker, nginx. Frontend, backend и db работают в своих контейнерах. В планах допилить CI/CD, а пока у нас мануальный деплой.
Какие планы дальше?
для HR:
- добавить личный кабинет — чтобы можно добавлять/менять текст, делать рассылки и т.д.
- интеграция с календарем по выходу сотрудника в первый рабочий день
для руководителей:
- напоминалки: про ДР сотрудников; окончание испытательного периода, ежеквартартальные 1:1 с сотрудниками.
Бот оказался действительно полезным решением для HR-отдела, стало удобнее заполнять данные по первому дню для новичка.
Текущие сотрудники заказывают книги через бота, бронируют коворкинг. Также некоторые ребята отправляют свои идеи по развитию компании и офиса, отдел HR-маркетинга обрабатывает и предоставляет обратную связь. На данный момент ботом пользуется 30% сотрудников.
Конечно, не всё работает идеально, мы обкатывали процесс по отправке сообщений новым сотрудникам примерно 3 месяца, так как разработчики, работающие над ботом, имеют постоянный проект, и разрабатывался бот после работы и в выходные, времени не всегда хватало. Сообщения приходили не в том порядке, могли вообще не приходить, или HR не мог авторизовать новичка. Со временем эти трудности решились, а когда всплывают баги, мы стараемся оперативно их решить при помощи разработчика.
Возможно, в дальнейшем бот будет переведён на Camunda, и HR смогут сами менять/добавлять функциональность.
Надеюсь, статья была для вас полезной! Если у вас остались вопросы, то пишите на почту amezenceva@dexsys.ru и я с радостью отвечу вам:)
Автор статьи: Александра, HR DexSys