{"id":14252,"url":"\/distributions\/14252\/click?bit=1&hash=6dd736497be6f4b5df84f9b826d7f3d8b3ea195a64e74fa302e414535ad9c574","title":"\u041c\u0430\u0442\u0435\u0440\u0438\u0430\u043b \u0434\u043b\u044f \u0442\u0435\u0445, \u043a\u043e\u043c\u0443 \u043d\u0430\u0434\u043e\u0435\u043b\u043e \u0441\u043b\u0443\u0448\u0430\u0442\u044c: \u00ab\u0410 \u0443 \u0432\u0430\u0441 \u0441\u0434\u0430\u0447\u0438 \u043d\u0435 \u0431\u0443\u0434\u0435\u0442\u00bb?","buttonText":"\u0427\u0438\u0442\u0430\u0442\u044c","imageUuid":"https:\/\/leonardo.osnova.io\/41ea37ba-b3c8-5bd8-9f5d-b05a52be8069\/"}

Аудит офисной печати: что это и как он поможет сэкономить ваши деньги

Ушедшие с российского рынка Hewlett-Packard посчитали, что компания в среднем тратит на печать 6% от прибыли. При этом грамотный подход к организации процессов может сократить расходы до 4%. Что мешает вам экономить и как начать - расскажем в этой статье.

Что такое аудит офисной печати

Это анализ процесса организации печати. Специалисты смотрят, сколько у вас устройств, удобно ли они расположены, насколько они загружены, сколько тратится расходных материалов. Полученная информация позволяет сделать вывод, насколько соответствует инфраструктура затратам и выполняет ли она задачи.

Аудит парка печатной техники

Кабинет без принтера как песня без слов. Есть перегруз по устройствам или нет, можно понять только после анализа общего объема печати. О каждом принтере и МФУ собирают следующую информацию:

  • Названия устройств.
  • Срок эксплуатации.
  • Рекомендуемая месячная нагрузка на принтер.
  • Место расположения.
  • Количество ремонтов за год
  • Стоимость на момент закупки

Нужно соотнести данные с рекомендуемой нагрузкой на конкретный принтер. Не с пиковой - то есть, сколько принтер может сделать максимум, а с рекомендуемой, при которой устройство сможет работать спокойно 5-6 лет. Уже будет видно, какой принтер перегружен, а какой стоит без дела.

Если техники очень много, то большая часть может быть невостребована.

Обратите внимание, как часто ваше оборудование выходит из строя и есть ли какая-то зависимость от срока эксплуатации и загруженности устройства. Использование устаревшего печатного оборудования приводит к дополнительным затратам, значительно превышающим стоимость новой модели. Гораздо дороже заменить сгоревший блок питания или поврежденный картридж в принтере, который уже не выпускается более 5-10 лет (оригинальных деталей к нему почти нет в продаже).

Кроме того, старая техника расходует электроэнергию гораздо “бодрее” нового, что отражается на счетах.

Частой ошибкой бывает то, что в кабинеты руководителей выбирают более дорогие устройства, при том, что обычно они загружены менее, чем на 10%. Иногда принтер не используют только потому что он расположен в неудобном месте. Например, весь офис ходит в бухгалтерию на первый этаж, потому что второе устройство установили на третьем, куда далеко идти.

После проведения аудита вы будете уже лучше понимать:

  • сколько вы переплатили при покупке техники;
  • сколько бы купили новой работоспособной техники на ту сумму, что ушла на ремонты;
  • насколько удобно сотрудникам пользоваться тем или иным устройством;
  • сколько вам в действительности нужно поставить в офисе принтеров и МФУ.

Нашим клиентам удавалось сократить расходы на печать на 30-40%, и в каждом случае аудит выявлял нарушения информационной безопасности, когда к печатаемой информации мог получить доступ кто угодно.

0
Комментарии
-3 комментариев
Раскрывать всегда