Аудит офисной печати: что это и как он поможет сэкономить ваши деньги
Ушедшие с российского рынка Hewlett-Packard посчитали, что компания в среднем тратит на печать 6% от прибыли. При этом грамотный подход к организации процессов может сократить расходы до 4%. Что мешает вам экономить и как начать - расскажем в этой статье.
Что такое аудит офисной печати
Это анализ процесса организации печати. Специалисты смотрят, сколько у вас устройств, удобно ли они расположены, насколько они загружены, сколько тратится расходных материалов. Полученная информация позволяет сделать вывод, насколько соответствует инфраструктура затратам и выполняет ли она задачи.
Аудит парка печатной техники
Кабинет без принтера как песня без слов. Есть перегруз по устройствам или нет, можно понять только после анализа общего объема печати. О каждом принтере и МФУ собирают следующую информацию:
- Названия устройств.
- Срок эксплуатации.
- Рекомендуемая месячная нагрузка на принтер.
- Место расположения.
- Количество ремонтов за год
- Стоимость на момент закупки
Нужно соотнести данные с рекомендуемой нагрузкой на конкретный принтер. Не с пиковой - то есть, сколько принтер может сделать максимум, а с рекомендуемой, при которой устройство сможет работать спокойно 5-6 лет. Уже будет видно, какой принтер перегружен, а какой стоит без дела.
Если техники очень много, то большая часть может быть невостребована.
Обратите внимание, как часто ваше оборудование выходит из строя и есть ли какая-то зависимость от срока эксплуатации и загруженности устройства. Использование устаревшего печатного оборудования приводит к дополнительным затратам, значительно превышающим стоимость новой модели. Гораздо дороже заменить сгоревший блок питания или поврежденный картридж в принтере, который уже не выпускается более 5-10 лет (оригинальных деталей к нему почти нет в продаже).
Кроме того, старая техника расходует электроэнергию гораздо “бодрее” нового, что отражается на счетах.
Частой ошибкой бывает то, что в кабинеты руководителей выбирают более дорогие устройства, при том, что обычно они загружены менее, чем на 10%. Иногда принтер не используют только потому что он расположен в неудобном месте. Например, весь офис ходит в бухгалтерию на первый этаж, потому что второе устройство установили на третьем, куда далеко идти.
После проведения аудита вы будете уже лучше понимать:
- сколько вы переплатили при покупке техники;
- сколько бы купили новой работоспособной техники на ту сумму, что ушла на ремонты;
- насколько удобно сотрудникам пользоваться тем или иным устройством;
- сколько вам в действительности нужно поставить в офисе принтеров и МФУ.
Нашим клиентам удавалось сократить расходы на печать на 30-40%, и в каждом случае аудит выявлял нарушения информационной безопасности, когда к печатаемой информации мог получить доступ кто угодно.