Нанять нельзя потерять: сказ о том, как наладить кадровую рутину при оформлении 100+ сотрудников в неделю

Для быстро растущей IT-компании международного уровня отладка процессов найма и оформления персонала превращается в квест для самых продвинутых пользователей. На примере группы «Иннотех» расскажем, как пройти все уровни этого квеста и победить главного босса.

Эйч Ар Док — сервис распознавания кадровых документов HR.doc;

Эльфы рекрутмента — персонал отдела рекрутмента, отвечающие за поиск новых сотрудников;

Кадровые феи — персонал отдела кадров, отвечающие за оформление новых сотрудников;

IT-рыцари — разработчики, тимлиды и другие бесценные кадры;

SLA — внутренние нормативы по скорости оформления новых сотрудников;
И другие персонажи, с которыми вы познакомитесь в этом приключении.

Солнечные лучи едва пробивались через плотно закрытые ставни. В центре зала протяжно скрипело механическое пианино. За барной стойкой о чём-то громко спорили дварфы. Вдруг двери таверны распахнулись и внутрь ворвался королевский скороход. — Срочное сообщение от Королевы! Есть тут Эйч… эйх… тьфу, язык сломаешь! Какой-то Док?

После недолгой паузы из-за дальнего стола поднялась фигура в оранжевом плаще…

Цифровой свиток переливался яркими неоновыми символами. После мгновенного распознавания текста, наш герой — Эйч Ар Док — прочитал следующие строки:

«Мой дорогой HR.doc!

В королевстве наших партнёров, группы «Иннотех», завелась воровка. Она бессовестно крадет драгоценное время наших кадровых фей, мешая им заниматься важным делом. Имя воровки — кадровая рутина. За последний год численность подданных увеличилась в 7 раз, и они продолжают прибывать — ведь королевство ведёт масштабную экспансию на международном рынке финтех-разработки.

Рутина подкидывает феям кипы документов от 100–150 новых подданных каждый день. Бедным феечкам приходится тратить по 65–150 часов на их разбор. И это не считая исправления ошибок, которые неизбежны при ручной оцифровке данных. Не все рекрутированные титулованные IT-рыцари дожидаются оформления, ведь другие королевства не дремлют и пытаются заманить их к себе. Не будет в королевстве процветания и развития, пока достойных рыцарей переманивают другие.

Призываю тебя на помощь — только ты сможешь победить рутину и освободить время кадровых фей для более важных задач. Незамедлительно отправляйся в путь, как только получишь это сообщение.

«Подписано цифровой подписью»

Долго ли, коротко ли, добрался Эйч Ар Док до внешних контуров группы «Иннотех», а навстречу ему грозный рой неоцифрованных документов. Жужжит, свербит, со всех сторон окружает — пытается затащить путника в болото документооборота. Достал наш герой палку-распознавалку, и давай их всех оцифровывать. Пыщ-пыщ! Фото паспортов, снятые при плохом освещении — в одну сторону, сканы трудовых книжек — в другую. А вместе с ними и анкеты, и справки 182Н, и даже самые нестандартные документы, ведь ваш покорный слуга — эксперт в оформлении рыцарей любых специальностей. Глядят на него кадровые феи, да диву даются:

— Это что же, ты за нас и карточки в системе учёта заполнять будешь?— Ага! Конечно, вам останется только распечатать трудовой договор.

Так, размахивая палкой-распознавалкой и оставляя за собой тающий след оцифрованных документов (тающий — потому что после распознавания данные удаляются из облака в целях безопасности), добрался наш герой до стен королевского дворца. А в воротах его уже поджидала Дарья ****, владычица проектов по автоматизации кадровой рутины группы «Иннотех».

— Ты проделал прекрасную работу, Эйч Ар Док, — сказала Дарья. — Но главное испытание ждёт нас впереди. Кадровая рутина подослала к феям коварного тролля. Имя его Рассинхрон, и он похитил важный для кадровых фей и эльфов рекрутмента артефакт — SLA. Чтобы его победить, я собрала отряд героев и приглашаю тебя к нему присоединиться.

— Кто же в этом отряде?

— Знакомься, — Дарья отступила назад и показала рукой на группу благородно одетых воинов — это мои друзья и верные слуги: повелитель заявок Джи Ра (JIRA), Сэр Висдеск По (система для внутренней службы поддержки) и боец невидимого фронта А Пи (API, протокол интеграции). Только вместе мы сможем восстановить контроль над SLA.

После знакомства вся команда расположилась за круглым столом, чтобы обсудить план действий. Дарья рассказала, что главная суперспособность Рассинхрона — наведение морока. Из-за морока эльфы рекрутмента и кадровые феи, работающие над одной и той же задачей, часто сталкиваются с неразберихой и тратят слишком много времени на разбор инцидентов.

Например, эльфы рекрутмента присылают в королевство почётного рыцаря из ордена Тимлидов, а к кадровым феям на оформление попадает сержант из клана Джуниоров. В результате страдают установленные в группе «Иннотех» нормативы по оформлению сотрудников и запуску клиентских проектов (SLA), а феи с эльфами расстраиваются и ссорятся. Нельзя допустить раскола в дружной в команде HR-департамента.

Чтобы развеять морок, героям предстоит синхронизировать процессы кадров и рекрутмента и сократить до минимума количество операций, которые выполняются вручную.

На следующее утро отряд героев под руководством Дарьи направился к пропасти кадровой рутины, где их уже поджидал тролль Рассинхрона.

В лапах тролля путались и толкались кадровые процессы — обработка заявок на рекрутинг, перенос данных из заявки в системы кадрового учёта, постановка задач на закупку оборудования для новых рыцарей… Рядом задумчиво бродил миньон Эксель (Excel). Это, конечно, на него морок так повлиял, а так-то он классный парень.

По команде Дарьи, Джи Ра и А Пи выполнили манёвр Инте Грация и настроили создание карточек с нужными полями в системах кадрового учёта и службы поддержки, а Эйч Ар Док изящно подхватил процессы оформления. Наконец, вся кадровая рутина автоматизировалась в едином порыве.

Вернув артефакт в замок, Эйч Ар Док и Дарья первым делом заметили, что процессы найма и оформления ускорились на 30%, а сам SLA засиял как выполненный.

По этому поводу королевство устроило пир горой, я там был — комбучу пил.

А доблестные IT – рыцари весь вечер поднимали цифровые кубки в благодарность Дарье и её команде героев за комфортный онбординг. Потому что качественные процессы — и рыцарю приятно.