Изменение данных о компании уполномоченным сотрудником Битрикс24. Права доступа с органичением согласования
Когда в организации четко разграничены права доступа на работу в Битрикс, сотрудники сталкиваются с дополнительными проблемами внесения правок и в ходе активной работы эти правки так и не вносятся. Появляются дополнительные чаты, звонки и письма от сотрудников к руководителю, который имеет права на внесение корректировок. Такие правки может вносить не только руководитель, а например юрист или бухгалтер с согласования руководителя.
Как быть, если сотрудник не имеет права внести изменения в карточку компании и требуется согласование вышестоящего руководителя? Либо для корректировок требуется согласование уполномоченного лица?
Инструменты битрикс позволяют решить задачу несколькими способами:
1. Запустить автоматический бизнес-процесс из живой ленты с запросом изменения.
2. Запустить автоматический бизнес-процесс из карточки компании с запросом изменения.
3. Создать "Журнал изменения данных о компании" с сохранением истории и запросов.
4. Работа в едином окне без переключения в другие окна и вкладки Битрикс. Как раз об этом способе расскажем в этой статье.
Для организации важно работать максимально просто и без лишнего нажатия кнопки мыши по экрану. Чтобы максимально сэкономить время согласования изменений. При этом важно сохранить в быстром доступе всю историю запросов на изменения данных компании: от какого сотрудника поступил запрос, когда поступил запрос, что было в запросе, отклонён или удовлетворен запрос когда и каким сотрудником.
Для удобства работы сотрудник вносит изменения прямо в карточке компании без переключения в другие вкладки и окна Битрикс. Но изменения сохраняться только после согласования уполномоченного лица.
Например сотрудник вносит правку в поле о компании, вписывает верные данные:
Сотрудник вносить новое откорректированные значение, например ООО "ИНВЕСТ СНАБ2"
Изменения не сохранились, потому что были не утверждены. При этом сотрудник получает уведомление, что его изменения отправлены на проверку:
Название осталось прежним ООО "ИНВЕСТ СНАБ1"В карточке компании история попыток внесения корректировок с данными старого/нового значения, от какого сотрудника переданы и когда
Уполномоченный сотрудник получает уведомление о том, что ему передана на проверку компания для утверждения изменений. Также видит в истории тайм-лайн когда, кем были переданы данные на изменения. Отображается старое и новое значение, какое поле было запрошено на изменения.
Вид карточки компании у линейного сотрудника и уполномоченного отображается по-разному.
Вид карточки компании линейного сотрудника:
Вид карточки компании Уполномоченного сотрудника включает раздел "Изменения"
В окне Битрикс уполномоченного сотрудника есть поля: принимаю изменения да/нет и причина отклонения. По-умолчанию "принимаю отклонения" сразу заполнено нет, чтобы уполномоченный мог указать только причину отклонения, нажав мышку один раз. Либо принять изменения, так же нажав мышку один раз:
Уполномоченный сотрудник выбирает принимает ли он корректировки от сотрудника или отклоняет. Обработав все поля, которые запрашивали на изменения и закрывает "обработать изменения":
После согласования сотрудник получает уведомление, что его корректировки были согласованы. Такая же запись дублируется в историю карточки:
Если уполномоченный сотрудник отказал в корректировке, обязательно требуется указать причину. Без указания причины, уполномоченный не сможет отклонить изменения:
Причина отказа отправляется сотруднику, который делал запрос и эта же причина дублируется в историю карточки:
После обработки согласований в карточке уполномоченного лица раздел "изменения" закрывается:
Раздел "изменения" закрыт, запросов на корректировки нет, все запросы обработаны.
Есть вопросы? Обращайтесь!