10 выводов после 18 месяцев учёта личного и рабочего времени

Рассказывать я буду несколько историй длиной в 1,5 года, которые меня привели к тому, чтобы имееть намерения вести учёт времени аж 18 месяцев лёгкого и удовольствием. Это 6 250 дисциплинированно записанных часов. Задача не из легких, если нет большого смысла для этого.

Познакомимся. Меня зовут Тимур Гильманов (фото мое в заголовке статьи) и я основатель компании по оцифровке бизнесов Моя стратегия.

В работе мы приходим в бизнесы и делаем разными способами так, что все цифры бизнеса максимально автоматически собираюсь из разных источников в один.

Результат работы как на картинке >

Внедряем. Консультируем. Даем специалистов в аренду

Компании мы оцифровываем, а вот себя я лично не оцифровывал на момент 2021 года. И не собирался, если бы не несколько событий в моей жизни. Вот как раз и стоит поделиться и мне практикой учёта, выводами из этого процесса и применением выводов их своей рабочей и личной деятельности.

Чтобы показать еще оидн из примеров, как можно подойти к этому вопросу, чтобы был толк. В целом- то я и сам далеко не с первого раза стал изучать то, куда я трачу свое время. Так как всегда не хватало дисциплины и значимости продолжать это делать долго. 1-2 месяца и все — бросал. В течении лет 5 я пробовал, слушая советы из интернета, специалистов, но так и не приживались привычки.

А мне, на тот момент казалось же, что так важно считать своё время. Ведь я буду все знать. И пробовал же учитывать его, но так и не «преисполнялся знаниями». Бросал.

Больше об оцифровке о делах, жизни, работе рассказываю в телеграмм канале "Оцифровка бизнеса"

Первое:

Помните сцену из первой части Матрицы, когда Нео пришел к Пифии, и она ему сказала, чтобы он посмотрел наверх сзади себя? Там было написано «Познай себя».

В этот момент, я обратил на эту сцену внимание, когда в середине 2021 года пересматривал Матрицу. Хотя, ранее этого момента не замечал, сейчас же заметил. И заметил потому, что на тот момент времени расстался с девушкой, с которой был 2,5 года в отношениях и мысли, в которых я переваривал свой опыт проведённый с ней, активно варились в моей голове. В том числе и о том, а понимаю ли я вообще что хочу?

Второе:

Мой наставник по бизнесу в Ростовском IT акселераторе. На момент августа 2021 года у меня было 5 проектов и 2 обучения. Я разрывался и не знал на чем сфокусироваться. На все мои дела и он смотрел скептически. А после очередного не сделанного мной задания в IT акселераторе но спросил:

Так, а куда ты тратишь все-таки время своё? У тебя 5 проектов, 2 обучения, а в чем смысл этого то?

Фактически с этого вопроса учет своего времени и начался мной исследоваться. Написал я в ФБ о том, что почитать "про учёт времени" и мне посоветовали много чего. А в том числе и книгу Д.Гранина "Эта странная жизнь". Там про советского учёного, доктора биологических наук, который 50 лет считал все своё время.

И заинтересовало несколько моментов из книги. Сам факт, что у человека был смысл вести учёт личного и рабочего времени в течение 50 лет. И что по рассказам автора был максимально плодовитый на количество исследований, статей, работ научных.

Собственно, сама идея изучить себя, куда трачу время, смысл его учитывать и пример эффективности человека, который вёл 50 лет учёт, дали "заряд эмоций" прочувствовать все на себе. Но не позиции "надо, потому что надо", а с целью действительно дать себе ответы да и своему тогдашнему наставнику: " А куда я трачу то своё время и имеет ли это смысл?".

Прочитал книгу. Рассказал о ней знакомому программисту, и он мне посоветовал в помощь моим исследованиямприложение "toggle"для учета личного и рабочего времени. Позже ей мы стали пользоваться и во всех своих компаниях, а сейчас я начал делать первые свои шаги в учёте.

Начал в сентябре 2021 года, придумал первые категории учета и стал записывать любое событие, которое делал. Так, машинально записывал до 31 декабря 2021 года и решил подвести первые итоги. Они во многом определили то, что я и все 12 месяцев вёл учёт в 2022 года, да и сейчас веду частично также.

Записывать время я стал так:

• Сажусь что-то делать, нажимаю таймер и не пишу что я делаю, просто идёт время;
• Как только закачивается задача или меняется в моменте, я останавливаю таймер и записываю что именно я делал и к чему это относится. И саму группу задач придумывал на ходу;
• Расставляю #теги-уточнения подгрупп к задачам, чтобы точнее делать выводы в будущем. Об этом расскажу ниже какие подгруппы и почему именно такие. Читайте дальше

Более того, в процессе учета личного и рабочего времени понял, что наименование учёта времени лучше строить по факту того, что ты реально делаешь, а не взять с интернета "КОЛЕСО БАЛАНСА" нужные статьи для жизни. А ещё, страшнее начать учёт реального своего времени и сегодняшних задач соединять с тем, что "нужно делать по словам экспертов". Учёт времени начинается с записывания, я делаю сейчас, продолжается выводами из потраченного времени и после этого добавления в жизнь чего- то нового, закономерного или не добавлении. А не наоборот. В таком подходе вы себя чувствуете гораздо спокойнее, легче и понимаете закономерности происходящего с вами. А как я ниже опишу, что на своём опыте понял, как сильно на меня влияет "спокойствие". И как это увидел через учёт своего времени.

Получилось за 4 месяца 2021 года учет 1402 ч 21 мин. И, если смотреть по группам, то получилось так:

1) Работа (любые задачи в делах) - 761 ч 56 мин

2) Ведение Инстаграмм и ВК (В 2023 я перенёс это в группу работа) - 38 ч 04 мин

3) Личные дела (любые не рабочие задачи) - 257 ч 34 мин

4) Обучение (Курсы, тренинги и тп)

5) Чтение (книги, статьи и тп)

6) Перекус (Готовка и сам приём пиши)

7) Мечтания (время, когда я представляю будущее)

8) Молитва, общение с богом (время, когда я молюсь и тп)

9) Тренировки (тут спорт, пробежки и тп)

10) Планирование (время, когда я пишу планы на конкретный срок времени)

Когда смотрел на эти группы, мне ничего не было попятно по отдельности. Ну вот потратил я на работу 762 часа и что теперь ? Личных дел было 257 часов и что ? Но когда я стал сравнивать эти цифры друг между другом, в динамике и по отношению к другим 2 параметрам, то стал делать хоть какие-то выводы из потраченного времени.

1 параметр - мое самочувствие, усталость или легкость в процессе дел

2 параметр - результат, который я получал при делании одного или другого. В моем случае как предпринимателя - это общий доход компании помесячно.

Самый ключевой вывод, который я сделал в 2021 году - это то, что я при максимальном стремлении много работать, усталости от этого, но дисциплине мог работать в среднем 7 ч 40 минут в день при 6 днях работы в неделю. И даже, если я работал по 10-13 часов, то через 2-3 недели такого графика наступал период, когда я больше 2-4 часов не мог что-то делать. Усталость копилась.

Так, я стал понимать пределы своих способностей и их реальность. И в январе 2022 года первый раз написал план по работе на год, который был по времени не более чем 7 часов 40 минут работы в 6 рабочих дней за 1 неделю. 2433 часов. Но потом я намеренно отнял 333 часа, которые хотел тогда посвятить отдыху в течение 2 месяцев. И заложил 2100 чаосв на работу.

Еще один вывод я сделал о времени и его смысле, которое я трачу на работу. В какие направления работы и по отношению к чему и кому именно. Тут уже стоит раскрыть смысл категорий и то, как я учитываю именно рабочее время у себя.

Во-первых: в бизнесе есть ключевые функции, из них складывается компания, ее развитие и коммуникации бизнеса с клиентом и командой: маркетинг, продажи, финансы, продукт, качество, рекомендации. Дополнительно HH отдел и другие штуки, но этого на схеме нет. Кому интересно, то можно узнать тут почему именно так.

Поэтому, что-то делая, я отмечаю в какой функции что именно я делал. Кстати, понятие цепочка впечатления -это моя научная разработка, которую уже 4 год применяю в практике управления, консультирования бизнеса и его оцифровки. Работает как часы.

Во-вторых: влиять на результат в бизнесе могу или я сам или команда. А я могу обучать команду, чтобы она делала результат.

В-третьих: именно у меня на момент 2021 года было много направлений / компаний и я отмечал каждую рабочую задачу в конкретном направлении дел.

И по итогу года смотрел в % сколько внимания куда уделял и сравнивал с результатом по доходу в бизнесах.

И последний вывод о трате времени на работу- сколько времени я трачу на каждого человека в команде и какой от этого толк? Об этом напишу ниже.Читайте дальше.

Начался 2021 год. 4 месяца записываний времени, придумал логику и план на 2022 год. И по окончании 2022 года решил сравнитьПЛАН / ФАКТ и закономерности.

Кстати в телеграмм канале ребята даже категорично отнеслись к моим подходам к учету времени.

Вот тут я сделал еще больше выводов о себе и времени. Логику фиксирования времени в течение года не менял, от этого рассказываю только выводы.

Всего зафиксировал 4837 ч 30 мин времени в 5500 задачах за 2022 год.

И первое, что меня удивило, так это то, что запланированное время на работу я перевыполнил на 137,26% и это было сделано при условиях ситуаций в мире 2022 года.

Потому что причин работать в 2-е больше было достаточно. А это значит, для меня, что выводы о том, что я могу работать в день не более 7 часов 40 минут в среднем - сделал верные. Даже получилось в день работать по 9 часов 26 минут. Это много конечно, но суть не в этом. Важно, что даже на протяжении года тенденция сохранилась.

Следующим важным выводом для меня было наблюдение того, как я себя чувствую в спокойствии и неспокойствии, что я делаю, как много и куда трачу личное и рабочее время.

Чтобы делать выводы из потраченного времени понял, что неплохо бы понимать в какое время и какие были ключевые эмоциональные события года и как они влияли на вас и вашу трату времени. Они сильно определют ваше состояние, а оно определяет то, куда вы и сколько будете тратить времени.

В моем случае год был наполнен событиями. Каждый месяц что-то происходило. Мне это помогло еще больше себя понять. Например, меня именно эти события подталкивали еще больше работать. То, чтобы выздороветь, то чтобы не потерять компании и тд.

Было еще одно ключевое эмоциональное событие, которое я для себя создал сам. Это перемены в рационе питания. В августе 2022 года, после продажи студии бьюти, я решил максимально сократить употребление мяса, сладкого, мучного, молочку, кофе, чай в своем рационе и посмотреть на себя, как я буду себя вести в таких условиях.

Решение принял, стал придерживаться, а выводы стал делать в ноябре 2022. А для себя заметил, что я по ощущениям каждый день, каждого месяца в течении года выкладывался на максимум. НО оказалось, что по фактически потраченному времени я стал работать на 30% меньше. Более того, когда захотел в ноябре догнать показатели мая - не смог.

Из-за этого я и стал рассуждать о причинах того, что я не могу как ни старался работать больше. И понял, что фактически начинаяс января из-за каждого события я сильно нервничал и, чтобы справиться, ел "тоннами" сладкое и тп еду. Это и давало мне силы. Допинг. И на нем я работатл как не в себя.

Но, как только я стал жить без этого "допинга", то я сам способен работать на порядок меньше, чем на "шоколадно-тортовом топливе".

Из-за этого пошел проконсультироваться с нутрициологами и они подсказали, что работоспособность со вмеренем вернется, когда организм привыкнет к другому питанию. Так и вышло, в декаре я уже работал как раньше, чувствовал себя гораздо спокойнее и при этом результаты командой мы показали самые высокие.

Но я, конечно не все время смог записывать, так как его в году 8760 часов, а я записал только 4835 часов. Остальные часы нашел в айфоне - приложении сон. А остальные - отнял разницу. И в итоге получалось, что спал я 30% времени, работал и учился - 31,8% и личные дела заняли - 38,2%. Что среднестатистически у многих.

А вот в работе получилось понять, изучив куда я трачу рабочее время, какой именно получаю результат и как дальше влиять на результат и его планировать.

А точнее, на этом этапе компании, мое личное время вложенное в маркетинг и продажи почти напрямую влияет на рост дохода компании. Это мне не нравится и это повод изменить ситуацию и тут.

Так как, когда я как управленец не могу организовать компанию, которая работает и растет только от объема моего внимания, то это не норм.

На фото показал кареляцию потраченного вемени на маркетинг и продажи с ростом дохода >

Дополнительно понял результат того, сколько времени, и в каких потратил людей, какие это дало результаты и что дальше продолжить делать. А так же понял, сколько может уходить времени на то, чтобы воспитать одного сотрудника конкретной функции в компании и планировать найм и обучение более реалистично. Об этом думаю написать отдельную статью.

• Просто записывание времени не поможет сделать толковые выводы. Оно станет понятным при рассмотрении его в %, в динамике и в сравнении хотябы со своим самочувствием, ключевыми-эмоциональными событиями для вас, результатом потраченного времени (например доход бизнеса для предпринимателя и тд.).
• Ключевые эмоциональные события сильно влияют на то, куда и как мы тратим свое время. А еще они приходят как правило из вне. Незапланировано. Но именно к этому и классно быть морально готовым.

Готовность к незапланированным событиям подсмотрел у Насим Талеба в книге «Чёрный лебедь». Он пишет: «Сопротивление случайности – абстрактная идея, поскольку она логически контрпродуктивна, а невозможность увидеть ее реализацию запутывает еще больше».

Продолжаем:

3. Одной программы Toggle недостаточно. Чтобы под разными разрезами смотреть потраченное время. У меня это работает в связке Toggle + Гугл таблицы. Я для этого даже написал интеграцию и данные сейчас попадают автоматически.

4. Учет времени поможет в будущем точнее планировать объективнее, реалистичнее, меньше нервничать и понимать на что вы способны и это можно спланировать, а что будет уже глупо и неразумно.

5. Чем детальнее у вас учет делится на группы и подгруппы , тем детальнее вы сможете находить закономерности и в потраченном времени и в причинах ваших результатов. Но важно, чтобы группы и подгруппы подчинялись единой логике, тогда законмерности найдутся.

6. Учет личного и рабочего времени - это лишь факт того, куда потрачено время. Его не нужно смешивать с планированием, с желанием "впихнуть невпихуемое". Это всего лишь процесс- записывание, что делал и сколько времени, чтобы из этого делать выводы, как оптимизировать свое время и его покомфортнее потратить для себя.

7. Причина и следствие в расходовании вашего времени для меня такая : ваш план (или без него) - ваши действия + ключевые эмоциональные события (из вне) - трата времени куда-то - ограничения: время, ваши силы и способности - результат. А это значит: не плохо брать во внимание, что есть события, которые сильно эмоционально на вас влияют и они, как правило из вне, времени 24 часа в сутки, вы не всесильный человек, но что-то уже умеете.

8. Все 24 часа каждые сутки записывать не вижу смысла. Во-первых тогда учет времени превращается в каторгу, а не исследование, во-вторых станет отниматься много внимания. Проще начинать записывать с момента, когда начать бодрствование и заканчивать, перед сном, а то и раньше. А при подсчете времени разницу между всем временем в сутках, сном и записанным выносить в личные дела.

9. На то, что происходит в моих делал влияю я. Только или я лично или через других людей, которых обучаю, трачу на них свое время (команду например). А значит планирование буду строить также по этой закономерности.

10. Важны выводы, которые вы делаете из учтенного времени, а не сам учет этого времени. То есть, если вы будет что-то там записывать, но раз в неделю, месяц, квартал или год не будете смотреть на итоги, а лучше еще из разных сторон не искать закономерности, не переделывать #теги , не делать новые выводы, то вы и мотивацию в учете и рабочего и личного времени потеряете и выводы толковые не сделаете.

Сайт я выше по тексту показывал о том, что мы делаем в оцифровке. А если интересно больше читать про оцифровку бизнеса и не только, то можно почитать в телеграмм канале "Оцифровка бизнеса"