Как оптимизировать расходы на аренду офисов на 66% с помощью Интранета?
АО «Объединенная металлургическая компания» производит и поставляет на отечественный и зарубежный рынок востребованную высокотехнологичную продукцию и комплексные решения для отраслей топливнои энергетики, транспорта, строительства и других сфер экономики.
В составе компании:
- 6 металлургических и машиностроительных предприятий, находящиеся в шести регионах России;
- одна из крупнейших в стране вагоноремонтная сеть, представленная в 26 регионах;
- металлосервисная и торговая сети.
В компании ОМК работают более 30 000 человек, большая часть которых приходится на сотрудников производства - 76%, и офисных работников - 22%.
Цели и задачи
В конце 2019 года ОМК однои из первых в промышленности опробовала гибридныи график работы для офисных сотрудников. К концу 2020 компания официально ввела гибридный график, который позволил полностью или частично выполнять задачи вне офиса. Для упрощения коммуникации между отделами и в целях эффективного распределения рабочих мест, было создано единое офисное пространство без закрепления кабинетов и столов за сотрудником.
Благодаря нововведениям компании потребовалось решение, которое позволит упростить и автоматизировать работу сотрудников и руководства: иметь актуальную информацию о доступных рабочих местах в конкретный промежуток времени с возможностью бронирования места для работы в офисе, оценивать загруженность офисных помещений для дальнейшего анализа трудозатрат, оптимизации затрат на аренду офисных помещений, централизованной выгрузке отчетности и безопасности коллектива от заражения инфекционными заболеваниями.
Решение
Готовые решения, которые были представлены на рынке, не отвечали бизнес-идеям и требованиям компании ОМК. В связи с этим команда цифровизации компании ОМК вышла с инициативой уникальной разработки Интранета «Пространство ОМК». Благодаря опыту ведения подобных проектов команда ОМК совместно с RDN Group за 6 месяцев, вместо заявленных 8 разработала собственный сервис “Пространство ОМК”.
Использование гибких кросс-методологических подходов - Scrum и Agile, позволили уже через 2 месяца с момента старта проекта разработать MVP-версию продукта, который положительно оценил HR-департамент, выступающий инициатором создания платформы для работы по гибридным графикам сотрудников.
Бизнес-задачи согласно гибким методологиям были разбиты на короткие спринты с промежутком 1-2 недели, что позволило выполнить работу качественно, в короткие сроки, и с возможностью адаптирования системы под новые требования и процессы.
С учетом бизнес-запросов компании, команда реализации после первого 2-х недельного спринта выдвинула ряд возможных технических решений Интранета:
- Обмен данными пользователей: интеграцию данных между сервисом «Пространство ОМК» и учётными HRM-системами и сервисом «Кабинет клиента ОМК»;
- Организовать систему ролей с различными правами доступа к разделам сервиса (администратор, пользователь);
- Бронирование: функционал резервирования мест с уровнем доступа “сотрудник” и “руководитель”, позволяющий бронировать рабочие места для себя и подчиненных, управлять созданными бронями;
- Личный кабинет администратора бронирования, в котором администратор может настраивать параметры рабочих мест (дата, время, продолжительность бронирования и др.);
- Систему уведомлений о создании, изменении и отмене броней для сотрудников и их руководителей;
- Автоматический импорт данных сотрудников из внешних систем (ОмниТрекер, отдельный список);
- Подтверждение брони через QR-код;
- Выгрузку отчётности в табличном формате.
В следующий двухнедельный спринт были разработаны макеты и прототип системы Интранета, и еще через 2 недели первая MVP-версия сервиса была направлена для утверждения ОМК. После согласования с внутренним заказчиком и обсуждения дальнейших шагов, команда ОМК по цифровизации совместно с RDN Group к разработке дополнительного функционала системы и 1 апреля 2021 года в сервисе “Пространство ОМК” были выполнены первые бронирования рабочих мест сотрудников ОМК.
ФУНКЦИОНАЛ СЕРВИСА «ПРОСТРАНСТВО ОМК»
Календарь бронирования
Возможность для сотрудников и руководства просматривать календарь бронирования рабочих мест с указанием даты, адреса офиса, номера места, этажа и уровня доступа.
Бронирование рабочего места
Осуществлять бронирование рабочих мест и переговорных с учетом необходимого оборудования, редактировать и удалять брони для сотрудника и его подчиненных с компьютера, а также мобильного телефона. На электронные адреса сотрудников поступают уведомления о зарегистрированной брони и изменения статуса брони с ее датой и временем, местом расположения на интерактивной карте, номер стола и офисного помещения.
Интерактивная карта офиса
Пользователи могут просматривать интерактивную карту офиса и помещении для поиска своего рабочего места или нужного места работы конкретного специалиста. В период короновирусных ограничений забронировать столы на расстоянии менее метра было невозможно, что позволило уменьшить риск заражений.
Доступ по QR-коду
Отмечать период пребывания в системе на рабочем месте с помощью сформированного QR-кода на телефоне в рамках забронированного времени. Что позволило анализировать соблюдение рабочего времени сотрудника в системе согласно графику.
Выгрузка отчётности
Возможность выгрузки нескольких видов отчетов для оценки эффективности работы сотрудников и рациональности использования рабочих мест, а также по использованию офиса в разрезе структур, руководителей и сотрудников. Выгрузка данных осуществляется в различных форматах для подготовки онлайн-отчетности на уровне рабочих мест, сотрудников и подразделений.
Изначально сервис был разработан для использования на компьютере, доступ к Интранету есть у всех подразделений компании. Однако для удобства использования была разработана адаптивная мобильная версия сервиса, которая позволяет забронировать рабочее место, отменить бронь и оценить необходимые для работы в офисе параметры места.
Трудности внедрения
Психологические
С введением гибридного графика сотрудники перед посещением офиса должны обязательно бронировать себе рабочее место из числа свободных, что первое время вызывало у них беспокойство, что может не хватить места в офисе или они неправильно распланируют время брони с учетом выездных встреч и совещании, или система даст сбои и невозможно будет попасть в офис. Однако сервис оказался настолько прост в использовании – для брони, отмены, корректировки требуется меньше минуты в том числе через телефон, находясь рядом с офисом, что быстро позволило снять большинство вопросов у сотрудников.
Технические
Разработка системы бронирования совпала с расширением компании: ОМК приобрела вагоноремотную компанию, чьи сотрудники сразу же попали в периметр проекта. При этом интеграция баз данных двух компании требовала времени. Команда RDN Group оперативно, без отрыва от разработки, добавила данные на новых сотрудников в систему ОМК и обеспечила им доступ к сервису без изменения сроков запуска Интранета.
Технологический стек Интранета “Пространство ОМК”
Интранет “Пространство ОМК” разработано на платформе "1С-Битрикс:Управление сайтом”. При работе с сервисом были применены языки программирования - PHP 7.2 и JavaScript; система контроля версий Gitlab, с методологией Git-flow; Мониторинг, логирования и диагностики - Zabbix, Elasticsearch, Logstash, Kibana, New Relic; очереди кеширования - Memcached; cистемы хранения и обработки данных - MySQL (Percona); API-интерфейсы и интеграции - API REST (XML/JSON/SOAP), SSO (OAuth), Swagger (документация). "Пространство ОМК" является одним из 8 цифровых продуктов ОМК, разработанных совместно с RDN Group на основе микросервисной архитектуры.
Результаты проекта
Благодаря оперативной и качественной работе внутренней и внешней команды, за 6 месяцев был разработан уникальный Интранет «Пространство ОМК» с собственной системой управления рабочим пространством всех офисных помещений ОМК. Система имеет интеграцию со всеми HR-системами компании и системами безопасности.
- Цель по снижению нагрузки на офисы была достигнута: количество постоянных пользователей системы ежемесячно (MAU) — в среднем 1500 пользователей (в среднем 25% офисных сотрудников).
- Удалось оптимизировать расходы на аренду офисов на 66%. С помощью новой организации рабочих мест и запуска сервиса «ОМК Пространство» снизилась нагрузка на офисы, за счёт этого получилось отказаться от аренды части помещений.
- Снизили расходы на содержание персонала в офисе на 22%
- 7,5 баллов из 10 по результатам опроса получил сервис на предмет удобства пользования спустя 3 недели после запуска. В голосовании приняли участие 175 офисных сотрудников ОМК).
Новая система позволила решить ряд задач по оптимизации бизнес-процессов:
Ввели гибкое планирование рабочего дня. Сотрудники больше не тратят время не дорогу в офис и обратно, гибко и продуктивно планируют свой день.
Обеспечили безопасность сотрудников на период инфекционных заболеваний. При бронировании между созданными новыми рабочими местами автоматически соблюдается дистанция для минимизации контакта, а также можно проверить по истории бронирований, заболевших и потенциально заразившихся сотрудников, которых можно временно перевести на удаленную работу.
Бронирование конференций и коллективная работа. Руководитель может забронировать места в офисе как для себя, так и для команды и сотрудников по отдельности. Поэтому организовать собрание и выбрать место для этого может один руководитель отдела, и пригласить всех на встречу.
Понятная карта бронирования. Благодаря понятной интерактивной карте помещения, система позволяет легко ориентироваться в офисах даже сотрудникам, которые находятся в командировке в другом городе и ранее не посещали данный офис.
Доступ к сервису с любого устройства. Даже с простого мобильного телефона сотрудник может пользоваться Интранетом, для этого была разработана мобильная адаптивная версия.
Управление сервисом без разработчиков. Редактировать необходимую информацию можно не прибегая к услугам разработчиков. Интеграция с учетными системами автоматически создает пользователей и присваивает им уровень доступа для работы.