Навыки фасилитации для руководителей

Зачем руководителям навыки фасилитация?

Современным руководителям приходится управлять в очень сложном и непостоянном мире. От них ожидают эффективного лидерства, обеспечивающего максимальную вовлеченность людей в процессы изменений. Руководитель не должен ощущать себя «одним в поле воином» - необходимо стимулировать активное участие людей, предоставлять людям возможность брать на себя ответственность, в полной мере использовать их интеллектуальный и организационный ресурсы. Для успешной реализации этих задач руководителям необходимо владеть навыками фасилитации – управления процессами командного интеллектуального взаимодействия своих сотрудников.

"Фасилитация" как метод

Фасилитация* (англ. facilitate – облегчать, помогать) – организация обсуждения в группе определенным образом - таким, который бы помог эффективно договориться, принять решения и сформулировать новые идеи. Фасилитация помогает создавать пространство для конструктивного обсуждения, дает возможность совместно создавать не только эффективные, но и взаимосогласованные решения. Сценарии выбираются в зависимости от содержания поставленной перед группой задачи, но принципы, в соответствии с которыми эти сценарии реализуются, всегда одни.

Принципы эффективной работы фасилитатора:

Ориентация на цель. Целью группового обсуждения является не само групповое обсуждение, а его результаты. Фасилитатор всегда помнит ЗАЧЕМ собралась группа и ЧТО она должны предъявить с его помощью как результат своей работы. Этому подчинены все сценарные решения, а также поведение фасилитатора в различных моментах обсуждения.

Уважение интересов группы. Каждый из участников группы должен иметь возможность высказать свои мнения, ожидания, даже эмоции, относящиеся к теме обсуждения. Никто не должен остаться без своей порции внимания. Нельзя форсировать события и оказывать на группу давление, но и опасно позволять участникам увязать в обсуждении.

Отстраненная позиция фасилитатора в отношении темы обсуждения. Фасилитатор несет ответственность за организацию обсуждения, позволяющую участникам всецело сфокусироваться на содержании, но не вступает в обсуждение в ролях эксперта или руководителя. Это необходимо для того, чтобы избавить остальных участников от негативных эффектов давления «авторитетом» или «полномочиями».

Может ли руководитель быть хорошим фасилитатором?

Руководитель – это не «супер-мозг», готовый в любой момент выдать оптимальное решение любой возникшей проблемы, а его команда – не роботы, которым все равно чем и как заниматься. Интеллектуальный потенциал команды – это ценный ресурс, который руководитель должен использовать для поиска эффективных и креативных решений в сложных, нестандартных ситуациях. Но фасилитация также может применяться и для менее продолжительных оперативных совещаний и даже пятиминутных «летучек». Инструменты фасилитации помогут организовать обсуждение и создать возможности для максимально эффективной работы.

Опасности использования фасилитации

Руководитель, принявший на себя функцию фасилитатора, в отличие от приглашенных специалистов хорошо знает компанию и людей, ему не нужно прилагать усилий, чтобы завоевать их доверие. Однако если обсуждаемая проблема действительно серьезна, то ему будет крайне тяжело придерживаться нейтральной позиции и не оказывать давление на участников. Чтобы минимизировать эти риски необходимо следовать основным сценариям фасилитации и правилам поведения фасилитатора.

Результаты использования фасилитации

Результатами фасилитационных сессий/совещаний являются совместно принятые и письменно зафиксированные решения и предложения. Успешная фасилитация — это эффективная работа как участников, обсуждающих по-настоящему важные для них вопросы, так и фасилитатора, принимающего темп и уровень, на котором находится группа, и использующего правильно подобранные инструменты. При этих условиях работа группы позволяет найти наиболее эффективные варианты решений, а высокий уровень вовлеченности в их принятие повышает мотивацию исполнителей.

Две задачи фасилитации:

1) Поиск творческих идей (Creative Solution)

Творческие идеи рождаются на стыке разных опытов и способов мышления

Результат

Идеи: две - три неожиданных креативных идеи, о которых раньше не думали

2) Принятие сбалансированного решения (Decision Making)

Решение группы по сравнению с решением одного человека окажется более сбалансированным; будут лучше учтены интересы разных заинтересованных сторон и риски. Разнообразие взглядов и опыта позволят взвесить «за» и «против»

Результат

• Аргументы «за» и «против»

• База для финального принятия решений

Группа: ресурс или ограничение?

Группа – это эффективный ресурс, задействовав который руководитель сможет повысить эффективность деятельности.

• «Один ум хорошо, а два лучше!» Совокупный интеллект группы сможет дать ответы на сложные вопросы.

• Каждый участник группы принимает на себя ответственность за ее решения. Предложил – отвечай!

• Уровень мотивации группы растет, если привлекать ее к решению актуальных проблем компании.

• Высокое качество взаимодействия участников группы друг с другом на совещании обеспечит столь же высокое качество этого взаимодействия и в других ситуациях.

Тем не менее, существуют и негативные тенденции, которые также свойственны работе группы:

Социальное возбуждение (экзальтация)

• Оно подкрепляет доминирующую реакцию, в результате группа быстрее выполняет простые задания (доминирующий ответ правильный); медленнее и хуже – сложные (доминирующий ответ неправильный). Группа не понимает сложные задания.

Социальная леность

• Участники группы меньше прикладывают усилий, чем в одиночку (пример - перетягивание каната)

Групповая поляризация

• Исходная позиция участников усиливается и радикализуется.

Огруппление мышления

• Иллюзия неуязвимости группы, приводящая к недооценке рисков

• Общий поиск «объективных аргументов» в пользу неверных решений

• Стереотипные представления об оппонентах, приводящая к их недооценке

• Иллюзия единодушия – «никто не выступил против, значит все согласны»

• Замалчивание, «защита группы» от беспокоящей, неудобной информации

Что еще важно знать и уметь фасилитатору:

• Приглашать на совещание людей со свежим взглядом

• Гарантировать доступ ко всей необходимой информации

• Создать работающий на цель сценарий и следовать ему

• Передать группе ответственность за результат, оставив за собой процесс

• Создавать и поддерживать на сессии позитивную, неформальную, ненапряженную атмосферу