С какими проблемами приходится сталкиваться?
Русская привычка «Что написано пером, не вырубить и топором» и отчасти законодательство приводят к бумажному обмену документами. При этом юридическую значимость обеспечивает именно «живая» синяя подпись лица, участвующего в гражданско-правовых/трудовых отношениях. Чтобы сделать обмен скан-копиями юридически значимым, нужно соблюсти много нюансов.
И при бумажном обмене обыденные будни выглядят примерно так: сотрудник компании создает документы, распечатывает, отправляет курьером или почтой, вторая сторона (самозанятый, клиент...) тратит время на то, чтобы забрать документ, его нужно же проверить, подписать, отправить обратно. Потом компании его нужно забрать. А по закону еще их нужно где-то 5 лет хранить. Все убирается в архив и пылится до первой необходимости.
Зачем нужен обмен актами?
К примеру при работе с самозанятыми, чтобы принять к расходу оплаченные деньги, обязателен чек. Но ФНС также трактует необходимость обмена актами. Т.к. акт является фактическим доказательством выполненных работ/услуг, в котором прописаны объемы, сроки и т.п.
Тоже самое касается и обычных клиентов - физических лиц. Фактически вы можете оказать услугу, получить деньги. Но не имея на руках акта может быть получена претензия, о том что, работы выполнены не все или некачественно.
Поэтому, в первую очередь акты нужны самим организациям, как и сам договор ГПХ, оказания услуг. Иначе в суде будет минимум доказательств при разногласиях, что затянет процесс.
Решение по упрощению документооборота в электронном виде
"СКБ Контур" уже давно является официальным оператором ЭДО (электронного документооборота). Вероятно каждый бухгалтер, директор слышали про сервис обмена Контур.Диадок, который позволяет наладить обмен документами именно между юридическими лицами. Фактически физическое лицо тоже может его использовать, но для этого нужно купить "токен", криптопро, и пойти получить КЭП (квалифицированную подпись) физически. Это не упрощает а более усложняет процесс обмена именно для физ.лица, т.к. у юридических лиц КЭП практически всегда "под рукой".
И для решения задачи обмена электронными и юридически значимыми документами был создан сервис КонтурСайн Сервис позволяет наладить обмен документами между сторонами:
Подписание документа возможно, как с КЭП, так и с НЭП (неквалифицированная электронная подпись). Физическое лицо может получить ее бесплатно и удаленно, не выходя из дома, имея лишь телефон. На данный момент регистрация и выпуск НЭП происходит путем добавления скана паспорта и верификации личности через профиль Госуслуг (ЕАИС) и занимает несколько минут. В дальнейшем при поступлении от контрагента документа достаточно нажать кнопку "Подписать" и ввести код доступа, поступивший в СМС.
Тем самым обмен документами уже не требует выходить "из зоны своего комфорта" и занимает пару минут от начала подгрузки документа до его подписания контрагентом.
В следующей статье разберу более детально юридическую значимость документов, типы подписываемых документов и возможности сервиса. Если возникнут вопросы - буду рад проконсультировать!