Бизнес встречи в ресторанах, покупка одежды и техники. Как компаниям отражать траты в отчетах, чтобы не попасть на проверку. И какие есть риски?
В 21 веке любой генеральный директор использует бизнес-карту, привязанную к счету и тратит деньги на развитие бизнеса. На практике мы знаем, что часто развитие бизнеса происходит в ресторанах, шоппинге или путешествиях по миру. Например, у китайцев практика делового общения проводить переговоры только в ресторанах, очень долго и с большим количеством вкусной еды.
Важно правильно оформлять документы, чтобы банк не заблокировал расчетный счет, а налоговая не начислила налоги, пени и штрафы.
Кто интересуется деньгами под отчет?
- Банк, в котором у вас открыт расчетный счет. Банк может потребовать у вас подтверждающие документы (Методические рекомендации, утв. Центробанком 21.07.2017 № 19-МР).
- Налоговая служба
Что делает налоговая, когда проверяет авансовые отчеты?
- Стремиться найти сокрытие заработной платы. Если деньги исправно тратят, а документами траты не подтверждают, значит это все – заработная плата. Начисляют 13% НДФЛ, 15% страховых для СМП + пени и штрафы.
- Убирают траты из расходов, которыми уменьшен налог УСН и налог на прибыль.
Что мы рекомендуем проверить бухгалтеру:
- Что есть документы, подтверждающие траты.
- Что авансовые отчеты оформлены с приложением документов из п1.
- К авансовым отчетам приложены заявления о выплате денег под отчет.
- На ген дире не «зависили» деньги под отчет с прошлого года.
- Есть внятное положение о подотчете, в кортом установлены сроки, когда вы отчитываетесь за траты.
- Проверить, что сроки из Положения не нарушаются.
Что мы рекомендуем проверить генеральному директору:
- Спросить сколько денег висит на мне под отчет и проанализировать ответ
- Проверить, что бухгалтер выполнил рекомендации выше
- Проверить, что все документы из рекомендаций вами подписаны
- Завести отдельную папку (физическую или облако), куда вы будете складывать все документы, подтверждающие траты.
А что говорит судебная практика?
Например, инспекторы проанализировали банковские выписки и кассовые документы организации. Они выяснили, что на протяжении двух лет компания выдавала из кассы и переводила на счета директора и главбуха крупные суммы. Директор получил 35,1 млн руб., а главбух — 9,2 млн руб. Документы на выдачу подотчета отсутствовали, как и документы, подтверждающие расход средств. Инспекция квалифицировала эти суммы как доход, доначислила взносы и НДФЛ. Верховный суд поддержал проверяющих (определение от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792; определение ВС от 03.02.2020 № 310-ЭС19-28047; постановление АС Центрального округа от 19.07.2016 № А36-5689/2015).
Если работодатель в течение длительного времени не принимает мер по возврату средств, такое бездействие свидетельствует о признании дохода, облагаемого НДФЛ (постановления АС Уральского от 09.08.2018 № А60-53408/2017, Северо-Западного от 14.07.2016 № А66-8581/2015 округов). Аналогичной позиции придерживаются представители ФНС (письмо от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@). Минфин их в этом тоже поддерживает (письма от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).
Какие меры можно предпринять:
- Контролируйте переводы на карту, можно установить лимиты расходования и снятия наличных с корпоративных карт.
- Покупку телефона, ноутбука, одежды, ужины и покупки алкоголя примите как представительские расходы (п. 2 ст. 264 НК).
- Покупку бытовой техники, мебели, оргтехники принять к расходам как оснащение конференц-зала. Просите директора при покупке оформлять документы на компанию (п. 1 ст. 41 НК, письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).
- Расходы на путешествия можно оформить служебной командировкой (если это не поездка на Бали). Например, поездка на конференцию, выставку, встречу с потенциальным клиентом (обоснованность необходимо доказать).
- Взыскать подотчетные средства из заработной платы (письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-61).
- Все нестандартные расходы руководителя можно списать за счет чистой прибыли. Этот вариант достаточно рискованный, налоговая может посчитать такие траты – доходом ген дира.