Внедрение кадрового электронного документооборота с помощью сервиса от 1С - 1С:Кабинет сотрудника

В современном мире внедрение электронного документооборота становится все более актуальной потребностью для компаний любого масштаба. Одним из ключевых аспектов такого внедрения является управление кадровыми процессами.

В данной статье мы рассмотрим возможности и преимущества внедрения кадрового электронного документооборота с использованием сервиса от фирмы «1С» - «1С:Кабинет сотрудника».

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» был разработан для эффективного взаимодействия между работником и работодателем. Сервис предоставляет компаниям эффективные инструменты для централизации и упорядочивания всех кадровых процессов, что способствует повышению эффективности работы HR-службы и обеспечению соответствия законодательству всей системы кадрового документооборота организации.

Общее понятие электронного документооборота включает в себя процессы создания, обработки, передачи и хранения документов и информации о персонале с использованием электронных технологий.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО, ЭКДО, кадровый ЭДО) — это создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами в электронном виде без дублирования на бумажных носителях и личных встреч с сотрудниками. Документы при использовании КЭДО подписываются онлайн и хранятся в электронных архивах без гор пыльной бумаги в офисе.

Применение КЭДО в любой организации позволяет упростить и автоматизировать рутинные кадровые процессы, такие как подписание трудовых контрактов, отпусков, приема на работу новых сотрудников, а также обмен документами между различными структурными подразделениями компании.

Плюсы от внедрения КЭДО:

1. Экономия времени всех сотрудников организации. Не нужно идти в кадровую службу, чтобы подписать документ, что особенно актуально, если вы работает в удаленном филиале, а отдел кадров и бухгалтерия находятся в центральном офисе. Электронные документы можно подписать с любого устройства и в любом месте, где есть интернет, всего за пару кликов.

2. Экономия времени сотрудников кадровой службы и бухгалтерии. С использованием КЭДО кадровикам не нужно бегать за сотрудниками, напоминая о необходимости поставить подпись, не нужно искать документы в архиве, пересылать по почте, ждать присланный обратно подписанный документ. В КЭДО сотрудники получат автоматические уведомления о необходимости подписания документов, поэтапное согласование документа можно запустить автоматически, создав шаблон маршрута, с помощью удобных фильтров любой документ в системе находится практически мгновенно.

3. Экономия времени руководителя. Больше не нужно часами подписывать стопки документов, принесенные на подпись секретаршей, в КЭДО возможно массовое подписание документов одним кликом.

4. Экономия бюджета компании. Возможность создавать и работать с документами только в электронном виде позволяет отказаться от закупки бумаги, картриджей, обслуживания принтеров, почтовой пересылки документов, от затрат на содержание архива.

5. Безопасность. Любой переезд архива с документами компании внутри здания или в другое здание – это огромные затраты времени на упаковку/распаковку и риск потери каких-то документов. Не говоря уже о том, что только электронный документооборот сохранится без потерь в случае пожаров, затоплений кабинета и прочих больших и малых неприятностей из жизни современного офиса.

Внедрение кадрового электронного документооборота с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника» представляет собой важный шаг в цифровизации кадровых процессов компании. Сервис предоставляет возможность управления всей жизненным циклом документов, связанных с персоналом компании, начиная от заполнения форм и запросов до хранения данных о каждом сотруднике.

Каждый этап процесса фиксируется в системе, что обеспечивает прозрачность и контроль за выполнением задач.

Благодаря интеграции сервиса «1С:Кабинет сотрудника» с другими системами компании возможно автоматическое направление информации из одних баз данных в другие без необходимости повторного ввода данных. Это значительно уменьшает риск ошибок и повышает оперативность обработки информации.

Таким образом, внедрение кадрового электронного документооборота через сервис 1С:Кабинет сотрудника способствует оптимизации работы отдела кадров и повышению эффективности бизнес-процессов компании в целом.

Переход на кадровый электронный документооборот с использованием сервиса «1С:Кабинет сотрудника» требует проведения ряда организационных мероприятий внутри компании, хотя сам сервис достаточно прост в освоении.

Прежде всего, необходимо обеспечить подготовку и обучение сотрудников, которые будут работать с новой системой. Это включает в себя проведение тренингов, создание инструкций по использованию сервиса и предоставление консультаций для пользователей.

Далее следует провести анализ текущих бизнес-процессов и определить, какие из них могут быть автоматизированы с помощью КЭДО. Необходимо проработать процессы, связанные с управлением персоналом, отчетностью перед государственными органами, формированием документации по трудовым отношениям и другими аспектами управления персоналом.

Также важно подготовить информационную базу для работы сервиса «1С:Кабинет сотрудника». Это может потребовать пересмотра шаблонов документов, создание новых форм или адаптацию уже имеющихся структур для соответствия требованиям электронного документооборота.

Параллельно необходимо обеспечить безопасность данных при внедрении КЭДО. Это включает в себя установку соответствующих прав доступа к информации, шифрование данных и резервное копирование информации.

Прежде чем начать активное использование КЭДО на практике необходимо провести тестирование системы на пилотной группе пользователей для выявления возможных проблем и корректировок. Только после успешного завершения этого этапа можно запускать полномасштабное использование сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

Документальное оформление электронного документооборота при внедрении КЭДО с помощью сервиса от фирмы «1С» – «1С:Кабинет сотрудника» играет ключевую роль. Оно включает в себя издание определенных приказов и положений по организации, а также получения согласия сотрудников.

При переходе на КЭДО работодателю необходимо:

· принять локальный нормативный акт о введении КЭДО в организации с учетом мнения профсоюза (при его наличии) о переходе на КЭДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ);

· разработать и принять Положение о КЭДО. Это Положение должно регулировать порядок ведения КЭДО в организации (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ);

· обязательно уведомить сотрудников о введении в организации КЭДО и получить их письменное согласие. Исключение составляют работники, которые были приняты на работу после 31.12.2021 и не имели трудового стажа по состоянию на эту дату, их уведомлять и получать согласие не требуется.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» предоставляет компаниям возможность удобно внедрить кадровый электронный документооборот без изменения привычного порядка ведения кадрового учета в программе 1С. Это позволяет сотрудникам и руководителям быстро адаптировать новую систему и использовать ее на практике.

Интеграция сервиса с программами 1С обеспечивает автоматическое формирование электронных документов на основе данных, уже имеющихся в системе. Это значительно упрощает процесс перехода на КЭДО, поскольку не требуется проводить дополнительную настройку или перенос информации из одной системы в другую.

Пользователи могут продолжать работать с данными в привычном интерфейсе программы 1С, при этом получая доступ к новым возможностям, предоставляемым сервисом «1С:Кабинет сотрудника». Таким образом, компании могут сохранить свою рабочую эффективность и минимизировать время, затрачиваемое на обучение персонала.

Важным преимуществом интеграции является возможность организации работы удаленных сотрудников и филиалов компании через единую систему. Сервис позволяет создавать и обмениваться электронными документами, управлять рабочими задачами и контролировать выполнение поручений независимо от местонахождения пользователей.

Таким образом, сервис «1С:Кабинет сотрудника» является эффективным способом интегрировать кадровый электронный документооборот в компанию без значительных изменений в текущих бизнес-процессах.

Для использования сервиса программа 1С должна быть на официальной поддержке. Для работы сервиса необходим доступ в интернет.

На данный момент сервис работает в следующих программах:

· 1С:Зарплата и управление персоналом, ред.3;

· 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред.3;

· 1С:ERP Управление предприятием 2;

· 1С:Комплексная автоматизация 2;

· 1С:Бухгалтерия предприятия, ред.3

Работодатель обязан обеспечить сотрудников электронной подписью, чтобы сотрудники могли подписывать кадровые документы (ст. 22.3 ТК РФ).

При использовании сервиса каждый сотрудник сможет самостоятельно и абсолютно бесплатно получить усиленную неквалифицированную электронную подпись в своем личном кабинете.

Электронные подписи потребуются также сотрудникам отдела кадров, которые должны подписывать документы от имени организации.

Сервис предоставляет широкий спектр возможностей для внедрения кадрового электронного документооборота. Он позволяет автоматизировать процессы управления кадровыми данными и документами, обеспечивая прозрачность и эффективность взаимодействия между сотрудниками, бухгалтерией и отделом кадров.

Основные возможности сервиса включают:

1. Электронное хранение документов: сервис предоставляет возможность загрузки, хранения и управления кадровыми документами в электронном виде. Это позволяет избежать бумажной волокиты, уменьшить риск потери или повреждения документов, а также обеспечить быстрый доступ к необходимой информации.

2. Онлайн подписание документов: с помощью сервиса сотрудники могут подписывать различные типы договоров и соглашений онлайн, что минимизирует временные затраты на этот процесс.

3. Уведомления о событиях: пользователи получают уведомления о приближении сроков подписания или обновления документов, напоминания о предстоящих событиях (оформление отпуска, пересмотр зарплаты), что помогает избежать просрочек или недопониманий.

4. Возможности для самообслуживания: сотрудники могут самостоятельно заполнять различные формы (заявления на отпуск, изменение личных данных) через интерфейс сервиса без необходимости посещения отдела кадров.

5. Интеграция со сторонними системами: «1С:Кабинет сотрудника» может быть интегрирован с другими системами компании (ERP-системой, бухгалтерской системой), что позволяет автоматизировать передачу информации о персональных данных и изменениях статуса работников.

С помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника» можно:

· опубликовать расчетные листки, соблюдая требования ст. 136 ТК РФ о необходимости извещения сотрудника в письменной форме о заработной плате и иных, положенных сотруднику выплатах;

· оформить положенные сотруднику налоговые вычеты;

· запросить и получить все необходимые справки, включая 2-НДФЛ;

· оперативно учитывать отсутствия сотрудника, включая отпуск, больничный, командировку и т.д.;

· уведомить руководство о своем отсутствии, указав его причину;

· запросить и получить информацию об оставшихся днях отпуска, включая справку о том, почему остаток именно такой;

· написать заявление на отпуск, включая отпуск за свой счет;

· подать заявление об изменении персональных данных;

· оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу;

· отправить на подпись документ;

· найти коллегу по работе в общем списке и узнать его рабочий телефон или e-mail.

Сервис автоматически рассылает сотрудникам полезные уведомления, например, о том, что заказанная справка готова или согласовано заявление на отпуск. Руководителю сервис пришлет уведомление о том, что необходимо согласовать заявление подчиненного.

С личным кабинетом в сервисе можно одинаково удобно работать на любом мобильном устройстве или через браузер компьютера.

Внедрение кадрового электронного документооборота с использованием сервиса от фирмы «1С» – «1С:Кабинет сотрудника» предполагает несколько вариантов поставки данного сервиса.

Один из возможных вариантов – приобретение и установка программного обеспечения на сервере компании. При этом все данные о сотрудниках, их документация и информация о рабочем времени хранятся на сервере компании, что обеспечивает полный контроль над информацией.

Другой вариант – использование облачной версии сервиса 1C:Кабинет сотрудника. Это позволяет избежать необходимости самостоятельной установки и настройки программного обеспечения, а также освобождает от забот по обновлению и резервному копированию данных. Облачная версия также удобна для масштабирования системы при необходимости расширения числа пользователей.

При первоначальном подключении «1С:Кабинет сотрудника» активируется бесплатный период в 45 суток, в течение которого можно протестировать и настроить его работу абсолютно бесплатно, а затем в штатном режиме подключить необходимый тариф.

Во время тестового периода можно создавать неограниченное количество личных кабинетов.

Выбор способа поставки зависит от потребностей компании, её технической инфраструктуры, уровня защиты конфиденциальной информации, а также готовности к внедрению новых технологий. Независимо от выбранного способа поставки сервиса, его внедрение позволит оптимизировать процессы управления персоналом и повысить эффективность работы HR-службы.

Компания «Axelsoft» предлагает свои услуги по внедрению в вашей организации кадрового электронного документооборота с использованием сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

Наши преимущества:

- наличие статусов «1С:Центр компетенции по управлению персоналом» и «1С:Центр компетенции по кадровому электронному документообороту» подтверждает наши компетенции и опыт в настройке кадровых процессов внутри организации и внедрению электронного документооборота;

- отдельное подразделение в нашей компании, специализирующееся на данном направлении: группа высококвалифицированных разработчиков, прошедших обучения по «1С:Предприятие.Элемент» (технологии, на которой написан сервис), и аналитики, прошедшие обучение по настройке сервиса, и уже имеющие большой опыт эффективной настройки для организаций разных сфер деятельности;

- успешный опыт настройки как облачного, так и локального варианта сервиса с подключением к КЭДО более 200 сотрудников.

Обращайтесь к нам по телефону 8(499)3223920 или отправляйте заявку на нашем сайте https://axelsoft.ru/.