Нейросеть VS Аналитик. Раунд 1. Подготовка к интервью с Заказчиком

Существует уже устоявшееся мнение, что использование нейросетей в рабочих задачах — это современный подход, который помогает сотрудникам эффективнее справляться с работой и освобождает время для сложных и интересных задач.

Мы проверили несколько рабочих гипотез по использованию нейросетей в работе бизнес-аналитика. В серии статей приведём результаты и готовые промпты, с помощью которых можно выполнить ту или иную задачу аналитика. А ещё расскажем, как улучшить ответы и как обойти ограничения.

Подготовка к интервью с заинтересованными лицами Заказчика – не просто задача, а искусство, ведь качество исследования во многом определяет успех проекта. Использование нейросетей ускоряет и упрощает этот процесс, даже если весь ваш предыдущий опыт интервьюирования сводится к составлению красочных анкет для одноклассников.

Сокращение трудозатрат: Искусственный интеллект помогает автоматизировать значительную часть подготовки, освобождая время аналитика для более сложных и интересных задач.

Глобальный опыт: Нейросети обучаются на огромном количестве данных, что позволяет им предлагать решения и идеи, основанные на мировом опыте и передовых практиках.

Для подготовки к интервью рекомендуется использовать ChatGPT версии 3.5 и выше. Эти версии способны понимать естественный язык и предоставлять полезные рекомендации. Однако, не стоит ограничиваться только одной нейросетью. Попробуйте и другие нейросети, которые могут справляться с подобными задачами.

Комментарий: Этот промпт позволяет четко определить роль (бизнес-аналитик в IT), контекст (внедрение ЭДО в банке, договоры) и задачу (написать вопросы для интервью), что помогает нейросети предложить релевантные и полезные вопросы. Такой подход обеспечивает структурированную и целенаправленную подготовку.

*Примеры ответов нейросети приведены в конце статьи.

Задавайте уточняющие вопросы: Если ответ нейросети кажется недостаточно полным или требует доработки, не стесняйтесь задавать дополнительные вопросы. Это поможет получить более детальные и точные ответы.

Примеры уточняющих промптов:

Какие еще нюансы и тонкости договорной работы следует уточнить, чтобы спроектировать качественное решение?

Какие вопросы следует задать, чтобы выявить нефункциональные требования?

Контролируйте контекст: Предоставляйте нейросети полную информацию о контексте проекта и целях интервью. Это поможет получить более релевантные результаты.

Одно из ограничений использования нейросети — это специфическая предметная область. Например, если ваш проект касается машиночитаемых доверенностей, нейросеть может не обладать достаточными знаниями в этой узкой сфере.

Способ обойти: В таких случаях рекомендуется задавать вопросы по смежной области. Если вам нужны вопросы по машиночитаемым доверенностям, начните с общих вопросов о доверенностях, а затем уточняйте детали, связанные с машиночитаемыми аспектами.

Использование нейросетей для подготовки к интервью со стейкхолдерами — это современный подход, который помогает бизнес-аналитикам эффективно справляться с задачами любой сложности. Важно правильно формулировать запросы и не бояться экспериментировать с уточняющими вопросами, чтобы получить максимально полезные результаты.

Понимая, что результаты исследования будут основой для составления списка требований к Системе, я составлю перечень вопросов, которые помогут вам детально изучить процесс работы с договорными документами в договорном отделе банка. Эти вопросы охватывают различные аспекты процесса, включая текущие практики, проблемы и потребности.

Вопросы для интервью с сотрудниками договорного отдела

Общие вопросы

1. Опишите основные этапы процесса работы с договорными документами.

- Какие действия выполняются на каждом этапе?

- Какие документы и данные используются на каждом этапе?

2. Кто участвует в процессе работы с договорными документами?

- Какие отделы и роли вовлечены?

- Какова их ответственность на каждом этапе?

3. Какие виды договорных документов вы обрабатываете?

- Существуют ли различия в обработке различных видов договоров (например, кредитные, арендные, поставок)?

Текущие системы и инструменты

4. Какие системы и инструменты вы используете для работы с договорными документами?

- Насколько они эффективны?

- С какими проблемами вы сталкиваетесь при их использовании?

5. Используете ли вы электронный документооборот в текущей системе?

- Если да, опишите, как он интегрирован в процесс.

- Если нет, какие препятствия существуют для его внедрения?

Управление документами

6. Как происходит регистрация новых договорных документов?

- Какие данные необходимо ввести при регистрации?

- Как обеспечивается корректность введенных данных?

7. Как осуществляется контроль версий договорных документов?

- Как отслеживаются изменения и обновления?

- Как ведется история изменений?

8. Как осуществляется хранение и архивирование договорных документов?

- Какие требования существуют к хранению и доступу?

- Как долго документы хранятся?

Взаимодействие и коммуникации

9. Как происходит взаимодействие с другими отделами по вопросам договорных документов?

- Какие каналы коммуникации используются?

- С какими трудностями вы сталкиваетесь в коммуникациях?

10. Каким образом осуществляется согласование и утверждение договорных документов?

- Кто участвует в процессе согласования?

- Какие этапы включает процесс утверждения?

Проблемы и потребности

11. С какими основными проблемами вы сталкиваетесь в процессе работы с договорными документами?

- Какие задачи занимают больше всего времени?

- Какие ошибки или задержки часто случаются?

12. Какие улучшения вы бы хотели видеть в процессе работы с договорными документами?

- Какие функции или инструменты облегчили бы вашу работу?

- Какие изменения повысили бы эффективность и точность?

13. Есть ли у вас предложения по автоматизации процесса работы с договорными документами?

- Какие этапы процесса, по вашему мнению, нуждаются в автоматизации?

- Как автоматизация могла бы улучшить текущие процессы?

Заключительные вопросы

14. Как вы оцениваете текущую систему работы с договорными документами по шкале от 1 до 10?

- Почему вы дали именно такую оценку?

15. Есть ли что-то еще, что, по вашему мнению, важно обсудить в контексте работы с договорными документами?

Эти вопросы помогут вам получить полное понимание текущих процессов, выявить проблемы и определить потребности для разработки требований к новой системе электронного документооборота.

Чтобы спроектировать качественное решение для системы электронного документооборота, необходимо учесть множество нюансов и тонкостей, связанных с договорной работой. Вот дополнительные аспекты, которые следует уточнить:

Процесс создания и согласования договоров

1. Создание и инициация договоров

- Кто инициирует создание договора?

- Каковы триггеры или события, инициирующие создание нового договора?

2. Шаблоны и стандарты договоров

- Используются ли стандартизированные шаблоны договоров?

- Как происходит обновление и поддержка актуальности шаблонов?

3. Согласование и утверждение договоров

- Какие этапы включает процесс согласования договора?

- Кто участвует в согласовании и какова их роль?

- Используются ли электронные подписи? Если да, как это реализовано?

Управление версиями и контроль изменений

4. Контроль версий документов

- Как отслеживаются изменения в договорных документах?

- Какие механизмы используются для контроля версий (например, автоматическое сохранение версий)?

5. История изменений и журналирование

- Как ведется история изменений договоров?

- Какие данные фиксируются в журнале изменений?

Взаимодействие с клиентами и контрагентами

6. Коммуникация с клиентами

- Как происходит обмен документами с клиентами и контрагентами?

- Какие каналы и инструменты используются для коммуникации?

7. Обратная связь и коррекция договоров

- Как обрабатываются комментарии и изменения, предложенные клиентами?

- Как происходит документирование и внедрение изменений?

Хранение и архивирование документов

8. Система хранения документов

- Какие требования к организации хранения договорных документов?

- Используется ли централизованное или распределенное хранение?

9. Архивирование и удаление документов

- Каковы правила и сроки архивирования договоров?

- Как осуществляется удаление или утилизация устаревших документов?

Соответствие нормативным требованиям

10. Нормативное регулирование

- Какие нормативные акты и стандарты необходимо учитывать при работе с договорами?

- Как обеспечивается соответствие требованиям регуляторов?

11. Аудит и комплаенс

- Какие требования к аудиту договорных документов существуют?

- Как организован процесс внутреннего и внешнего аудита?

Автоматизация и интеграция

12. Возможности автоматизации

- Какие этапы процесса можно автоматизировать для повышения эффективности?

- Каковы требования к автоматическому созданию, согласованию и управлению договорами?

13. Интеграция с другими системами

- С какими внутренними и внешними системами необходимо интегрировать новую систему?

- Какие данные и функции должны быть доступны через интеграции?

Управление правами и доступом

14. Модели доступа и безопасности

- Как организовано управление правами доступа к документам?

- Какие уровни доступа и ограничения необходимо предусмотреть?

15. Аутентификация и авторизация

- Какие методы аутентификации и авторизации используются для обеспечения безопасности?

- Какие дополнительные меры безопасности необходимо предусмотреть?

Пользовательский опыт и обучение

16. Обучение пользователей

- Какие требования к обучению сотрудников работе с новой системой?

- Какие материалы и инструменты обучения необходимо подготовить?

17. Пользовательский интерфейс

- Какие требования к интерфейсу системы, чтобы он был удобен и интуитивно понятен для пользователей?

Дополнительные аспекты

18. Мониторинг и отчетность

- Какие отчеты и аналитические данные необходимо получать из системы?

- Как организован мониторинг процесса обработки договоров?

19. Обратная связь от пользователей

- Как собирается и анализируется обратная связь от пользователей системы?

- Какие механизмы используются для внедрения улучшений на основе этой обратной связи?

Уточнение этих нюансов и тонкостей поможет вам создать систему, которая будет полностью соответствовать потребностям пользователей и требованиям бизнеса, обеспечивая высокую эффективность и качество работы с договорными документами.

Чтобы выявить нефункциональные требования к системе электронного документооборота, важно задать вопросы, касающиеся производительности, надежности, безопасности, удобства использования и других аспектов, которые не связаны напрямую с функциями системы, но критически важны для ее успешного внедрения и эксплуатации. Вот перечень вопросов для интервью, которые помогут выявить нефункциональные требования:

Производительность и масштабируемость

1. Какие требования вы предъявляете к скорости обработки документов в системе?

- Какое максимальное количество документов должно обрабатываться системой в час, день, месяц?

2. Какие пиковые нагрузки на систему вы ожидаете?

- Есть ли определенные периоды, когда количество обрабатываемых документов значительно возрастает?

3. Насколько важна масштабируемость системы?

- Как вы планируете рост объема обрабатываемых документов и пользователей в будущем?

Надежность и доступность

4. Какие требования к доступности системы?

- Сколько времени в сутки система должна быть доступна для работы?

- Каковы допустимые периоды простоя?

5. Какие требования к надежности системы?

- Как часто допускаются сбои в работе системы?

- Как быстро должна восстанавливаться система после сбоя?

Безопасность

6. Какие требования к безопасности данных в системе?

- Какие уровни доступа к документам и функциям системы должны быть предусмотрены?

7. Какие механизмы аутентификации и авторизации пользователей необходимы?

- Какие методы идентификации (пароли, биометрия, двухфакторная аутентификация) должны быть использованы?

8. Какие требования к защите данных при передаче и хранении?

- Какие протоколы шифрования должны использоваться?

Удобство использования и пользовательский интерфейс

9. Какие требования к пользовательскому интерфейсу системы?

- Какие интерфейсы должны быть интуитивно понятными и удобными для сотрудников?

10. Какие требования к доступности системы для пользователей с особыми потребностями?

- Необходимо ли обеспечить поддержку специальных средств для сотрудников с ограниченными возможностями?

Поддержка и обслуживание

11. Какие требования к поддержке и обслуживанию системы?

- Какие требования к технической поддержке вы предъявляете?

- Как быстро должны разрешаться возникающие проблемы?

12. Какие требования к обновляемости системы?

- Как часто должны выпускаться обновления и исправления?

- Как должно осуществляться обновление системы (без прерывания работы, с минимальными перерывами)?

Сопутствующие вопросы

13. Какие требования к интеграции с другими системами и сервисами?

- С какими существующими системами должна быть интегрирована новая система?

- Какие API или протоколы интеграции предпочтительны?

14. Какие требования к документированию и обучению пользователей?

- Какие документы и инструкции должны быть подготовлены для пользователей?

- Какие требования к обучению сотрудников работе с новой системой?

15. Какие требования к соответствию нормативным и отраслевым стандартам?

- Какие нормативные акты и стандарты должны соблюдаться при внедрении и эксплуатации системы?

Заключительные вопросы

16. Есть ли дополнительные нефункциональные требования, которые вы считаете важными?

- Какие аспекты системы, по вашему мнению, требуют особого внимания?

Эти вопросы помогут вам детально понять нефункциональные аспекты системы и учесть их при составлении требований, что обеспечит соответствие системы ожиданиям пользователей и требованиям бизнеса.