Информационная система управления проектами – простой инструмент, способный повести компанию к новым цифровым горизонтам

Автор: Мария Подкопаева (Менеджер портфеля Цифровых проектов Группы Газпром, преподаватель ОЦ Финрул Финанс)

Рост интереса к теме управления проектами в особенности в сфере информационных технологий и инноваций прогрессирует на высоких скоростях. Курс на импортозамещение взят достаточно давно, однако сегодня приобретает новое звучание в рамках мер поддержки, принимаемых Правительством.

Бизнес не остается в стороне и активно внедряет передовые технологии, зачастую в рамках собственных программ по цифровой трансформации. Для получения прогнозируемо высоких результатов необходимо обеспечивать проекты качественными ресурсами и человеческими, и материально-техническими. Если для решения первой задачи все чаще привлекаются представители новой профессиональной сферы – IT-рекрутеры, обладающие экспертизой в области отбора кадров с учетом специфики отрасли, то к задаче выбора технических ресурсов многие компании подходят преисполненными неведения.

Комплексным инструментом, качественно повышающим управляемость проектной и портфельной деятельностью компании, являются ИС УП. Кроме того, они призваны высвобождать ресурсы проектных офисов, затрачиваемые на осуществление рутинных операций планирования и контроля в отсутствие автоматизации. Важно отметить, что в настоящий момент на рынке российского ПО уже представлено достаточное большое число решений ИС УП на любой вкус и под любые превалирующие нужды.

В основе таких систем могут быть заложены различные методологии управления проектами, либо использоваться одновременно несколько подходов. Однако, суть такого инструмента как ИС УП – это планирование, контроль, своевременное реагирование и анализ выводов.

Что же такое ИС УП простыми словами?

Давайте представим, что каждый наш день – это проект. Но возьмем за пример не обычный день, а тот, в который мы должны получить запланированный заранее измеримый результат, например, поздравить с Днем Рождения близкого человека. Начиная планировать такой проект, нам нужно четко помнить, что в сутках 24 часа, а значит «проект» нужно начать не ранее 00.00 хх.хх.хх и завершить не позднее чем 23.59 хх.хх.хх. - это сроки реализации, которые мы заложим при планировании графика работ в ИС УП. Мы понимаем, что мы не можем прийти на поздравление с пустыми руками, а значит нам нужно спланировать работы по выбору подарка на просторах интернета или в оффлайн-магазинах и заложить на это определенное (прогнозное) количество времени. Система по внесенным параметрам поможет рассчитать оптимальное, а порой и критичное время на выполнение задач и построит визуализацию этапов и работ. Также мы должны понимать какой бюджет мы имеем для реализации задуманного, здесь на помощь так же приходит ИС УП со встроенным функционалом бюджетирования. Кроме этого неотъемлемой частью любого проекта являются риски и наш пример не исключение. Есть риск того, что мы закажем торт для именинника, а кондитер не выполнит свою работу в срок. Кстати, одним из самых распространенных типовых рисков будь то IT-проекты, или стройка, или креативные кампании – является риск срыва сроков подрядчиком, поэтому важно уделять внимание планированию рисков и определению инструментов управления ими.

Большинство актуальных ИС УП позволяют не только визуализировать риски, но и своевременно реагировать и бороться с ними – снижая вероятность и степень влияния.

Итак, грамотно рассчитав эти (а равно и некоторые другие) параметры мы реализовали наш проект – вручили виновнику торжества огромную перевязанную бантом коробку с вкусным тортом, а также подарок, о котором он давно мечтал. Возможно, по ходу исполнения проекта не все шло так, как нам бы того хотелось, пришлось потратить больше времени на доставку подарка, т.к. в выбранном магазине менеджер забыл Вас предупредить, что на складе остался последний бракованный экземпляр. Из всей совокупности итогов мы обязательно сделаем выводы, чтобы в следующем году организовать идеальное поздравление. А в разрезе проекта – получим извлеченные уроки, которые помогут нам при планировании сходных проектов и наполнении своей базы знаний.

Приведя такой простой пример, становится очевидно, что на успешную реализацию проекта влияет множество факторов, а если речь идет о большом проекте или программе проектов цена ошибки становится выше, а важность планирования возрастает в разы. В условиях развития технологий важно уметь грамотно адаптировать предложенные инструменты для снижения проектных издержек и увеличения эффективности проектной деятельности, чтобы повести компанию в светлое цифровое будущее.

Образовательный центр Finrule Finance

Займи своё место в бизнес-классе, учись у профессионалов!