Повестка делового совещания

Деловое общение — неотъемлемая составляющая деятельности руководителя, подразумевающая обсуждение текущих вопросов, обмен информацией, получение обратной связи и выработку единой стратегии действий компании. Это своеобразный инструмент управления бизнесом со строгой этикой поведения и конкретными целями. Принято выделять следующие формы делового общения:

• Деловая беседа — обмен или передача данных о функционировании бизнеса двумя или несколькими сотрудниками.
• Собрание — обсуждение коллективом (обычно с участием начальников подразделений) стратегически важных вопросов.
• Переговоры — процесс с целью заключения значимого для двух сторон договора, контракта, соглашения.
• Дискуссии — групповой метод поиска нестандартных идей для решения проблемы, споров.

Деловые совещания проводят для повышения эффективности рабочих процессов, совместного преодоления трудностей и постановки новых задач для развития бизнеса. Используя специальный сервис для отчетности, вроде Projecto, можно сделать совещания более продуктивными и добиться нужного результата благодаря грамотной организации. Projecto поможет составить повестку совещания, отследить занятость и загрузку подчиненных, руководства. Это удобная система для управления проектами и безопасного хранения данных.

В российских компаниях практикуется еженедельное проведение совещаний-планерок для предоставления отчета о проделанной работе и определения дальнейших планов. Поводом для внепланового собрания может послужить возникновение на предприятии сложной ситуации. Совещание необходимо для передачи информации, оценки ситуации и реакции сотрудников, корректировки действий структурных подразделений, поиска решений.

Такой формат делового общения позволяет развивать и проводить политику компании, отслеживать коллективные результаты, совместно решать поставленные задачи, анализировать деятельность всех отделов. Приоритетными являются стратегические задачи, о выполнении которых отчитываются руководители подразделений.

При должной подготовке и планировании со стороны руководителя совещание будет плодотворным. Необходимо четкое понимание целесообразности проведения собрания, точное определение целей, задач и числа участников, формулирование предмета обсуждения.

Участники мероприятия должны быть оповещены о сути проблемы, поэтому им следует заблаговременно отправить повестку — документ, содержащий следующую информацию:

• тема и цель мероприятия;
• перечень вопросов для обсуждения;
• продолжительность встречи;
• место организации;
• список докладчиков с должностями;
• порядок докладов.

Зачастую собрания организованы плохо, поэтому не приносят нужного результата. Во многих компаниях они стали обыденными и утратили смысл. Для повышения эффективности совещаний необходимо придерживаться следующих правил:

• составление подробной повестки с указанием целей, этапов мероприятия;
• активное вовлечение сотрудников, распределение участников;
• фокусирование только на важных темах, без лишних эмоций;
• максимально ясные ответы с разъяснениями профессиональных терминов;
• выступление руководства в конце для подведения итогов и независимых суждений.

Собрания различаются в зависимости от:

• направления — административные, общественные, научные и др.
• назначения — выработка решений, постановка и разъяснение задач, подведение итогов и оценка деятельности, оперативные (диспетчерские);
• масштаба и численности — узкие (до 5 сотрудников), расширенные (до 20 участников), представительные;
• частоты проведения — разовые, периодические, на постоянной основе;
• места организации — на выезде, на предприятии.

При тщательном планировании и составлении повестки совещание пройдет успешно и будет эффективным. Однако при возникновении проблемных ситуаций на предприятии требуются оперативные собрания. Тогда руководитель вынужден реагировать незамедлительно, поэтому персонал собирается в срочном порядке.

Форма проведения совещаний также различается:

• Диктаторские — односторонняя коммуникация от лица руководителя с раздачей указаний, быстрым принятием решений, сохранением иерархии.
• Автократичные — предоставление сотрудниками отчета о проделанной работе по спланированной повестке, выяснение актуальных вопросов.
• Сегрегативные — руководитель выбирает определенных сотрудников для доклада.
• Дискуссионные — свободное обсуждение вопросов группой до 15 человек, коллективный поиск решения.
• Произвольные — обсуждение текущих проблем проекта без конкретной повестки и организации.

Главными ошибками при организации делового совещания являются:

• отсутствие ключевой темы;
• нет предварительного посвящения в суть проблемы;
• разный объем и тематика проблем в плане;
• отступление от повестки и переход к внеплановым вопросам.

Чтобы собрание принесло результат, необходимо следовать четкому плану и уметь правильно расставлять приоритеты. В специализированной программе Projecto есть образцы, которыми можно воспользоваться для оформления повестки дня совещания.

Планируйте свою деятельность и загрузку, отслеживайте занятость сотрудников с помощью бизнес календаря Projecto. Программа позволит отобрать участников для мероприятия, распределить обязанности по подготовке, составить четкий план и определить ключевые цели. В Projecto подготовлен удобный шаблон для проведения коллективных обсуждений, благодаря которому вы сможете делать следующее:

• Формулирование целей и задач совещания.
• Составление четкой повестки.
• Подготовка списка участников.
• Установление продолжительности события.

Projecto поможет сохранить всю полезную информацию о проведенных собраниях, личные дела и планы в одном интерфейсе. Так, в системе будут размещены списки участников, указаны записи документов, перечислены поставленные задачи и сделанные выводы. После успешной интеграции системы Projecto в работу компании вы сможете проводить собрания с максимальной пользой.

#совещания #совещание #организация_работы #организациямероприятий #организационнаяструктура #организатормероприятий #организациятруда #организация_труда