{"id":13570,"url":"\/distributions\/13570\/click?bit=1&hash=f1bacf5c4cbd7b3a89944cb6a24ea229537917b3fe32459e3adc3e5edc200946","title":"\u041a\u043e\u0442\u044b \u0440\u0430\u0441\u0441\u043a\u0430\u0437\u044b\u0432\u0430\u044e\u0442 \u043e \u0441\u043e\u0446\u0441\u0435\u0442\u0438 \u0441 \u0432\u0435\u0440\u0442\u0438\u043a\u0430\u043b\u044c\u043d\u044b\u043c\u0438 \u0432\u0438\u0434\u0435\u043e","buttonText":"\u041c\u044f\u0443!","imageUuid":"af50a6ca-4f1a-5649-a992-94e85a4ba2c0","isPaidAndBannersEnabled":false}
Projecto

Повестка делового совещания

Деловое общение — неотъемлемая составляющая деятельности руководителя, подразумевающая обсуждение текущих вопросов, обмен информацией, получение обратной связи и выработку единой стратегии действий компании. Это своеобразный инструмент управления бизнесом со строгой этикой поведения и конкретными целями. Принято выделять следующие формы делового общения:

  • Деловая беседа — обмен или передача данных о функционировании бизнеса двумя или несколькими сотрудниками.
  • Собрание — обсуждение коллективом (обычно с участием начальников подразделений) стратегически важных вопросов.
  • Переговоры — процесс с целью заключения значимого для двух сторон договора, контракта, соглашения.
  • Дискуссии — групповой метод поиска нестандартных идей для решения проблемы, споров.

Деловые совещания проводят для повышения эффективности рабочих процессов, совместного преодоления трудностей и постановки новых задач для развития бизнеса. Используя специальный сервис для отчетности, вроде Projecto, можно сделать совещания более продуктивными и добиться нужного результата благодаря грамотной организации. Projecto поможет составить повестку совещания, отследить занятость и загрузку подчиненных, руководства. Это удобная система для управления проектами и безопасного хранения данных.

Деловые совещания: цели и задачи

В российских компаниях практикуется еженедельное проведение совещаний-планерок для предоставления отчета о проделанной работе и определения дальнейших планов. Поводом для внепланового собрания может послужить возникновение на предприятии сложной ситуации. Совещание необходимо для передачи информации, оценки ситуации и реакции сотрудников, корректировки действий структурных подразделений, поиска решений.

Такой формат делового общения позволяет развивать и проводить политику компании, отслеживать коллективные результаты, совместно решать поставленные задачи, анализировать деятельность всех отделов. Приоритетными являются стратегические задачи, о выполнении которых отчитываются руководители подразделений.

При должной подготовке и планировании со стороны руководителя совещание будет плодотворным. Необходимо четкое понимание целесообразности проведения собрания, точное определение целей, задач и числа участников, формулирование предмета обсуждения.

Участники мероприятия должны быть оповещены о сути проблемы, поэтому им следует заблаговременно отправить повестку — документ, содержащий следующую информацию:

  • тема и цель мероприятия;
  • перечень вопросов для обсуждения;
  • продолжительность встречи;
  • место организации;
  • список докладчиков с должностями;
  • порядок докладов.

Подготовка к проведению совещания

Зачастую собрания организованы плохо, поэтому не приносят нужного результата. Во многих компаниях они стали обыденными и утратили смысл. Для повышения эффективности совещаний необходимо придерживаться следующих правил:

  • составление подробной повестки с указанием целей, этапов мероприятия;
  • активное вовлечение сотрудников, распределение участников;
  • фокусирование только на важных темах, без лишних эмоций;
  • максимально ясные ответы с разъяснениями профессиональных терминов;
  • выступление руководства в конце для подведения итогов и независимых суждений.

Классификация деловых совещаний

Собрания различаются в зависимости от:

  • направления — административные, общественные, научные и др.
  • назначения — выработка решений, постановка и разъяснение задач, подведение итогов и оценка деятельности, оперативные (диспетчерские);
  • масштаба и численности — узкие (до 5 сотрудников), расширенные (до 20 участников), представительные;
  • частоты проведения — разовые, периодические, на постоянной основе;
  • места организации — на выезде, на предприятии.

При тщательном планировании и составлении повестки совещание пройдет успешно и будет эффективным. Однако при возникновении проблемных ситуаций на предприятии требуются оперативные собрания. Тогда руководитель вынужден реагировать незамедлительно, поэтому персонал собирается в срочном порядке.

Форма проведения совещаний также различается:

  • Диктаторские — односторонняя коммуникация от лица руководителя с раздачей указаний, быстрым принятием решений, сохранением иерархии.
  • Автократичные — предоставление сотрудниками отчета о проделанной работе по спланированной повестке, выяснение актуальных вопросов.
  • Сегрегативные — руководитель выбирает определенных сотрудников для доклада.
  • Дискуссионные — свободное обсуждение вопросов группой до 15 человек, коллективный поиск решения.
  • Произвольные — обсуждение текущих проблем проекта без конкретной повестки и организации.

Ошибки при организации рабочего собрания

Главными ошибками при организации делового совещания являются:

  • отсутствие ключевой темы;
  • нет предварительного посвящения в суть проблемы;
  • разный объем и тематика проблем в плане;
  • отступление от повестки и переход к внеплановым вопросам.

Как оформить повестку совещания

Чтобы собрание принесло результат, необходимо следовать четкому плану и уметь правильно расставлять приоритеты. В специализированной программе Projecto есть образцы, которыми можно воспользоваться для оформления повестки дня совещания.

Планируйте свою деятельность и загрузку, отслеживайте занятость сотрудников с помощью бизнес календаря Projecto. Программа позволит отобрать участников для мероприятия, распределить обязанности по подготовке, составить четкий план и определить ключевые цели. В Projecto подготовлен удобный шаблон для проведения коллективных обсуждений, благодаря которому вы сможете делать следующее:

  • Формулирование целей и задач совещания.
  • Составление четкой повестки.
  • Подготовка списка участников.
  • Установление продолжительности события.

Projecto поможет сохранить всю полезную информацию о проведенных собраниях, личные дела и планы в одном интерфейсе. Так, в системе будут размещены списки участников, указаны записи документов, перечислены поставленные задачи и сделанные выводы. После успешной интеграции системы Projecto в работу компании вы сможете проводить собрания с максимальной пользой.

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null